De proef- en saldibalans
Waar elke rekening staat op het einde van een periode: de twee gelijkheden die haar valideren, hoe u ze klasse per klasse leest, en wat ze niet zegt.
De balans is de samenvatting van al uw rekeningen op het einde van een periode: voor elke rekening wat er bewoog en het saldo dat eruit volgt.
Het is het scharnierstuk van de boekhouding. Het dagboek vertelt het verhaal in de volgorde van de tijd; de balans vat het samen per rekening; de resultatenrekening en de vermogensstaat zijn daarna slechts twee uittreksels uit diezelfde balans.
Ze openen
- Open Financiën, dan Rapporten, sectie Boekhouding, tabblad Balans.
- Kies de periode bovenaan de pagina.
- De twee controlegelijkheden verschijnen bovenaan.
De twee gelijkheden die haar valideren
Een juiste balans controleert twee gelijkheden, niet één. Dat is wat veel kerkrekenbladen missen.
| Gelijkheid | Wat ze bewijst |
|---|---|
| Totaal debet = totaal credit | Geen enkele boeking is scheef ingevoerd |
| Totaal debetsaldi = totaal creditsaldi | Geen enkel saldo is scheef berekend |
Beide worden op de server gecontroleerd, niet in uw browser, en het oordeel staat er voluit: Balans in evenwicht of Balans niet in evenwicht. Klopt één van beide niet, dan zegt het scherm het in plaats van het te laten passeren.
Waarschuwing: een balans die niet in evenwicht is, is nooit een weergavedetail. Ze betekent dat er stroomopwaarts een boeking gebroken is. Druk niets af, presenteer niets: open eerst het tabblad Dagboek en kijk naar de teller 'Niet in evenwicht'.
Een balans lezen zonder boekhouder te zijn
De kolommen lezen van links naar rechts als een zin: waar we vandaan kwamen, wat er gebeurde, waar we uitkomen.
- Opening: het saldo van de rekening bij het begin van de periode.
- Bewegingen (debet en credit): wat er tijdens de periode bewoog.
- Saldo: het resultaat, in de debet- of de creditkolom.
De kolom waarin een saldo valt, is niet decoratief: ze geeft de richting van de rekening aan.
| Type rekening | Normaal saldo | Een saldo aan de andere kant betekent |
|---|---|---|
| Geldmiddelen (klasse 5) | Debet | U hebt meer uitgegeven dan u had: negatieve kas, te corrigeren |
| Kosten (klasse 6) | Debet | Een terugbetaling of tegenboeking overstijgt de uitgave |
| Opbrengsten (klasse 7) | Credit | Annuleringen overstijgen de inkomsten van de periode |
| Leningen (klasse 1) | Credit | De schuld is verder afgelost dan het geleende kapitaal |
Tip: overloop de balans en kijk alleen naar de saldi 'aan de verkeerde kant'. Het is de meest rendabele controle die bestaat: drie minuten, en ze vangt de meeste categoriefouten.
Wat de balans niet zegt
Ze geeft saldi, geen verklaringen. Een rekening 'Onderhoud' van 4.200 zegt u niet uit hoeveel verrichtingen ze bestaat, noch of er één afwijkend is.
Daarvoor hebt u het grootboek nodig: kies de rekening die u intrigeert, en u krijgt elk van haar bewegingen met haar doorlopend saldo.
Het is de basishandeling van de boekhouding: de balans spoort op, het grootboek verklaart.
De veelgemaakte fouten
- Twee balansen over verschillende periodes vergelijken. Bewegingen zijn niet vergelijkbaar als de periodes niet even lang zijn. Vergelijk liever twee resultatenrekeningen, die daarvoor een kolom 'vorig boekjaar' hebben.
- Denken dat een sluitende balans een juiste boekhouding betekent. Ze bewijst alleen dat de boekingen goed gevormd zijn. Een tiende die volledig als collecte is ingedeeld, geeft een perfect sluitende en perfect foute balans. De coherentiecontrole vangt zulke dingen.
- Het resultaat van het boekjaar in de balans zoeken. Het staat er niet als een regel: het is het verschil tussen het totaal van klasse 7 en het totaal van klasse 6. De resultatenrekening maakt die berekening en toont ze.
Ze afdrukken
De knop Afdrukken maakt de balans op briefpapier van uw kerk, met de periode, de uitgiftedatum en de naam van wie ze heeft gemaakt op elke pagina.
De vermelding in evenwicht of niet in evenwicht wordt onderaan afgedrukt, ook wanneer alles in orde is. Een controle die men moet gaan zoeken, wordt niet gelezen, en een document dat zijn voorbehoud verzwijgt, verbindt niemand.
Opmerking: de bedragen staan rechts uitgelijnd en een nul wordt als een leeg vakje afgedrukt. Dat is de boekhoudkundige conventie: ze laat toe een kolom met het oog te controleren, wat een boekhouder als eerste doet.