Het dagboek
Het chronologische register van al uw boekingen in dubbel boekhouden: hoe het zichzelf vult, de drie gezondheidscontroles, en waarom een boeking nooit wordt herschreven.
Het dagboek is het chronologische register van uw boekhouding: elke verrichting staat erin in dubbel boekhouden, een debet en een credit die elkaar in evenwicht houden. Het is wat uw kerk van een ontvangstenboekje naar een echte boekhouding tilt.
Het is ook het enige boek waaruit alle andere voortkomen. De balans, het grootboek, de resultatenrekening en de vermogensstaat zijn slechts verschillende manieren om datzelfde dagboek te herlezen.
U boekt nooit zelf
Dit stelt penningmeesters het meest gerust, en het mag meteen gezegd: u schrijft geen debet en geen credit. U registreert 'collecte, 240, contant' zoals altijd, en de boeking ontstaat achter u, uit uw categorie en uw betaalwijze.
| Wat u invoert | De afgeleide boeking |
|---|---|
| Tiende, 100, contant | Debet 571 Kas 100 · Credit 7300 Tienden 100 |
| Huur, 850, overschrijving | Debet 6100 Huur 850 · Credit 550 Bank 850 |
| Online gift, 50 | Debet 550 Bank 50 · Credit 7400 Giften 50 |
De regel is altijd dezelfde: de categorie geeft de resultatenrekening, de betaalwijze geeft de geldrekening. Klopt één van beide niet, dan klopt de boeking niet.
Opmerking: daarom telt de keuze van de categorie zwaarder dan het lijkt. Het is geen ordeningsetiket, het bepaalt de rekening.
Het dagboek lezen
- Open Financiën, dan Rapporten, sectie Boekhouding, tabblad Dagboek.
- Kies de periode bovenaan de pagina.
- Het eerste blok zegt of het boek gezond is. Drie controles moeten nul zijn.
Het boek wordt in schijven getoond. Zijn er meer regels dan de getoonde schijf, dan zegt het scherm hoeveel er nog zijn: een stille afkapping zou doen geloven dat het boek daar ophoudt.
De drie controles, en waarom ze tellen
Niet in evenwicht. Een boeking waarvan het debet niet gelijk is aan het credit, vervalst alles wat erna komt. Dit getal moet op nul blijven, zonder uitzondering en zonder tolerantie.
Gaten in de nummering. De wet vereist een dagboek dat ononderbroken genummerd is. Een ontbrekend nummer is een vormgebrek dat u bij een controle kan worden tegengeworpen, ook al kloppen al uw cijfers verder.
Zonder boeking. Geregistreerde verrichtingen die nog geen boeking hebben. Ze verschijnen niet in het grootboek, niet in het resultaat en niet in het vermogen: uw Financiën-dashboard telt ze, uw boekhoudkundige boeken negeren ze. Het is de meest voorkomende afwijking, en de meest verontrustende wanneer ze laat wordt ontdekt.
Opmerking: hebt u net uw rekeningschema aangemaakt, dan hebben uw eerdere verrichtingen nog geen boeking. De knop Inhalen boekt ze allemaal, in chronologische volgorde. U mag hem zo vaak opnieuw starten als u wil: hij dupliceert niets.
Een boeking wordt nooit herschreven
Een verrichting corrigeren of annuleren herschrijft haar boeking niet. Het systeem maakt de tegenboeking, gedateerd vandaag, die naar het origineel verwijst. Beide blijven zichtbaar, de tegenboeking draagt een pictogram, en het origineel verschijnt doorstreept.
Dat is bewust, en het is wat uw boekhouding tegenstelbaar maakt: iedereen kan het pad opnieuw volgen en begrijpen wat er is gebeurd. Een boeking die men zou kunnen bijwerken, bewijst niets.
De twee niveaus van correctie
Niet alle correcties zijn gelijk, en de twee verwarren levert ofwel een vals verhaal op, ofwel een onleesbaar verhaal.
| Wat u wil doen | De handeling | Wat het dagboek wordt |
|---|---|---|
| De verrichting klopt, ze is enkel verkeerd ingedeeld | Herimputeren (categorie wijzigen) | De resultatenregel van de boeking verandert van rekening. De geldrekening beweegt niet: die klopte. |
| De verrichting had niet mogen bestaan, of haar bedrag klopt niet | Annuleren | Er wordt een tegenboeking gemaakt. Beide blijven in het dagboek. |
Herimputeren maakt geen tegenboeking, want er is niets nieuws gebeurd: het geld is wel degelijk bewogen, het stond enkel op de verkeerde plaats. Annuleren maakt er wel een, want een feit is weerlegd.
Waarschuwing: corrigeer een fout bedrag nooit met een tweede 'inhaal'-invoer. Uw geldmiddelen zullen kloppen, maar uw dagboek vertelt twee verrichtingen waar er maar één was, en uw bankafstemming vindt haar weg nooit meer terug.
Het periodeslot houdt het dagboek recht
Het is het slot uit het tabblad Bestuur dat verhindert een boeking in een reeds afgesloten maand te schuiven, en dat dus waarborgt dat uw boek chronologisch blijft.
Een dagboek zonder slot blijft een klad: niets belet er een boeking van vorige maand in te schuiven, nadat het rapport van die maand al naar de raad is vertrokken.
Tip: sluit elke maand af zodra ze voorbij is, ook de rustige maanden. Het is één klik, en het is wat van uw dagboek een register maakt.
De veelgemaakte fouten
- Het rekeningschema laat aanmaken en Inhalen niet starten. Het dagboek blijft dan onvolledig, en alles wat eruit voortkomt ook.
- De teller 'Zonder boeking' negeren. Die lost zichzelf niet op wanneer de oorzaak een categorie zonder rekening is: dan moet u het tabblad Rekeningschema openen, niet de knop Inhalen.
- Het dagboek lezen om een saldo te vinden. Dat is zijn rol niet. Voor een saldo gaat u naar de balans; voor het verhaal van één rekening naar het grootboek.