Tijdens een vergadering houdt de host de controle over wie binnenkomt en over het verloop. De wachtruimte filtert de binnenkomers en de vergadertools (scherm delen, chat, hand opsteken) laten je alles vlot leiden, ook met een grote groep.
Deelnemen via de link
Wie de link opent, ziet eerst een welkomstscherm in de kleuren van de kerk: de titel van de vergadering, de status en het aantal deelnemers. Men vult de naam in, een wachtwoord als de vergadering beveiligd is, en vinkt vervolgens een toestemmingsvakje aan voordat men binnenkomt.
Opmerking: het toestemmingsvakje aanvinken is verplicht. Het informeert de deelnemer dat zijn aanwezigheid wordt verwerkt volgens het privacybeleid van de kerk.
Toelaten vanuit de wachtruimte
Wanneer de wachtruimte aanstaat, wacht elke nieuwe binnenkomer op een scherm "Wachten op goedkeuring". Aan jouw kant, in de vergadering, toont een paneel de wachtende personen.
- Open het paneel Wachtruimte in de vergadering.
- Kies voor elke persoon Toelaten of Weigeren.
- Een toegelaten persoon wordt automatisch in de vergadering geplaatst; een geweigerde persoon ziet een melding dat de toegang is geweigerd.
Tip: controleer de weergegeven naam voordat je iemand toelaat. Dat is je enige filter voor een interne of gevoelige vergadering.
De tools tijdens de vergadering
| Tool | Waarvoor het dient |
|---|---|
| Microfoon / camera | Je audio en video aan- of uitzetten |
| Scherm delen | Een presentatie, een lied of een document tonen |
| Chat | Berichten naar de hele groep sturen |
| Hand opsteken | Aangeven dat je wilt spreken |
| Deelnemers | Zien wie aanwezig is |
Scherm delen vraagt om toestemming van de browser: wordt die geweigerd, dan nodigt een melding je uit om het opnieuw te proberen. De chat meldt nieuwe berichten zolang het paneel gesloten is.
Waarschuwing: er is slechts één gedeeld scherm tegelijk zichtbaar. Stop het jouwe voordat een andere spreker presenteert.
Verlaten of beëindigen
Sluit het tabblad om de vergadering te verlaten. De host kan de vergadering ook voor iedereen beëindigen vanuit Sanctumel Meet: ze krijgt dan de status "Beëindigd" en de link laat niemand meer binnen.
Peilingen tijdens de vergadering
Tijdens een vergadering kan de gastheer de vergadering een vraag stellen: de knop Peiling opent een paneel rechts, zonder de zaal te verlaten.
- Aanmaken (gastheer): een vraag, twee tot acht keuzes, dan Publiceren. De peiling verschijnt meteen bij iedereen.
- Stemmen: iedereen klikt zijn keuze aan - ook mensen zonder account, vaak de helft van een vergadering. U kunt van gedacht veranderen zolang de peiling open is: de stem wordt vervangen, niet opgeteld.
- Sluiten (gastheer): de resultaten blijven zichtbaar, niemand stemt nog.
Opmerking: de stem is anoniem van bij de opzet. Het systeem onthoudt dat iemand gestemd heeft - enkel om een tweede stem te beletten - maar nooit wat die persoon koos. Niemand, ook de gastheer niet, kan weten wie wat stemde: die informatie bestaat niet.
De subruimtes
Voor een moment van delen in kleine groepen opent de gastheer subruimtes via de gelijknamige knop.
- Openen: twee, drie of vier ruimtes met één klik.
- Plaatsen: de lijst toont wie nog nergens geplaatst is; u zet elke persoon in de ruimte van uw keuze. Niets wordt automatisch verdeeld - u beslist wie waar komt, want een groep is geen lijst om uit te delen.
- Ernaartoe: elke persoon schakelt binnen enkele seconden over naar haar subruimte, en een gouden banner herinnert er voortdurend aan waar ze is.
- Terugroepen: één knop brengt iedereen terug naar de hoofdruimte en sluit de subruimtes.
Opmerking: de gastheer behoudt zijn bevoegdheden in elke subruimte - hij kan binnenkomen om te helpen, een microfoon dempen, een vraag beantwoorden.
Waarschuwing: een subruimte is een aparte ruimte: de chat, de peilingen en de notulen blijven die van de hoofdvergadering. Wat in een kleine groep gezegd wordt, wordt daar niet vastgelegd.