Bestuur: afsluitingen en sloten
Een maand met één klik afsluiten, het boekjaar afsluiten, genormeerde jaarrekeningen publiceren, en een periode heropenen met een motief dat aan de boeken verbonden blijft.
Een boekhouding die men kan herschrijven, bewijst niets. Bestuur is wat van uw boeken een register maakt: afgesloten periodes, verzonden rapporten, en een spoor van alles wat is heropend.
Het is de soepelheid van een vzw met de striktheid van een register: u behoudt het recht om te corrigeren, de vergadering behoudt het recht om het te weten.
Een maand afsluiten met één klik
Ga in Financiën, Rapporten, sectie Boekhouding, tabblad Bestuur, kies de voorbije maand en klik op Afsluiten + rapport versturen.
- De maand wordt bevroren: geen enkele boeking, correctie of annulering met een datum in die maand.
- Het PDF-afsluitrapport wordt op de server aangemaakt: netto-inkomsten, uitgaven, resultaat, geldmiddelen per bron en inkomsten per categorie, in de taal van de kerk.
- Het rapport vertrekt automatisch per e-mail naar de voorganger en de financiële verantwoordelijken, en de verzending wordt gelogd.
Na de verzending toont het scherm de lijst van ontvangers die de e-mail werkelijk hebben ontvangen. Een rapport waarvan men denkt dat het verzonden is en een ontvangen rapport zijn niet hetzelfde.
Tip: de volgorde die heropeningen vermijdt is altijd dezelfde. Stem de bank af, boek de afschrijving als het december is, start de coherentiecontrole, corrigeer wat ze meldt, en sluit dan af.
Het rapport is een officieel document: het draagt de vermelding 'Uitgegeven door' met de naam van wie afsluit, en een verificatie-QR. Wie hem scant, kan de echtheid bevestigen zonder de inhoud te zien. Zie verificatie via QR.
Opmerking: de uitgever is de penningmeester of de beheerder die afsluit, niet de voorganger. De handtekening op het briefpapier is die van de voorganger, die hier ontvanger van het rapport is. Beide verwarren zou iemand een document laten ondertekenen dat hij niet heeft gemaakt.
Een maand afsluiten bevriest ook alle eerdere maanden: het slot dekt 'tot en met'. Elke reeds afgesloten maand blijft toegankelijk: selecteer ze en klik op Rapport opnieuw versturen om het opnieuw aan te maken en te versturen, zonder het slot aan te raken.
Het boekjaar afsluiten
Zodra het jaar voorbij is, laat het tabblad Bestuur u toe het boekjaar af te sluiten en de jaarrekeningen te publiceren, het stuk dat u aan de algemene vergadering voorlegt.
Kies het boekjaar: Sanctumel toont eerst de cijfers (inkomsten, uitgaven, resultaat) met het vorige boekjaar ter herinnering. U kijkt vóór u tekent. Daarna bevriest Het boekjaar afsluiten de boeken op 31 december, maakt het document aan en stuurt het naar de verantwoordelijken.
Het jaarrapport volgt de verwachte structuur van jaarrekeningen van een vereniging:
- Identificatie: uw kerk, het boekjaar, de munt, de datum van opmaak en de uitgever.
- Resultaat van het boekjaar met vergelijking: inkomsten, uitgaven en resultaat, tegenover het vorige boekjaar en de procentuele verandering. Een cijfer alleen laat zich niet lezen, het wordt vergeleken.
- Boekhouding per project: voor elke campagne het beginsaldo, de inkomsten, de uitgaven en het eindsaldo, met onderscheid tussen bestemd en vrij geld. Een gift geoormerkt 'bouw' is geen beschikbaar geld, en de vergadering moet dat zien.
- Maandelijkse spreiding: de twaalf maanden, ook die zonder beweging. Een lege maand is een gegeven, geen gat.
- Inkomsten per categorie.
- Toelichtingen: de gehanteerde methode, het aantal gedekte boekingen, de geannuleerde boekingen die uit de totalen zijn geweerd, en de na publicatie heropende periodes met hun motief.
- Certificering: 'Uitgegeven door', een goedkeuringsregel voor het bestuursorgaan, en de verificatie-QR.
Net als bij het maandrapport maakt Opnieuw versturen de rekeningen van een reeds afgesloten boekjaar opnieuw aan en verstuurt ze, en opent PDF bekijken precies hetzelfde stuk als dat per e-mail is verzonden.
Opmerking: een boekjaar afsluiten verschuift het slot slechts tot 31 december van dat jaar. Heeft uw kerk al maanden van het volgende jaar afgesloten, dan blijft dat recentere slot behouden: 2025 afsluiten heropent januari 2026 niet.
Tip: boek de afschrijving van het jaar vóór u het boekjaar afsluit. Eenmaal het boekjaar bevroren is, vraagt ze boeken een heropening, en zal ze als zodanig in uw rekeningen verschijnen.
Een periode heropenen
Het kan, maar het is geen simpele klik meer. Het slot terugzetten of opheffen heropent reeds afgesloten maanden, en soms al naar de raad verzonden maanden.
Sanctumel toont u daarom eerst wat u op het punt staat te heropenen: de lijst van betrokken periodes, hun gepubliceerde resultaat, de datum van hun afsluiting en het aantal ontvangers dat het rapport heeft gekregen. Een rapport 'nooit verzonden' en een rapport 'verzonden aan 4 ontvangers' wegen niet even zwaar.
Vervolgens moet u een motief van minstens 10 tekens schrijven. Dat motief is geen formaliteit:
- het blijft aan de periode verbonden;
- het verschijnt in het auditlogboek onder een aparte actie, en niet onder een banale instellingswijziging;
- het komt terug in de jaarrekeningen.
Met andere woorden: een periode die is gepubliceerd en daarna heropend, kan niet langer onopgemerkt blijven.
Waarschuwing: schrijf een motief dat een derde over twee jaar nog begrijpt. 'Correctie' zegt niets. 'Elektriciteitsfactuur van november pas in februari ontvangen, niet voorzien' zegt alles.
Wie mag wat
Het tabblad Bestuur verschijnt alleen bij wie de bijbehorende toelating heeft. Afsluiten, heropenen en het boekjaar afsluiten zijn bestuursdaden, geen invoerhandelingen.
Tip: geef in een kleine kerk waar één persoon de boeken doet, de toelating toch ook aan een tweede. Een afsluiting die door een afwezigheid wordt geblokkeerd, is een veelvoorkomende reden voor achterstallige boeken.
De veelgemaakte fouten
- Afsluiten vóór u de bank hebt afgestemd. Het rapport vertrekt, daarna duikt een onverklaarde regel op, en u moet heropenen.
- Meerdere maanden tegelijk afsluiten op het jaareinde. Omdat het slot 'tot en met' dekt, werkt het, maar u verliest het maandelijkse spoor en u stuurt de raad rapporten die hij gaandeweg had moeten krijgen.
- Heropenen zonder de raad te verwittigen. Het motief zal in de jaarrekeningen opduiken. Het is altijd beter het aan te kondigen dan het te laten ontdekken.
- Nooit afsluiten. Uw boeken blijven eindeloos een klad, en niets belet er een geantidateerde boeking in te schuiven.