De vermogensstaat
Wat de kerk bezit, wat ze verschuldigd is en het verschil. Geld dat aan een project beloofd is onderscheiden van wat de raad kan besteden, en het bestaande overnemen zonder dubbel te tellen.
Alle andere rapporten zeggen wat u hebt gedaan. De vermogensstaat zegt waar u staat: wat de kerk bezit, wat ze verschuldigd is, en wat er overblijft.
Het is het stuk dat de Belgische wet van een kleine vzw vraagt, en het is datgene wat een raad als eerste zou moeten bekijken voor hij zich ergens toe verbindt.
Ze openen
- Open Financiën, dan Rapporten, sectie Boekhouding, tabblad Vermogen.
- De einddatum van de periode geldt als afsluitdatum: de staat wordt gegeven op die dag.
Er verschijnen drie blokken: de bezittingen, de schulden, en het nettovermogen dat het verschil is.
Wat elk blok bevat
| Blok | Rubrieken |
|---|---|
| Bezittingen | Vaste activa, vorderingen, liquide middelen, overige bezittingen |
| Schulden | Financiële schulden (leningen), leveranciersschulden, overige schulden |
| Nettovermogen | Het verschil, opgesplitst in bestemde en vrije fondsen |
Opmerking: twee verschillen met de balans van een vennootschap. Het eigen vermogen staat er niet als een schuld aan vennoten: een vzw heeft geen aandeelhouders terug te betalen. En het nettovermogen wordt daarna opgesplitst in bestemde en vrije fondsen, wat een vennootschapsbalans niet doet.
Bestemde en vrije fondsen
Een kerk die 40.000 heeft waarvan 32.000 aan de bouw beloofd is, heeft geen 40.000 beschikbaar. De staat scheidt dus:
- de bestemde fondsen: aan een project beloofd, niet vrij te gebruiken;
- de vrije fondsen: waarover de raad werkelijk beschikt.
Dat is een vereiste van de internationale normen voor de non-profitsector, en het is vooral wat verhindert dat een raad te goeder trouw beslist op een cijfer dat hij beschikbaar waant.
Tip: wanneer een raad vraagt 'kunnen we ons dit veroorloven…', is het enige cijfer dat antwoordt dat van de vrije fondsen. Niet het banksaldo, en niet het nettovermogen.
Bestemd geld komt uit uw campagnes: een gift geoormerkt 'bouw' voedt het bestemde fonds van die campagne. Zie budgetten en bestemd geld.
Ze wordt getoetst aan de resultatenrekening
De resultatenrekening en de vermogensstaat vormen een paar: de eerste zegt hoe u daar bent geraakt, de tweede waar u staat.
Een balk zet beide tegenover elkaar onderaan de resultatenrekening. De verandering van uw nettovermogen over de periode moet verklaard worden door het resultaat, vermeerderd met uw eventuele bewegingen in het eigen vermogen.
Lopen beide uiteen zonder verklaring, dan is één van beide fout. Zie de resultatenrekening.
De overname van het bestaande, zonder welke het vermogen fout is
Zolang u die niet hebt gedaan, weerspiegelt de staat alleen wat via Sanctumel is gepasseerd. Een kerk die bij aankomst 12.000 op de bank had, zou nul lijken te hebben. Een balk zegt het u zolang de vraag niet is gesteld.
- Tabblad Vermogen.
- Klik op Het bestaande overnemen.
- Geef de overnamedatum, en daarna wat u bezat en wat u verschuldigd was.
- Het systeem boekt een openingsboeking en brengt het verschil naar het Fonds van de vereniging: dat is uw nettovermogen bij de start.
U verklaart, regel per regel: bank, kas, mobile money, vorderingen, vaste activa, en bij de schulden de leningen en de leveranciersschulden.
Ze kan worden aangevuld
Een kerk ontdekt in maart een lopende lening, in juni een vergeten gebouw. U heropent het formulier en voegt ze toe.
U verklaart altijd de werkelijke toestand ('dit is wat we hadden') en het systeem boekt alleen het verschil met wat al is overgenomen. Dezelfde verklaring tweemaal herhalen levert de tweede keer dus niets op.
Opmerking: dit vervangt de oude regel van 'één keer en niet meer'. Een tweede doorgang verbieden leek voorzichtig, maar beschermde nergens tegen: het maakte van een onvolledige overname een definitief foute overname. Redeneren in verschillen maakt dubbeltellen onmogelijk door de constructie, niet door een verbod.
Drie preciseringen die het resultaat wijzigen
De aankoopwaarde, niet de huidige waarde. Geef voor uw vaste activa wat u hebt betaald, en daarna de reeds geboekte afschrijving op de volgende regel. Zonder dat tweede getal staat een tien jaar geleden betaald gebouw op de balans alsof het nieuw was. Het systeem weigert trouwens een geboekte afschrijving die hoger is dan de aankoopprijs: een goed schrijft nooit verder af dan wat het heeft gekost.
Het reeds beloofde deel. Was een deel van dat geld voor een project bestemd, zeg het dan. Zonder die regel lijkt het hele overgenomen vermogen vrij beschikbaar.
De datum mag uw boekingen niet overlappen. Dragen uw rekeningen al verrichtingen van vóór de gekozen datum, dan weigert het systeem: een saldo op die datum overnemen zou dat geld dubbel tellen. De standaard voorgestelde datum is de dag vóór uw eerste geregistreerde beweging.
Tip: is uw kerk met Sanctumel opgericht en had ze dus niets voordien, antwoord dan 'We hadden niets voordien'. De balk dooft, en u houdt een datum waaraan u later een vergeten lening of goed kan hangen.
Waarschuwing: de overname maakt deel uit van het boekjaar. Is de periode vergrendeld, dan kan ze niet meer worden aangevuld: u moet de periode eerst heropenen via het tabblad Bestuur, met een geschreven motief.
De veelgemaakte fouten
- De huidige waarde van een gebouw opgeven in plaats van de aankoopprijs. Uw vermogen wordt een schatting, en het zal niet langer aansluiten op uw afschrijvingen.
- Lopende leningen vergeten. De staat toont dan bezittingen zonder de schulden die ze financieren: het nettovermogen wordt met evenveel overschat.
- Het bestaande overnemen na drie maanden verrichtingen, op een datum die ze overlapt. Het systeem weigert, en terecht. Zet de datum terug naar de dag vóór uw eerste beweging.
- Het nettovermogen voorstellen als beschikbare geldmiddelen. Het omvat de gebouwen, het materiaal en de vorderingen. Dat is niet wat u kan uitgeven.
Ze afdrukken
De knop Afdrukken maakt de vermogensstaat op briefpapier van uw kerk, met de afsluitdatum, de uitgiftedatum en de auteur op elke pagina.