De bankafstemming
Uw rekeningafschrift tegenover uw verrichtingen zetten: een CAMT.053 of een CSV inlezen, de posten in omloop begrijpen, een regel afstemmen en weten wat te doen wanneer niets overeenkomt.
Zonder afstemming is uw boekhouding een verklaring: ze zegt wat u hebt ingevoerd. Mét afstemming wordt ze een bewijs: elke regel van uw afschrift wordt tegenover een verrichting gezet, en wat niet overeenkomt wordt benoemd in plaats van te verdwijnen.
Dat is het verschil tussen boeken die een raad op uw woord moet geloven en boeken die hij kan nagaan.
Een bankrekening aanmaken
- Open Financiën, dan Bank.
- Klik op Een rekening toevoegen: een omschrijving volstaat ('Zichtrekening Belfius', 'Zondagskas').
Opmerking: wij vragen nooit uw IBAN. Sanctumel houdt uw geld niet bij en heeft geen toegang tot uw bank: u exporteert en importeert zelf uw afschriften. Dat is een waarborg, geen tekort.
Een afschrift inlezen
Het inlezen gebeurt in drie stappen: we zeggen wat aanvaard wordt, we tonen u wat het bestand bevat, en daarna bewaren we.
- Klik op Een afschrift importeren.
- Lees de aanvaarde formaten.
- Zet uw bestand neer, of klik om het te kiezen.
- Controleer het voorbeeld: periode, eindsaldo, in te lezen regels, overgeslagen dubbels, eerste regels.
- Bevestig.
Er wordt niets bewaard vóór u bevestigt. Het voorbeeld wordt gemaakt door dezelfde code als het inlezen: dezelfde fouten, dezelfde cijfers. Wat u ziet, is wat geschreven wordt.
Tip: het eerste cijfer om in het voorbeeld te controleren is het eindsaldo. Het moet exact overeenkomen met uw papieren of online afschrift. Verschilt het, dan hebt u de verkeerde periode geëxporteerd, en dat weet u beter vóór er 300 regels worden geschreven.
De twee formaten, en waarom ze niet gelijkwaardig zijn
CAMT.053 is de Europese norm. Het draagt een unieke referentie per verrichting en een saldo dat door uw bank is bevestigd. Het is het formaat van voorkeur: het saldo dat het aankondigt is een bewijs, geen afleiding.
CSV helpt uit de nood wanneer uw bank geen CAMT aanbiedt. De kolommen worden op naam herkend, in willekeurige volgorde: een datumkolom, en ofwel een bedrag met teken, ofwel twee kolommen debet en credit. Het draagt bijna nooit de saldi, dus leiden wij ze af uit het laatst gekende saldo.
Het scherm zegt u welk van beide u hebt ingelezen, want de bewijswaarde is niet dezelfde.
Opmerking: het Belgische CODA wordt niet ondersteund. Het heeft een vaste breedte met varianten per bank; het half implementeren zou stilzwijgend foute afschriften opleveren. Elke Belgische bank exporteert ook in CAMT.053: vraag het aan de uwe, het bestaat.
Opmerking: hetzelfde afschrift twee keer inlezen, of twee afschriften die elkaar overlappen, voegt geen enkele dubbele regel toe. Het systeem herkent de reeds gekende verrichtingen en zegt u hoeveel het er heeft overgeslagen.
De gelijkheid die het scherm nagaat
| Saldo van uw afschrift | 12.690,00 |
| − geboekte ontvangsten, nog niet gecrediteerd | − 300,00 |
| + geboekte betalingen, nog niet gedebiteerd | + 200,00 |
| = verwacht boekhoudkundig saldo | 12.590,00 |
De twee middelste regels zijn de posten in omloop: een cheque die vrijdag is afgegeven, een overschrijving die op de 31e is vertrokken. Dat zijn geen fouten. Ze verklaren het verschil tussen uw afschrift en uw boeken, en het scherm stelt ze zo voor.
Wat daarna overblijft, is wel een echte afwijking: een afschriftregel zonder verrichting is geld dat is bewogen zonder dat iemand het heeft geboekt.
Tip: een verschil dat maandenlang op de cent nauwkeurig blijft, is bijna altijd een nooit geboekte bankkost. Zoek eerst een klein regelmatig bedrag vóór u alles opnieuw doet.
Een regel afstemmen
Klik op Afstemmen naast een onverklaarde regel. Het systeem stelt de verrichtingen voor die zouden kunnen overeenkomen, gerangschikt op score, met de reden van elke score: bedrag dichtbij, dezelfde dag, referentie teruggevonden, tegenpartij herkend.
Waarschuwing: de score past nooit iets vanzelf toe. U valideert. Een foute maar automatische afstemming is veel erger dan een trage: ze geeft het gevoel dat uw boeken bewezen zijn terwijl ze net zijn opgesmukt.
Het bedrag is een noodzakelijke voorwaarde, nooit een voldoende: twee tienden van 50 op dezelfde zondag bestaan. De datum en de mededeling scheiden ze, en u beslist.
Wanneer geen enkele verrichting overeenkomt
Dat is het meest voorkomende geval, en er is niets abnormaals aan: het betekent gewoon dat de afschriftregel nog geen tegenhanger heeft in uw invoer. Drie oorzaken, in volgorde van frequentie.
1. De verrichting is nooit geboekt. Een bankkost, een domiciliëring, een ontvangen overschrijving waarvan niemand op de hoogte was. Dat is het gewoonste geval.
De handeling: ga naar Financiën, boek de ontbrekende verrichting met de datum en het bedrag van het afschrift, en kom terug om af te stemmen.
2. De verrichting bestaat, maar met een bedrag of een datum die te ver liggen. Een tiende geboekt op 50 terwijl de overschrijving 50,50 was, of gedateerd op zondag terwijl de bank ze dinsdag heeft geboekt. Het systeem stelt ze niet voor omdat het niet gist.
De handeling: corrigeer de verrichting in Financiën zodat ze de bankwerkelijkheid weergeeft, en kom terug.
3. De regel hoeft helemaal niet te worden afgestemd. Een interne overschrijving tussen twee van uw rekeningen, een regularisatie van de bank, een regel die bij een reeds afgesloten boekjaar hoort.
De handeling: klik op Terzijde leggen.
Wat 'Terzijde leggen' precies doet
Een regel terzijde leggen haalt hem uit de telling van de te verklaren regels, zonder hem te wissen en zonder ook maar één boeking te maken.
- De regel blijft zichtbaar in het ingelezen afschrift.
- Hij telt niet langer als afwijking.
- U kan hem op elk moment terugnemen.
Waarschuwing: terzijde leggen is niet 'zonder gevolg klasseren'. Leg een regel alleen terzijde als u kan zeggen waarom hij geen tegenpost heeft. Een uit vermoeidheid terzijde gelegde regel is geld dat is bewogen en dat niemand nog zal zoeken.
De veelgemaakte fouten
- Een afschrift inlezen en daarbij blijven. Het inlezen stemt niets af: het brengt de grondstof. De afstemming is de handeling die volgt.
- Massaal terzijde leggen om de teller op nul te krijgen. De teller is een indicator, geen doel. Een zo verkregen nul liegt.
- Afstemmen op het enkele criterium van het bedrag. Zo kent men de tiende van het ene lid aan het andere toe, en het fiscaal attest op het jaareinde onthult het publiekelijk.
- Wachten tot december om alles af te stemmen. Een onverklaarde regel vindt men in twee minuten in dezelfde maand, en in twee uur elf maanden later.
Tip: stem één keer per maand af, net vóór u de maand afsluit. Dat is de natuurlijke volgorde: men bewijst, en dan bevriest men.
Ze afdrukken
De staat van bankafstemming drukt u af vanuit Financiën, Bank. Hij draagt hetzelfde briefhoofd als de andere boekhoudkundige afdrukken, en zegt onderaan of elke afschriftregel met een verrichting overeenkomt.
Die vermelding wordt ook afgedrukt wanneer alles in orde is. Zij geeft het document zijn waarde voor een controleur.