Sanctumel Meet bewaart een schriftelijk verslag van uw vergaderingen: agenda, bijdragen en samenvattend rapport. Alles wordt omgezet in notulen als PDF, klaar om af te drukken en te archiveren, met het briefhoofd van uw kerk.
De notulen zijn ALTIJD bereikbaar - vóór de vergadering om de agenda voor te bereiden, tijdens om mee te schrijven terwijl er gesproken wordt, en erna om ze goed te keuren. Het is een volwaardige pagina: houd ze open in een tabblad naast de zaal.
De notulen openen
- Open in Sanctumel Meet de vergadering (ongeacht haar status).
- Klik op Notulen.
- De pagina opent met drie tabbladen: Agenda, Bijdragen en Rapport / Notulen.
Tip: er gaat niets verloren als de vergadering nog niet voorbij is - elk punt wordt opgeslagen zodra u het toevoegt.
Tabblad Agenda
Som de behandelde punten op, in volgorde. Voor elk punt kun je een presentator en een duur in minuten toevoegen.
- Voer de titel van het punt in (en een beschrijving indien nuttig).
- Voeg de presentator en de duur toe als je ze kent.
- Klik op Toevoegen. Het punt komt in de genummerde lijst.
Tabblad Bijdragen
Leg vast wat er gezegd is en rangschik elke bijdrage per type.
| Type | Gebruik |
|---|---|
| Opmerking | Een algemene reactie |
| Vraag | Een aan de orde gesteld punt |
| Besluit | Een genomen keuze |
| Bezwaar | Een geuit meningsverschil |
| Voorstel | Een idee dat aan de groep wordt voorgelegd |
Voer de naam van de spreker in, eventueel diens rol, kies het type, typ de inhoud en bevestig.
Tip: het rangschikken van bijdragen per type maakt de notulen veel leesbaarder: je vindt in één oogopslag alle besluiten en bezwaren terug.
Tabblad Rapport
Dit is de officiële samenvatting. Vul de rapporteur en diens rol in, een samenvatting, de besluiten, de volgende stappen en, indien nodig, de persoon die het document goedkeurt. Klik op Rapport opslaan.
De PDF genereren
De knop PDF genereren opent opgemaakte notulen: een kop met het logo en de naam van de kerk, de vergaderdatum, de agenda, de bijdragen, de besluiten, de volgende stappen en handtekeningvelden. Gebruik de printknop om ze als PDF op te slaan of af te drukken.
Opmerking: het document gebruikt de officiële taal van de kerk voor de titels en de data, om consistent te blijven met je andere documenten.
Waarschuwing: notulen zijn een officieel document. Lees de namen en de besluiten na voordat je ze verspreidt of laat ondertekenen.
Wat niet wordt opgeslagen
Een rapport moet iets zeggen: zolang de samenvatting, de beslissingen en de volgende stappen alle drie leeg zijn, blijft de opslaanknop inactief - de naam van de verslaggever alleen maakt nog geen notulen. Evenzo worden de notulen in PDF niet gegenereerd uit een volledig leeg verslag: voeg minstens een agendapunt, een bijdrage of een samenvatting toe.