Bewijsstukken en terugbetalingen
Een onkostenbon scannen (foto), een gift vanuit het product terugbetalen en een geschil beheren, zonder verrassing in de kas.
Twee handelingen die u vroeger buiten Sanctumel dwongen, gebeuren nu in het product: het bewijsstuk van een uitgave toevoegen door het te fotograferen, en een gift terugbetalen zonder het dashboard van de aanbieder te openen.
Een onkostenbon scannen
Bij het invoeren van een uitgave, een knop Bon scannen:
- Fotografeer de bon (de camera opent op mobiel).
- Het bewijsstuk wordt aan de boeking toegevoegd (auditeerbaar, bewaard).
- De velden bedrag, datum, leverancier worden automatisch vooraf ingevuld — u bevestigt of corrigeert.
Tip: ook als automatisch lezen niet beschikbaar is, blijft de foto toegevoegd. Een gefotografeerde bon is beter dan een verloren bonnetje.
Het lezen gebeurt door een zelf-gehoste motor: geen gevoelige afbeelding wordt naar een externe dienst gestuurd.
Een gift terugbetalen
In Online ontvangsten heeft elke gift per kaart een knop ↩︎ Terugbetalen:
- Bevestig (reden optioneel).
- De gever wordt terugbetaald; het geld wordt teruggehaald van de rekening van de kerk en de Sanctumel-commissie wordt terugbetaald.
- Er wordt een boeking "Terugbetaling" aan het grootboek toegevoegd om het nettoverlies weer te geven.
Opmerking: de kerk verliest alleen haar netto (wat ze had ontvangen), niet het bruto: de commissie wordt door het platform terugbetaald, niet door de kerk. Het fiscaal attest van de gever wordt automatisch gecorrigeerd.
Automatische terugbetaling geldt voor het kaartkanaal (Stripe). Voor mobile money betaalt u terug via de operator.
Een geschil beheren
Als een gever een betaling betwist bij zijn bank (chargeback), registreert Sanctumel het: de gift gaat naar de status "Geschil", er wordt een boeking gemaakt, en u wordt niet meer verrast. Bewijzen dient u in aan de kant van de aanbieder.