Het grootboek
Alle bewegingen van één rekening met haar doorlopend saldo: hoe u een cijfer onderzoekt dat u verrast en de exacte dag vindt waarop een rekening omsloeg.
Het grootboek rolt alle bewegingen van één rekening uit, in de volgorde van de tijd, met het saldo na elk ervan. Het is het onderzoeksinstrument van de boekhouding.
De balans zegt u dat de rekening 'Onderhoud' 4.200 weegt. Het grootboek zegt u waaruit die 4.200 bestaan, en op welk moment precies ze zich hebben opgestapeld.
Het openen
- Open Financiën, dan Rapporten, sectie Boekhouding, tabblad Grootboek.
- Kies de periode bovenaan de pagina.
- Selecteer de te raadplegen rekening in de lijst.
Eén rekening tegelijk, bewust. Een grootboek dat alle rekeningen tegelijk toonde, zou slechts een anders gesorteerd dagboek zijn, en u zou net verliezen wat het waardevol maakt: de continuïteit van één enkel saldo.
Het doorlopend saldo, en waarom het alles verandert
Elke regel draagt het saldo van de rekening na die beweging. Het is de nuttigste kolom van het scherm, en die welke een rekenblad nooit levert.
| Datum | Omschrijving | Debet | Credit | Doorlopend saldo |
|---|---|---|---|---|
| 03/03 | Overdracht | 1.240,00 | ||
| 07/03 | Factuur elektriciteit | 310,00 | 1.550,00 | |
| 12/03 | Herstelling dak | 2.400,00 | 3.950,00 | |
| 28/03 | Creditnota leverancier | 250,00 | 3.700,00 |
Een gewone lijst had u dezelfde vier regels getoond. Het doorlopend saldo toont u bovendien 12 maart: de dag waarop deze rekening omsloeg, en dus de regel waarover u de vraag stelt.
Tip: verrast een rekening u, lees dan niet de bedragen één voor één. Overloop alleen de kolom van het doorlopend saldo tot u de trede ziet. Die wijst de te onderzoeken regel in één seconde aan.
Een cijfer onderzoeken, stap voor stap
Dit is de handeling die uw boekhouder zal doen, en die u vóór hem kan doen.
- De balans spoort op. Een saldo lijkt u te hoog, of valt aan de verkeerde kant.
- Het grootboek verklaart. Open die rekening over de periode en zoek de trede.
- De regel verwijst naar de verrichting. De omschrijving en de datum brengen u terug bij de oorspronkelijke invoer in Financiën.
- U beslist. Klopt de verrichting maar is ze verkeerd ingedeeld, herimputeer ze: de boeking volgt vanzelf. Had ze niet mogen bestaan, annuleer ze: er wordt een tegenboeking gemaakt.
Opmerking: een verrichting herimputeren verplaatst de resultatenregel van haar boeking, en alleen die. De geldregel beweegt niet, want die klopte: het geld is wel degelijk op de bank gekomen, het stond enkel onder de verkeerde opbrengst.
De drie rekeningen die u opent voor een ledenvergadering
Raadpleegt u er maar drie voor u cijfers presenteert, neem dan deze.
De bankrekening. Haar eindsaldo moet overeenkomen met uw afschrift. Verschilt het, dan zegt de bankafstemming u waarom.
De kasrekening. Een kas kan niet negatief zijn: niemand haalt uit een lade geld dat er niet in zit. Een creditsaldo wijst op een uitgave die vóór haar inkomst is geboekt, of op een vergeten ontvangst.
De rekening 'Overige opbrengsten'. Dat is de vergaarbak. Groeit ze, dan is er niet veel andere opbrengst: dan hebben categorieën geen rekening, en storten hun inkomsten daar uit. Open dan het tabblad Rekeningschema.
De veelgemaakte fouten
- Een rekening over een te korte periode raadplegen. Het grootboek vertrekt van de overdracht bij het begin van de periode. Zoekt u waar een oud saldo vandaan komt, verbreed dan de periode, anders slorpt de overdracht net op wat u zoekt.
- De omschrijving van de boeking verwarren met die van de verrichting. De omschrijving van de boeking komt van de rekening; het is normaal dat ze generiek is. De beschrijving die u had getypt, staat op de verrichting, in Financiën.
- Een lid zoeken in het grootboek. Het staat er niet, en dat is gewild: boekhouding werkt op rekeningen, niet op personen. Om te vinden wie gaf, gebruikt u de opvolging van tienden of giften.
Het afdrukken
De knop Afdrukken maakt het grootboek van de getoonde rekening, op briefpapier van uw kerk, met de naam van de rekening, de periode, de uitgiftedatum en de auteur op elke pagina.
Dit is het stuk dat een boekhouder annoteert. Druk hem de rekeningen af die hij vraagt in plaats van het hele dagboek: hij zal minder zoeken, en minder aanrekenen.