Het rekeningschema
De brug tussen uw categorieën en de rekeningnummers: een referentiestelsel kiezen, uw categorieën koppelen en de nummering in eigen hand houden.
Een categorie is uw taal: 'Geluid', 'Diaconie', 'Elektriciteit'. Een boekhouder werkt met nummers. Het rekeningschema slaat de brug tussen beide, en het bepaalt de nummering van al uw boeken.
U stelt het één keer in, bij de start, en u komt er bijna nooit op terug.
Waarom u het moet aanmaken
Zonder rekeningschema heeft uw kerk wel een boekhouding, maar die is stom voor een buitenstaander. Al uw inkomsten gaan naar één nummer en al uw uitgaven naar een ander: huur, elektriciteit, erelonen en zending komen op dezelfde plek terecht.
Uw boekhouder krijgt geen grootboek, hij krijgt twee brokken. Hij zal met de hand moeten heropbouwen wat u al wist, en hij zal het u aanrekenen.
Opmerking: u ziet nooit een rekeningnummer wanneer u een verrichting invoert. U kiest een categorie, zoals voorheen. Het rekeningschema is een instelling, geen invoerverplichting.
Aanmaken met één klik
- Open Financiën, dan Rapporten, sectie Boekhouding, tabblad Rekeningschema.
- Controleer het voorgestelde referentiestelsel. Het wordt afgeleid uit het land van uw kerk.
- Klik op Rekeningschema aanmaken. De rekeningen worden aangemaakt en uw categorieën worden in dezelfde beweging gekoppeld.
- Kijk naar het vak Zonder rekening: die categorieën gaan naar de rekening 'Overige' zolang u er geen rekening voor kiest.
| Land | Voorgesteld stelsel |
|---|---|
| België | MAR (PCMN) |
| Frankrijk | PCG |
| West- en Centraal-Afrika | SYSCOHADA |
| Elders | Generiek |
U mag een ander kiezen: een Belgische kerk wiens boekhouder met het PCG werkt, mag gerust het PCG behouden.
Een rekeningnummer lezen
Het eerste cijfer draagt de hele betekenis. Het is het enige dat u moet onthouden om een proef- en saldibalans te lezen zonder boekhouder te zijn.
| Klasse | Wat ze bevat | Voorbeeld |
|---|---|---|
| 1 | Eigen vermogen en schulden op lange termijn | 170 Leningen |
| 2 | Vaste activa (wat de kerk duurzaam bezit) | 221 Gebouwen |
| 4 | Vorderingen en lopende schulden | 440 Leveranciers |
| 5 | Geldmiddelen | 550 Bank, 571 Kas |
| 6 | Kosten (wat u armer maakt) | 6100 Huur |
| 7 | Opbrengsten (wat u rijker maakt) | 7300 Tienden |
Twee cijfers beslechten een veelgestelde vraag: 6 en 7 gaan naar de resultatenrekening, al de rest gaat naar de vermogensstaat. Een rekening van klasse 2 is nooit een uitgave, ook al ging het geld weg op de dag van aankoop.
Tip: wanneer een cijfer u in een rapport verrast, kijk dan eerst naar de klasse van de rekening. Negen op de tien keer is de afwijking een categorie die aan de verkeerde klasse hangt, geen invoerfout.
Wat dit schema is, en wat niet
Het geleverde schema is een startmodel. De klassen kloppen, maar de nummers van de subrekeningen moet u met uw boekhouder valideren: elk kantoor heeft zijn gewoonten, en twee boekhouders uit hetzelfde land nummeren niet altijd gelijk.
Daarom blijft elk nummer wijzigbaar. Open de sectie Het rekeningschema, klik op Wijzigen naast een rekening, verander haar nummer of haar omschrijving. Uw categorieën blijven gekoppeld: ze volgen de rekening, niet het nummer.
Waarschuwing: een rekening wordt nooit verwijderd, ze wordt gedeactiveerd. Verrichtingen uit het verleden verwijzen ernaar, en ze wissen zou uw historiek onleesbaar maken. Een rekening die nog door een categorie wordt gebruikt, weigert trouwens te deactiveren zolang u die categorie niet hebt herwezen.
De meest voorkomende fout
Het rekeningschema pas aanmaken nadat u al enkele maanden verrichtingen hebt ingevoerd, en zich dan verbazen dat het dagboek leeg is.
Dat is normaal: boekingen worden afgeleid op het moment van invoer, uit de rekening van de categorie. Eerdere verrichtingen hadden er geen. De knop Inhalen in het tabblad Dagboek boekt ze allemaal, in chronologische volgorde, zonder iets te dupliceren.
Tip: start u met Sanctumel, maak het rekeningschema dan aan vóór uw eerste verrichting. Vijf minuten bij de start besparen u een inhaalbeweging en een controle.
Wat het verandert aan uw exports
- FEC (Frankrijk) komt eruit in dubbel boekhouden, twee sluitende regels per verrichting, zoals het formaat vereist.
- MAR (België), SYSCOHADA en het generieke Dagboek dragen het echte nummer van elke categorie, met haar omschrijving.
- Een kerk die haar schema nog niet heeft aangemaakt, houdt precies het vorige gedrag: er breekt niets, het bestand blijft gewoon grof.