De coherentiecontrole
De twaalf afstemmingen die een kantoor doet vóór het tekent: wat elke controle vergelijkt, wat een afwijking betekent, en waar u ze oplost.
Deze module houdt vijf registers bij voor één en hetzelfde geld: de invoer, het dagboek, de vaste activa, de leningen en de fondsen. Elk heeft gelijk over zijn eigen gegevens, en precies daarom kunnen ze in stilte uiteenlopen.
De coherentiecontrole doet de afstemmingen die een boekhoudkantoor doet vóór het tekent. Ze corrigeert niets: ze stelt vast, becijfert de afwijking en wijst het scherm aan waar u ze oplost.
Ze openen
- Open Financiën, dan Rapporten, sectie Boekhouding, tabblad Coherentie.
- Kies het boekjaar.
- Drie tellers vatten de toestand samen: op groen, op te volgen, vastgestelde afwijkingen.
De gefaalde controles komen bovenaan. Klik op Detail tonen om het verwachte, het vastgestelde en de betrokken boekingen te lezen, en op Ga het oplossen om meteen het juiste scherm te openen.
Tip: doe deze controle vóór u een maand afsluit, en niet erna. Eenmaal de periode vergrendeld is en het rapport naar de raad is vertrokken, vraagt corrigeren een gemotiveerde heropening.
De twaalf controles
Het dagboek houdt stand
| Controle | Wat ze vergelijkt | Wat een afwijking betekent |
|---|---|---|
| Het dagboek is in evenwicht | Totaal debet en totaal credit, alle boekjaren samen | Er is een boeking gebroken. Niets wat eruit voortkomt is betrouwbaar. |
| Elke boeking is in evenwicht | Het debet en het credit van elke boeking apart | Het totaal kan kloppen terwijl twee boekingen elkaar opheffen. Deze controle vangt wat de vorige laat passeren. |
| Elke invoer heeft haar boeking | Het aantal verrichtingen en het aantal afgeleide boekingen | Verrichtingen verschijnen niet in het grootboek, niet in het resultaat en niet in het vermogen. Start Inhalen in het dagboek. |
| Toewijzingen zonder rekening | De gebruikte categorieën en de rekeningen van het schema | Die inkomsten of uitgaven gaan naar de rekening 'Overige'. Het rapport per categorie klopt, het grootboek is grof. Los het op in het rekeningschema. |
De boeken antwoorden elkaar
| Controle | Wat ze vergelijkt | Wat een afwijking betekent |
|---|---|---|
| De categorie en de rekening wijzen dezelfde plaats aan | De categorie van elke invoer en de rekening van haar boeking | Het rapport per categorie en het grootboek tonen twee waarheden, en geen van beide kan het alleen aantonen. Dat gebeurt wanneer een categorie achteraf van rekening is veranderd. |
| Het resultaat verklaart de verandering van het vermogen | Het resultaat van het boekjaar en de evolutie van het nettovermogen | Een van beide staten is fout, tenzij de afwijking overeenkomt met een overname van het bestaande die in het jaar is gebeurd. |
| Saldo per bron en financiële rekeningen | De geldsaldi van de module Financiën en de rekeningen van klasse 5 | Uw dashboard en uw balans kondigen twee verschillende kasposities aan. |
De goederen en de schulden staan op de balans
| Controle | Wat ze vergelijkt | Wat een afwijking betekent |
|---|---|---|
| Register van vaste activa en actiefrekening | De aanschafwaarde uit het register en het saldo van de rekening vaste activa | Er staan goederen in het register die nog niet op de balans zijn gekomen. Open hun fiche en zeg via welke deur ze binnenkomen. |
| Geboekte afschrijvingen en afschrijvingsrekening | Het totaal van de geboekte afschrijvingen en het saldo van de afschrijvingsrekening | Een afschrijving is niet geboekt, of een afvoer van een goed heeft haar afschrijving niet vereffend. |
| Openstaand kapitaal en leningrekening | De aflossingstabellen en het saldo van de rekening financiële schulden | Zolang een lening niet op het passief staat, debiteren de aflossingen een nooit gecrediteerde rekening en toont de balans een vordering in plaats van een schuld. |
De inventaris en de boekhouding komen samen
| Controle | Wat ze vergelijkt | Wat een afwijking betekent |
|---|---|---|
| Materiaalaankopen en inventarisfiches | De materiaaluitgaven en de fiches van de module Inventaris | Gekocht materiaal staat niet in de inventaris, of een fiche heeft geen bijbehorende uitgave. |
| Prijs van de uitgave en prijs van de inventaris | Het betaalde bedrag en de waarde op de fiche | De twee modules kondigen twee prijzen aan voor hetzelfde goed. |
Drie oordelen, niet twee
Op groen. De twee registers zijn het eens.
Op te volgen. Er is een afwijking, maar er is een legitieme verklaring mogelijk. Bekijk ze, raak niet in paniek.
Vastgestelde afwijking. De twee registers spreken elkaar tegen. Het bedrag van de afwijking wordt getoond, en het detail noemt de betrokken boekingen.
Opmerking: een goed of een lening die nog niet op de balans staat, wordt niet als een incoherentie voorgesteld. Het is geen fout, het is werk dat nog te doen is, en het scherm zegt het in die bewoordingen. Een penningmeester die gewoon nog niet klaar is schuldig doen lijken, duwt hem ertoe te verbergen in plaats van af te maken.
Wat de controle niet doet
Ze corrigeert niets, en dat is bewust. Een automatische correctie in de boekhouding kiest één van beide registers en legt zijn cijfer aan het andere op. Ze zou de helft van de tijd gelijk hebben, zonder ooit te zeggen welke helft.
Ze beoordeelt ook de inhoud niet. Een tiende die als collecte is ingedeeld, doorstaat alle controles: de twee registers zijn het eens, ze zijn het gewoon eens over een fout. Het rapport per categorie en uw kennis van de kerk vangen dat.
De veelgemaakte fouten
- De controle na de afsluiting starten. De nuttige volgorde is: bank afstemmen, afschrijvingen boeken, controle starten, corrigeren, en dan afsluiten.
- Maandenlang een 'op te volgen' negeren. Die wordt uiteindelijk een vastgestelde afwijking, met veel meer boekingen om te ontwarren.
- Een afwijking corrigeren met een regularisatieboeking. U zet de controle op groen zonder de oorzaak op te lossen, en de volgende maand komt de afwijking terug met een dubbel erbovenop.