De leningen
Een aflossing is geen kost: kapitaal van rente scheiden, een reeds lopende lening registreren, de aflossingstabel en het openstaande kapitaal opvolgen.
Wanneer uw kerk maandelijks 850 aan de bank aflost, is dat geen uitgave van 850. Het zijn twee verschillende dingen:
- het afgeloste kapitaal, dat u niet armer maakt: het zet geldmiddelen om in minder schuld;
- de rente, die de enige echte kost is.
Alles als uitgave boeken blaast uw resultaat op en laat uw schuld bevroren op de balans alsof u nooit een cent had afgelost. Het is de meest verspreide fout in kerkboekhoudingen, en de gemakkelijkste om te vermijden.
Een lening registreren
- Open Financiën, dan Rapporten, sectie Boekhouding, tabblad Leningen.
- Klik op Een lening toevoegen: omschrijving, kredietgever, kapitaal, jaarlijkse rentevoet, looptijd, datum van de eerste aflossing.
- Beantwoord 'Komt het geld nu in uw kassen?'.
- Kies de betrokken kas.
- Het scherm berekent de maandaflossing en zegt u wat de lening zal kosten aan rente over de hele looptijd.
Punt 5 is het cijfer dat een raad wil kennen vóór hij tekent, en dat niemand uit het hoofd berekent. Een lening van 60.000 aan 3,4 % over 15 jaar kost geen 3,4 %: ze kost bijna 17.000 aan rente.
Opmerking: vermeldt uw contract een andere maandaflossing dan onze berekening, voer die van het contract in. Die geldt: onze formule en de afronding van de bank vallen niet altijd op dezelfde cent, en het is het rekeningafschrift dat met uw boeken zal worden vergeleken.
Komt het geld nu binnen?
Deze vraag vermijdt een zeer dure dubbele invoer.
| Uw antwoord | Wat het systeem boekt |
|---|---|
| Ja, we ontvangen het nu | De schuld ontstaat en uw geldmiddelen stijgen met hetzelfde bedrag, op de startdatum. |
| Nee, deze lening loopt al | Alleen de schuld komt op de balans, op de datum van uw overname. U geeft dan het openstaande kapitaal op de dag van de overname, en niet het geleende kapitaal. |
Waarschuwing: voor een reeds lopende lening zou het uitvinden van een geldinstroom vandaag het lopende boekjaar opblazen met een opbrengst die er nooit is geweest. Het in te voeren cijfer is dat van de afrekening van uw kredietgever: een deel van het kapitaal is al afgelost.
De betrokken kas
Dat is de kas die het geld ontvangt en waaruit de aflossingen zullen vertrekken. Zij vermijdt de tweede dubbele invoer: elke aflossing brengt haar geldafname vanzelf voort.
U hoeft dus nooit de uitgave van 850 boven op de aflossing te registreren. Dat zou ze dubbel tellen.
Een aflossing registreren
Klik elke maand op De aflossing registreren. Het systeem boekt correct, met de juiste opsplitsing.
Voor een maandaflossing van 850 waarvan 190 rente:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| 170 Leningen | 660,00 | |
| 6500 Rentelasten | 190,00 | |
| 550 Bank | 850,00 |
De schuld daalt met 660, 190 gaat naar kosten, en 850 verlaat de bank. De volgende maand zal de verdeling licht verschoven zijn: bij een klassieke lening betaalt men veel rente in het begin en veel kapitaal op het einde.
Waarschuwing: deze boeking is verzegeld in het dagboek zodra ze is geregistreerd. Er is geen wis- of ongedaanmaakknop, en ze terugnemen vraagt een tegenboeking. Controleer het bedrag vóór u bevestigt.
Wanneer het betaalde bedrag afwijkt van het geplande
Dat gebeurt, en het is geen fout: vervroegde aflossing, herziene rentevoet, afronding op het einde van de lening. Voer het werkelijk betaalde bedrag in. Het scherm signaleert u het verschil met de geplande aflossing en registreert het zoals het is.
Een aflossingstabel die de werkelijkheid weigerde, zou verplichten in de boeken te liegen om met zichzelf coherent te blijven.
De aflossingstabel
Klik op De tabel bekijken om alle aflossingen uit te rollen, elk met haar rentedeel, haar kapitaaldeel en het openstaande saldo. De reeds geregistreerde aflossingen zijn aangevinkt.
Drie cijfers vatten de toestand van de lening samen bovenaan de fiche:
- Openstaand kapitaal: wat u nog verschuldigd bent.
- Reeds betaalde rente: de werkelijke kost van de lening tot vandaag.
- Betaalde aflossingen: waar u staat in de kalender.
Waarschuwing: het getoonde openstaande kapitaal wordt niet afgeleid uit het geleende kapitaal, noch uit het aantal verstreken maanden. Het komt uitsluitend uit de aflossingen die u werkelijk hebt geregistreerd. Vergeet u er, dan toont uw balans een hogere schuld dan de werkelijkheid.
Tip: registreer de aflossing op de dag dat de domiciliëring passeert, niet op het einde van de maand 'om alles in één keer te doen'. Het is de enige manier waarop de bankafstemming de regel op de juiste dag terugvindt.
Wanneer er geen rentevoet is opgegeven
Sommige leningen (een voorschot van een lid, een lening tussen kerken) geven geen rentevoet op, alleen een kapitaal, een looptijd en een aflossing. Die drie getallen onthullen er een.
Het systeem leidt hem af en toont hem u. Zonder die afleiding zou de tabel het kapitaal vóór het einde vereffenen en zouden de laatste aflossingen onverklaard blijven.
Opmerking: lossen de drie getallen de lening niet af, dan zegt het scherm het en noemt het ontbrekende bedrag. Het is bijna altijd een verkeerd overgenomen looptijd.
De veelgemaakte fouten
- De aflossing als een gewone uitgave in Financiën boeken. Ze wordt dubbel geteld, en de schuld beweegt niet.
- Het geleende kapitaal invoeren voor een reeds lopende lening. Uw schuld wordt overschat met alles wat al is afgelost.
- Aflossingen vergeten en ze daarna in bulk inhalen. Het openstaande kapitaal klopt op het einde, maar de vermogensstaat was fout op elke tussentijdse afsluitdatum, ook die al aan de raad zijn voorgelegd.
- De lening helemaal niet registreren. De coherentiecontrole meldt dan dat de aflossingen een nooit gecrediteerde rekening debiteren, en dat de balans een vordering toont in plaats van een schuld.