Fondsen en bedieningsbudgetten
Geld toewijzen aan fondsen (Gebouw, Zending), een budget per categorie of per bediening instellen en gewaarschuwd worden bij overschrijding.
Een kerk werkt zelden vanuit "één pot". Met Sanctumel splitst u geld in fondsen (boekhoudkundige enveloppen) en stelt u budgetten in — ook per bediening — met een automatische waarschuwing zodra een plafond wordt bereikt.
Opmerking: een fonds is een boekhoudkundige envelop, geen bankrekening. Het geld blijft op de ene rekening van uw kerk; Sanctumel scheidt alleen de bestemming in het grootboek (model van "geoormerkte fondsen").
Een fonds aanmaken
- Open Financiën, sectie Fondsen.
- Klik op Nieuw fonds (bijv. "Gebouw", "Zending", "Jeugd").
- Geef aan of het geoormerkt is (gebruik beperkt door de gevers) en eventueel een doel en een kleur.
Elke boeking kan daarna aan een fonds worden gekoppeld. Het saldo per fonds (in − uit) verschijnt in realtime; niet-toegewezen boekingen gaan naar het algemeen fonds.
Tip: gebruik "geoormerkt" voor collectes met een specifiek doel (gebouw, zending). Het herinnert eraan dat het geld nergens anders aan besteed mag worden — een vereiste van meerdere boekhoudkaders.
Een budget instellen
Een budget is een uitgavenplafond over een periode. In de kaart Budgetten:
- Klik op Nieuw budget.
- Kies het doel: een categorie (huur, onderhoud…) of een bedieningsenvelop (fonds).
- Stel het bedrag en de periode in (maand of jaar).
Het verbruik wordt automatisch berekend uit de werkelijke uitgaven.
De bedieningsenvelop
Een fonds als doel maakt van het budget een bedieningsenvelop: "Jeugd: € 200/maand". Het budget volgt dan de uitgaven gekoppeld aan dat fonds, met:
- een voortgangsbalk en labels Opvolgen / Overschreden;
- een automatische waarschuwing in de copiloot zodra u het plafond nadert of overschrijdt.
Dit is het principe "het budget leeft in de uitgavecontainer" — zonder een kaart uit te geven.