El balance de sumas y saldos
Dónde está cada cuenta al final de un período: las dos igualdades que lo validan, cómo leerlo clase por clase, y lo que no dice.
El balance de sumas y saldos es el resumen de todas sus cuentas al final de un período: para cada una, lo que se ha movido y el saldo que resulta.
Es la pieza bisagra de la contabilidad. El diario cuenta la historia en orden del tiempo; el balance la resume cuenta por cuenta; la cuenta de resultados y el estado del patrimonio no son después más que dos extractos de ese mismo balance.
Abrirlo
- Abra Finanzas, luego Informes, sección Contabilidad, pestaña Balance.
- Elija el período en la parte superior de la página.
- Las dos igualdades de control se muestran en cabecera.
Las dos igualdades que lo validan
Un balance correcto verifica dos igualdades, no una sola. Es lo que muchas hojas de cálculo de iglesia pasan por alto.
| Igualdad | Lo que prueba |
|---|---|
| Total del debe = total del haber | Ningún asiento se registró torcido |
| Total de saldos deudores = total de saldos acreedores | Ningún saldo se calculó torcido |
Ambas se verifican en el servidor, no en su navegador, y el veredicto se muestra con todas las letras: Balance equilibrado o Balance desequilibrado. Si una de las dos no cuadra, la pantalla lo dice en vez de dejarlo pasar.
Atención: un balance desequilibrado nunca es un detalle de visualización. Significa que hay un asiento roto aguas arriba. No imprima nada, no presente nada: abra primero la pestaña Diario y mire el contador «Desequilibrados».
Leer un balance sin ser contable
Las columnas se leen de izquierda a derecha como una frase: de dónde partíamos, qué ha pasado, dónde llegamos.
- Apertura: el saldo de la cuenta al inicio del período.
- Movimientos (debe y haber): lo que se ha movido durante el período.
- Saldo: el resultado, en columna deudora o acreedora.
La columna en la que cae un saldo no es decorativa: dice el sentido de la cuenta.
| Tipo de cuenta | Saldo normal | Un saldo en la otra columna significa |
|---|---|---|
| Tesorería (clase 5) | Deudor | Ha sacado más de lo que tenía: caja negativa, a corregir |
| Gastos (clase 6) | Deudor | Un reembolso o un asiento inverso supera el gasto |
| Ingresos (clase 7) | Acreedor | Las anulaciones superan los ingresos del período |
| Préstamos (clase 1) | Acreedor | La deuda se ha devuelto más allá del capital prestado |
Consejo: recorra el balance mirando solo los saldos «del lado equivocado». Es el control más rentable que existe: tres minutos, y atrapa la mayoría de los errores de categoría.
Lo que el balance no dice
Da saldos, no explicaciones. Una cuenta «Mantenimiento» de 4.200 no le dice ni de cuántas operaciones se compone, ni si alguna es aberrante.
Para eso hace falta el libro mayor: elija la cuenta que le intriga y obtendrá cada uno de sus movimientos con su saldo progresivo.
Es el gesto contable de base: el balance detecta, el mayor explica.
Los errores frecuentes
- Comparar dos balances de períodos distintos. Los movimientos no son comparables si los períodos no tienen la misma duración. Compare mejor dos cuentas de resultados, que llevan una columna «ejercicio anterior» hecha para eso.
- Creer que un balance equilibrado significa una contabilidad correcta. Solo prueba que los asientos están bien formados. Un diezmo íntegramente clasificado como ofrenda da un balance perfectamente equilibrado y perfectamente falso. El control de coherencia es lo que atrapa ese tipo de cosas.
- Buscar el resultado del ejercicio en el balance. No figura como una línea: es la diferencia entre el total de la clase 7 y el total de la clase 6. La cuenta de resultados hace ese cálculo y lo presenta.
Imprimirlo
El botón Imprimir produce el balance con el membrete de su iglesia, con el período, la fecha de edición y el nombre de quien lo ha producido en todas las páginas.
La mención equilibrado o desequilibrado se imprime abajo, incluso cuando todo va bien. Un control que hay que buscar no se lee, y un documento que calla sus reservas no compromete a nadie.
Nota: los importes se alinean a la derecha y un cero se imprime como una casilla vacía. Es la convención contable: permite verificar una columna a ojo, que es lo primero que hace un contable.