In Sanctumel heeft elke gelduitgave een gekende bron: het geld komt uit de tienden, de offeranden, een bijdrage, de winkel of de algemene kas. De pagina Financiën, Uitgaven centraliseert alles: saldi per bron, gedetailleerd journaal en invoer.
De bron van de middelen begrijpen
Wanneer u een uitgave registreert, geeft u aan uit welke pot het geld komt: Tienden, Offeranden, Bijdragen, Giften, Winkel, Tickets, Boeken, Cursussen of Algemene kas. De uitgave wordt afgetrokken van het beschikbare saldo van die bron - uw rapporten zeggen eindelijk wie wat financiert.
Opmerking: de doorstortingen van de verkoopkanalen (Rapporten, Verkoopkanalen) vullen hun bron automatisch in.
De saldi per bron
Bovenaan de pagina Uitgaven toont één kaart per bron:
- De gecumuleerde netto-inkomsten (wat de kerk werkelijk ontving).
- De gecumuleerde uitgaven (alles wat uit die pot ging).
- Het beschikbare saldo (inkomsten − uitgaven).
Klik op een kaart om het journaal op die bron te filteren.
Het gedetailleerde journaal
Elke uitgave van de maand verschijnt met al haar informatie: datum, bron, categorie, omschrijving, betaalwijze, wie ze invoerde, eventueel bewijsstuk en bedrag. Het journaal kan per bron gefilterd, gesorteerd, doorzocht en naar CSV geëxporteerd worden.
Een uitgave registreren
- Open Financiën, dan Uitgaven, en klik op Nieuwe uitgave.
- Voer het bedrag, de datum en vooral de bron van de middelen in.
- Voeg desgewenst een uitgavencategorie, de betaalwijze en een omschrijving toe.
Tip: de factuurscanknop vult het bedrag, de datum en de omschrijving in vanaf een foto van het ticket, en voegt het bewijsstuk toe. Bij het kiezen van de bron verschijnt het beschikbare saldo: er kan niet meer uit dan wat in de kas zit - het formulier stelt dan voor om naar een andere bron over te schakelen.
U kunt ook Nieuwe verrichting op het Financiën-dashboard gebruiken: het veld 'Bron van de middelen' staat daar bij elke uitgave.
Gegarandeerde samenhang
Het systeem weigert voortaan een inconsistente boeking (bijvoorbeeld getypeerd als Offerande maar gecategoriseerd als Tiende): de categorie 'Tiende' legt het type Tiende op, 'Offerande' het type Offerande. Oudere inconsistente boekingen worden gesignaleerd in de offerande-opvolging, uitgesloten van de totalen en gecorrigeerd in het grootboek met de knop Corrigeren.
Een ingevoerd bedrag corrigeren
Een typefout corrigeert u hier, zonder via het grootboek te gaan.
- Klik op het potlood op de betrokken regel.
- Voer het juiste bedrag in: het scherm toont het oude doorgestreept naast het nieuwe, voordat u bevestigt.
- Schrijf de reden op (minstens 10 tekens). Die gaat naar het auditlogboek.
Het oude bedrag wordt nooit gewist. De oorspronkelijke regel blijft in de tabel staan, doorgestreept en gemarkeerd als "Geannuleerd", en een nieuwe regel vervangt hem. Daarmee kunt u later aantonen wat er gebeurd is. Totalen, exports en afdrukken tellen alleen de levende regels.