Notulen van een vergadering opstellen
Leg de agenda, de bijdragen en de besluiten van een afgelopen vergadering vast en genereer notulen als PDF in de kleuren van de kerk.
Zodra een vergadering is beëindigd, kun je er met Sanctumel Meet een schriftelijk verslag van bewaren: agenda, bijdragen en een samenvattend rapport. Alles wordt omgezet in notulen als PDF, klaar om af te drukken en te archiveren, met het briefhoofd van je kerk.
De notulen openen
- Zoek in Sanctumel Meet de vergadering met de status Beëindigd.
- Klik op Notulen op de kaart ervan.
- Er opent een venster met drie tabbladen: Agenda, Bijdragen en Rapport.
Tabblad Agenda
Som de behandelde punten op, in volgorde. Voor elk punt kun je een presentator en een duur in minuten toevoegen.
- Voer de titel van het punt in (en een beschrijving indien nuttig).
- Voeg de presentator en de duur toe als je ze kent.
- Klik op Toevoegen. Het punt komt in de genummerde lijst.
Tabblad Bijdragen
Leg vast wat er gezegd is en rangschik elke bijdrage per type.
| Type | Gebruik |
|---|---|
| Opmerking | Een algemene reactie |
| Vraag | Een aan de orde gesteld punt |
| Besluit | Een genomen keuze |
| Bezwaar | Een geuit meningsverschil |
| Voorstel | Een idee dat aan de groep wordt voorgelegd |
Voer de naam van de spreker in, eventueel diens rol, kies het type, typ de inhoud en bevestig.
Tip: het rangschikken van bijdragen per type maakt de notulen veel leesbaarder: je vindt in één oogopslag alle besluiten en bezwaren terug.
Tabblad Rapport
Dit is de officiële samenvatting. Vul de rapporteur en diens rol in, een samenvatting, de besluiten, de volgende stappen en, indien nodig, de persoon die het document goedkeurt. Klik op Rapport opslaan.
De PDF genereren
De knop PDF genereren opent opgemaakte notulen: een kop met het logo en de naam van de kerk, de vergaderdatum, de agenda, de bijdragen, de besluiten, de volgende stappen en handtekeningvelden. Gebruik de printknop om ze als PDF op te slaan of af te drukken.
Opmerking: het document gebruikt de officiële taal van de kerk voor de titels en de data, om consistent te blijven met je andere documenten.
Waarschuwing: notulen zijn een officieel document. Lees de namen en de besluiten na voordat je ze verspreidt of laat ondertekenen.