In Afrika en in kleine kerken komt een groot deel van de inkomsten binnen als contant geld. De telbon past het vierogenprincipe toe: twee personen tellen het geld onafhankelijk, het verschil wordt vastgelegd, en niets komt in de boekhouding tot het bedrag is gevalideerd.
Opmerking: Sanctumel registreert alleen de beweging. Het geld blijft fysiek tot het op de rekening van de kerk wordt gestort - geen beheer van gelden.
Een bon aanmaken
- Open Financiën → Contant tellen.
- Klik op Nieuwe bon (datum + label, bijv. "Collecte zondagdienst").
De twee tellingen
Twee tellers voeren onafhankelijk hun totaal in, elk in hun eigen veld. Het moeten twee verschillende personen zijn: als in beide velden dezelfde naam staat, wordt de telling geweigerd. Een dubbele telling waarbij één persoon beide cijfers aanlevert, is geen controle maar een formaliteit.
- Teller 1 voert zijn naam en het getelde bedrag in.
- Teller 2 doet hetzelfde, zonder het getal van de ander opgelegd te krijgen.
Zodra beiden hebben geteld, verschijnt het kasverschil:
- Overeenkomstig (groen) als beide totalen overeenkomen;
- Verschil: X (rood) anders.
Tip: een verschil is niet noodzakelijk een telfout - het is een signaal. Tel samen opnieuw voordat u valideert.
De twee telling-QR's
Hier wordt de vierogencontrole echt. Zolang beide bedragen op hetzelfde scherm worden ingevoerd, vastgehouden door dezelfde persoon, belet niets om naar het eerste getal te kijken voor men het tweede typt - en een telling die weet dat ze bekeken wordt, is geen onafhankelijke telling meer.
Klik op een openstaand blad op De telling-QR's tonen. Er verschijnen twee QR's, één per teller, elk met het logo van uw kerk.
- Zet het scherm op de teltafel.
- Elke teller scant de zijne met zijn eigen telefoon.
- Hij vult zijn naam in, zijn bedrag, en desgewenst het detail van de coupures.
Twee toestellen, twee personen, twee afzonderlijke tijdstempels.
Important: de pagina van de teller toont nooit het bedrag van de ander. Ze geeft zijn naam - zodat niemand denkt diens vak over te nemen - maar niet zijn getal. Dat tonen zou de tweede telling in een kopie veranderen, en het dubbel tellen in een formaliteit.
Er is geen account nodig: tellers zijn vrijwilligers, en hen vragen er een aan te maken voor tien minuten tellen zou waarborgen dat de controle nooit gebeurt. Een interne controle houdt alleen stand als ze makkelijker na te leven is dan te omzeilen.
Elke QR sterft bij gebruik. Zodra een teller zijn bedrag verstuurt, verdwijnt zijn QR en blijft er «Telling ontvangen» staan: u ziet in één oogopslag wie nog moet. Beide verlopen ook na twaalf uur - een collecte-QR die op zondag is gefotografeerd, mag donderdag niet meer werken.
Astuce: u kunt beide bedragen nog altijd met de hand invoeren op het scherm, bijvoorbeeld als een teller geen telefoon heeft. De QR vervangt niets; ze maakt de controle alleen verifieerbaar.
Wie doet wat
Functiescheiding is de hele reden van de bon: wie telt, is niet wie het bedrag vastlegt.
| Handeling | Wie mag dit |
|---|---|
| Een bon aanmaken, een telling invoeren | Iedereen die in financiën mag registreren (diaken, penningmeester, voorganger, beheerder) |
| Valideren (de boeking aanmaken) | Alleen wie in financiën mag valideren (penningmeester, voorganger, beheerder) |
| Een bon annuleren, de storting registreren | Alleen wie in financiën mag wijzigen |
| Raadplegen | Iedereen met toegang tot financiën |
Note: een diaken telt de collecte dus nog steeds zoals vroeger. Wat hij niet meer kan, is zelf het bedrag vastleggen dat hij net geteld heeft.
Valideren en storten
- Valideren: leg het weerhouden bedrag vast. Dit maakt automatisch de boeking in het grootboek (contante gift).
- Als gestort markeren: leg de datum en referentie van de bankstorting vast.
De storting laat u het fysieke geld met de rekening afstemmen: u weet wat geteld, gevalideerd en daarna werkelijk gestort werd.
Elke stap krijgt een tijdstempel: het uur van de eerste telling, van de tweede en van de validatie. Dat is de tijdlijn die een controle zal opvragen.
Important: valideren is onomkeerbaar. Het maakt de boeking in het grootboek; daarna kan de bon niet meer geannuleerd worden en corrigeer je een fout met een correctieboeking, niet met een verwijdering. Controleer het weerhouden bedrag vóór je valideert.