Vaste activa en afschrijvingen
Een duurzaam goed registreren, zijn levensduur kiezen, de jaarlijkse afschrijving boeken, en zeggen via welke deur het goed op de balans komt: betaald, geschonken of geërfd van voordien.
Een duurzaam goed (een gebouw, een geluidsinstallatie, een voertuig) verliest waarde met de tijd. Stelt u die slijtage niet vast, dan blijft de regel 'Vaste activa' van uw vermogensstaat eeuwig op de aankoopprijs staan, en gelooft uw kerk te bezitten wat ze al heeft verbruikt.
Afschrijving is de boekhoudkundige manier om te zeggen: dit goed dient ons meerdere jaren, het moet op meerdere jaren wegen.
Kost of vast actief?
Dat is de eerste vraag, en twee eenvoudige criteria beslechten ze.
| Het goed… | Dan |
|---|---|
| Dient langer dan een jaar en kost meer dan de drempel van uw kerk | Vast actief, af te schrijven |
| Wordt binnen het jaar verbruikt (verbruiksgoederen, onderhoud) | Kost van het boekjaar |
| Dient lang maar kost weinig (een stoel, een reservemicrofoon) | Kost van het boekjaar |
Een goed van 60 activeren levert niets op en verplicht u het vijf jaar op te volgen. Een gebouw als kost boeken ruïneert daarentegen twee boekjaren tegelijk: dat van de aankoop, en alle volgende die vleiend zullen lijken.
Een goed registreren
- Open Financiën, dan Rapporten, sectie Boekhouding, tabblad Vaste activa.
- Klik op Een vast actief toevoegen: omschrijving, categorie, aanschafdatum, waarde, levensduur.
- Vóór u bevestigt, zegt het scherm u wat dit goed elk jaar op uw resultaat zal wegen.
- Beantwoord de vraag 'Hoe komt dit goed op de balans?' (zie hieronder).
Punt 3 is de informatie die echt telt: een beamer van 3.000 over 3 jaar is 1.000 jaarlijkse kost. Dat is het cijfer dat een raad moet kennen vóór hij koopt, niet de prijs.
Opmerking: de levensduur die per categorie wordt voorgesteld (33 jaar voor een gebouw, 3 jaar voor informaticamateriaal) is een gangbaar gebruik, geen regel. Uw boekhouder mag een andere kiezen naargelang het werkelijke gebruik. Daarom blijft het veld vrij.
Via welke deur het goed op de balans komt
Eenzelfde goed kan op vier verschillende manieren binnenkomen, en de boeking is niet dezelfde. Het systeem stelt de vraag dus in plaats van te gissen.
| Uw antwoord | Wat het systeem boekt |
|---|---|
| We hebben het hier betaald | De aankoop was als uitgave geboekt. Het bedrag gaat van kost naar actief: de geldmiddelen bewegen niet, alleen de toewijzing verandert. |
| We hadden het al | Het goed dateert van vóór uw overname. Zijn tegenpost is het beginvermogen, nooit een uitgave van dit jaar. |
| Het is ons geschonken | Een gift in natura: het goed komt op het actief zonder dat er een euro uit de kas gaat, en de ontvangen vrijgevigheid verschijnt in de resultatenrekening. |
| Voorlopig niets boeken | Het goed komt alleen in het register. De balans blijft het negeren, en de coherentiecontrole zal het u in herinnering brengen. |
Waarschuwing: 'We hadden het al' veronderstelt dat uw overname van het bestaande is aangegeven. Is dat nog niet zo, doe dat dan eerst via het tabblad Vermogen, anders heeft de boeking geen tegenpost om op te steunen.
Wat het scherm u toont
- Aanschafwaarde: wat u hebt betaald. Ze beweegt nooit, het is informatie om te bewaren.
- Geboekte afschrijvingen: wat al als versleten is vastgesteld.
- Nettowaarde: het verschil. Dat is wat uw park vandaag werkelijk waard is, en dat cijfer verschijnt in het vermogen.
Een goed dat in de loop van het jaar is gekocht, wordt pas afgeschreven vanaf zijn aankoopmaand. Een geluidsinstallatie gekocht in oktober telt het eerste jaar maar drie maanden: een vol jaar tellen zou de kost opblazen en de vergelijking met het volgende boekjaar vertekenen.
De jaarlijkse afschrijving boeken
Op het einde van het boekjaar klikt u op De afschrijving boeken. Een boeking gedateerd 31 december gaat naar het dagboek, uw resultaat van het jaar daalt met evenveel, en de nettowaarde van uw park ook.
Waarschuwing: zolang de afschrijving niet is geboekt, negeert uw vermogensstaat de slijtage van het jaar en is uw resultaat overschat. Het scherm toont het openstaande bedrag daarom in oranje, en de coherentiecontrole signaleert het ook.
De boeking is verzegeld zodra ze is geregistreerd: ze ongedaan maken vraagt een tegenboeking. Boek de afschrijving dus nadat u hebt nagegaan dat alle goederen van het jaar in het register staan.
De link met de inventaris
De module Inventaris kent uw materiaal; de boekhouding kent uw vaste activa. Beide kunnen in stilte uiteenlopen, elk met gelijk over hun eigen gegevens.
Het scherm signaleert u daarom de materialen uit de inventaris boven de drempel die in geen enkel vast actief voorkomen, en stelt voor ze met één klik te activeren. De aankoopprijs en de datum komen uit de inventaris en worden niet opnieuw ingevoerd: opnieuw invoeren zou de gelegenheid zijn om ze tegen te spreken.
De afschrijvingsduur wordt u wel gevraagd. Geen enkel veld van de inventaris bevat ze: het is een beslissing, en ze gissen zou een foute balans opleveren die juist lijkt.
Opmerking: de materialen onder de drempel worden niet vergeten. Het scherm zegt u hoeveel er zijn en herinnert eraan dat ze een kost van het boekjaar zijn, geen af te schrijven goed.
Een goed uit het register halen
Wordt een goed verkocht, weggeschonken of afgedankt, klik dan op Afvoeren. Het systeem vereffent de rekeningen: het vast actief verlaat het actief, zijn geboekte afschrijving verdwijnt ermee, en wat nog niet was afgeschreven wordt een kost van het boekjaar.
Opmerking: hebt u het goed verkocht, boek de ontvangst dan als een gewone opbrengst. De afvoer boekt ze niet: ze op beide plaatsen boeken zou ze dubbel tellen.
De veelgemaakte fouten
- Activeren zonder ooit de afschrijving te boeken. De balans groeit elk jaar en daalt nooit meer.
- De geschatte huidige waarde invoeren in plaats van de betaalde prijs. De aankoopprijs is een verifieerbaar feit; een schatting niet, en ze maakt al uw afschrijvingen betwistbaar.
- Een reeds als kost geboekt goed activeren zonder 'We hebben het hier betaald' te kiezen. Het bedrag zou dubbel worden geteld: één keer als uitgave, één keer als actief.
- Vergeten een afgedankt goed af te voeren. Uw actief draagt dan materiaal dat niet meer bestaat, en niemand merkt het vóór een fysieke inventaris.