De financiële rapporten geven u een helder zicht op de inkomsten en uitgaven van uw kerk, over de periode van uw keuze. U kan opsplitsen per categorie, de evolutie maand na maand volgen en een net PDF-document maken, op briefpapier van uw kerk, klaar om aan de vergadering voor te leggen.
Opmerking: alle rapporten volgen de munt en de officiële taal van uw kerk. De PDF neemt automatisch het logo en de contactgegevens van uw organisatie over.
Twee pagina's, twee doelgroepen
De financiën hebben twee naburige deuren, en weten welke u opent, scheelt veel tijd: Rapporten voor de analyses, Boekhouding voor het voeren van de boeken. Eén knop wisselt met één klik tussen beide.
Analyses beantwoordt de vragen van de raad en de vergadering: waar het geld vandaan komt, waar het naartoe gaat, hoe het evolueert.
Boekhouding is een volwaardige submodule (Financiën, daarna Boekhouding): de boeken, de staten, de registers, de controles en de instellingen die ze sturen. Het is wat uw boekhouder vraagt, en waarover de toegewijde pagina's hieronder in detail spreken.
De periode kiezen
Bovenaan de pagina legt u de periode vast die voor de meeste rapporten wordt geanalyseerd:
- Vul een begindatum en een einddatum in.
- Of gebruik de periodesnelkoppelingen om sneller te gaan.
| Snelkoppeling | Gedekte periode |
|---|---|
| Deze maand | Van de 1e van de lopende maand tot vandaag |
| Vorige maand | De vorige kalendermaand |
| Dit jaar | Van 1 januari tot vandaag |
| Vorig jaar | Het vorige kalenderjaar |
Tip: kies voor een rapport dat u aan de vergadering voorlegt een nette periode (een kwartaal, een kalenderjaar). Dat leest beter dan een bereik dat over twee maanden loopt, en het laat de vergelijking met dezelfde periode toe.
Het rapport per categorie
Het tabblad Per categorie verdeelt alle activiteit van de periode over uw categorieën: tienden, collecten, bestemde giften, en ook de uitgaven. Elke regel geeft het type (inkomst of uitgave), het totaalbedrag, het aantal verrichtingen, het aantal gevers en het gemiddelde bedrag. Een totaalregel sluit de tabel af.
Het is het ideale rapport om te antwoorden op 'waar komt het geld vandaan en waar gaat het naartoe?' in een bepaalde periode.
De samenvatting per periode
Het tabblad Per periode geeft een overzicht in cijfers: het totaal, het aantal verrichtingen, het aantal gevers en het gemiddelde bedrag per verrichting. Daaronder toont de maandelijkse evolutie het bedrag van elke maand met een visuele balk, om in één oogopslag de sterke en de rustige maanden te zien.
Tip: combineer beide tabbladen. De samenvatting per periode voor de globale trend, het detail per categorie om te begrijpen wat die draagt.
De financiële gezondheid in vijf cijfers
Een resultatenrekening zegt wat er is gebeurd; ze zegt niet of de kerk solide is. Men kan een overschot tonen en in gevaar zijn, omdat alles op drie gevers rust. Men kan een tekort tonen en er goed voor staan, omdat men bewust uit een opgebouwde reserve heeft geput.
Het tabblad Gezondheid beantwoordt de vraag die de raad werkelijk stelt:
| Indicator | De gestelde vraag |
|---|---|
| Maanden reserve | Hoelang houden we het vol zonder nieuwe inkomsten? |
| Afhankelijkheid van de tien grootste gevers | Wat gebeurt er als één gezin verhuist? |
| Aandeel vaste kosten | Welke ruimte hebben we bij tegenslag? |
| Inkomstentrend | Waar gaan we naartoe, over twaalf maanden? |
| Schuldgraad | Wat we schuldig zijn, tegenover wat we bezitten |
Geen totaalcijfer op 100. Vijf dimensies samenvoegen verbergt precies wat gezien moet worden: een kerk met '72 op 100' weet niet wat ze moet bijsturen. Elke indicator draagt zijn oordeel, zijn getoonde drempel en de zin die zegt wat ermee te doen.
Opmerking: 'Onvoldoende gegevens' is een geldig oordeel. Een kerk van vijf maanden heeft geen jaartrend, en die verzinnen zou erger zijn dan zeggen dat we het niet weten.
De andere analyses
- Verkoopkanalen: het bruto, de kosten en het netto van de winkel, de ticketing en de verkopen, met de doorstorting in één klik.
- Top gevers: de vrijgevigheid per persoon over de periode.
- Jaar op jaar: dezelfde periode vergeleken met het vorige boekjaar.
- Jaarlijks fiscaal attest: het aanmaken van de attesten op het jaareinde. Zie jaarlijkse fiscale attesten.
Naar PDF uitvoeren voor de vergadering
Elk rapport heeft een knop Rapport afdrukken. Die opent een opgemaakte versie, op briefpapier van uw kerk (logo, naam, contactgegevens, aanmaakdatum), die u kan afdrukken of als PDF bewaren.
- Stel de gewenste periode in.
- Open het tabblad van het gewenste rapport.
- Klik op Rapport afdrukken.
- Kies in het venster dat opent om af te drukken of als PDF te bewaren.
Waarschuwing: de PDF geeft de periode en het tabblad weer die op het moment van afdrukken worden getoond. Controleer uw datums vóór u het rapport maakt.
De boekhoudkundige boeken: welke pagina u opent
De module Boekhouding ordent haar weergaven in vijf groepen: boeken, staten, registers, controles en instellingen. Elk beantwoordt een precieze vraag, en elk heeft zijn eigen documentatiepagina.
| Uw vraag | De weergave | De pagina |
|---|---|---|
| Welke rekeningnummers gebruikt mijn kerk? | Rekeningschema | Het rekeningschema |
| Wat is er gebeurd, in de volgorde van de tijd? | Dagboek | Het dagboek |
| Waar staat elke rekening? | Balans | De proef- en saldibalans |
| Waaruit bestaat dit saldo? | Grootboek | Het grootboek |
| Wat hebben we ontvangen en uitgegeven? | Resultaat | De resultatenrekening |
| Wat bezitten we, wat zijn we verschuldigd? | Vermogen | De vermogensstaat |
| Zijn onze duurzame goederen bijgewerkt? | Vaste activa | Vaste activa en afschrijvingen |
| Hoe staan onze schulden? | Leningen | De leningen |
| Zijn mijn registers het onderling eens? | Coherentie | De coherentiecontrole |
| Hoe bevries en publiceer ik een periode? | Bestuur | Bestuur: afsluitingen en sloten |
De bankafstemming staat elders, in Financiën, Bank. Zie de bankafstemming.
Tip: de leesvolgorde die werkt, is die van de boekhoudkundige opbouw. Het dagboek registreert, de balans vat samen, het grootboek verklaart, het resultaat en het vermogen besluiten. Elk stuk verklaart het vorige.
De acht afdrukken voor uw boekhouder
Een boekhouder werkt niet op een scherm: hij werkt op stukken die hij annoteert, klasseert en archiveert. Elke weergave van de module Boekhouding heeft een knop Afdrukken, net als de afstemmingsstaat in Bank.
| Document | Waar u het vindt |
|---|---|
| Dagboek | Boekhouding, weergave Dagboek |
| Proef- en saldibalans | Boekhouding, weergave Balans |
| Grootboek van een rekening | Boekhouding, weergave Grootboek |
| Resultatenrekening | Boekhouding, weergave Resultaat |
| Vermogensstaat | Boekhouding, weergave Vermogen |
| Vaste activa en afschrijvingen | Boekhouding, weergave Vaste activa |
| Aflossingstabel van een lening | Boekhouding, weergave Leningen |
| Staat van bankafstemming | Financiën, Bank |
De PDF opent in een nieuw tabblad: u drukt hem meteen af of bewaart hem. Denk eraan pop-upvensters toe te laten als er niets opent.
Wat elke pagina draagt
Elke afdruk herhaalt vier dingen op elke pagina: de naam van uw kerk, de gedekte periode, de uitgiftedatum en de naam van wie hem heeft gemaakt. Zonder die is een tabel niet meer dan een schermafbeelding: ze zegt niet waar ze vandaan komt, niet van wanneer, en niet waarover ze gaat.
De documenten worden opgemaakt in de officiële taal van uw kerk, niet in die van de aangemelde persoon. Een officieel document behoort toe aan de organisatie die het uitgeeft.
Opmerking: de bedragen staan rechts uitgelijnd en een nul wordt als een leeg vakje afgedrukt. Dat is de boekhoudkundige conventie: ze laat toe een kolom met het oog te controleren, wat een boekhouder als eerste doet.
Het oordeel dat mee wordt afgedrukt
De balans draagt onderaan de vermelding in evenwicht of niet in evenwicht. De resultatenrekening geeft aan of het resultaat strookt met de verandering van het vermogen. De afstemmingsstaat zegt of elke afschriftregel met een verrichting overeenkomt.
Die vermeldingen worden ook afgedrukt wanneer alles in orde is. Een controle die men moet gaan zoeken, wordt niet gelezen, en een document dat zijn voorbehoud verzwijgt, verbindt niemand.
Wat uw aandacht vraagt
De pagina Financiën opent met een blok dat alles verzamelt wat op een handeling wacht: rekeningschema niet aangemaakt, categorieën zonder rekening, verrichtingen zonder boeking, bankregels om af te stemmen, afschrijving niet geboekt, boekingen die op validatie wachten.
Elke regel leidt rechtstreeks naar de plek waar u ze oplost. Het meest blokkerende komt eerst: een ontbrekend rekeningschema aanmaken lost mechanisch een deel van de lijst op.
Opmerking: is er niets, dan zegt het blok dat in één regel in plaats van te verdwijnen. U moet kunnen vaststellen dat er niets op u wacht, anders blijft u module per module controleren.