El libro diario
El registro cronológico de todos sus asientos por partida doble: cómo se rellena solo, los tres controles de salud, y por qué un asiento nunca se reescribe.
El libro diario es el registro cronológico de su contabilidad: cada operación figura en él por partida doble, un debe y un haber que se equilibran. Es la pieza que hace pasar a su iglesia de un cuaderno de ingresos a una contabilidad.
Es también el único libro del que derivan todos los demás. El balance, el mayor, la cuenta de resultados y el estado del patrimonio no son más que maneras distintas de releer ese mismo diario.
Usted nunca registra un asiento
Es el punto que más tranquiliza a los tesoreros, y merece decirse de entrada: usted no escribe debes ni haberes. Registra «ofrenda, 240, efectivo» como siempre, y el asiento nace detrás de usted, a partir de su categoría y de su medio de pago.
| Lo que usted registra | El asiento derivado |
|---|---|
| Diezmo, 100, efectivo | Debe 571 Caja 100 · Haber 7300 Diezmos 100 |
| Alquiler, 850, transferencia | Debe 6100 Alquiler 850 · Haber 550 Banco 850 |
| Donativo en línea, 50 | Debe 550 Banco 50 · Haber 7400 Donativos 50 |
La regla es siempre la misma: la categoría da la cuenta de resultado, el medio de pago da la cuenta de tesorería. Si uno de los dos está mal indicado, el asiento también.
Nota: por eso elegir la categoría importa más de lo que parece. No es una etiqueta de clasificación, es lo que decide la cuenta.
Leer el diario
- Abra Finanzas, luego Informes, sección Contabilidad, pestaña Diario.
- Elija el período en la parte superior de la página.
- El primer bloque dice si el libro está sano. Tres controles deben valer cero.
El libro se muestra por tramos. Cuando hay más líneas que el tramo mostrado, la pantalla le dice cuántas quedan: un truncamiento silencioso haría creer que el libro se detiene ahí.
Los tres controles, y por qué importan
Desequilibrados. Un asiento cuyo debe no vale lo mismo que su haber falsea todo lo que viene después. Este número debe quedarse en cero, sin excepción y sin tolerancia.
Huecos de numeración. La ley exige un libro diario numerado sin interrupción. Un número que falta es un defecto de forma que puede oponérsele en un control, aunque todas sus cifras sean correctas.
Sin asiento. Operaciones registradas que aún no tienen asiento. No aparecen ni en el mayor, ni en el resultado, ni en el patrimonio: su panel de Finanzas las cuenta, sus libros contables las ignoran. Es la divergencia más frecuente, y la más inquietante cuando se descubre tarde.
Nota: si acaba de crear su plan contable, sus operaciones anteriores todavía no tienen asiento. El botón Recuperar las registra todas, en orden cronológico. Puede lanzarlo tantas veces como quiera: no duplica nada.
Un asiento nunca se reescribe
Corregir o anular una operación no reescribe su asiento. El sistema crea el asiento inverso, con fecha de hoy, que apunta al original. Ambos siguen visibles, la contrapartida lleva un icono, y el original aparece tachado.
Es deliberado, y es lo que hace su contabilidad oponible: cualquiera puede rehacer el camino y entender qué pasó. Un asiento que se pudiera retocar no probaría nada.
Los dos niveles de corrección
No todas las correcciones son iguales, y confundirlas produce una historia falsa o una historia ilegible.
| Lo que quiere hacer | El gesto | En qué queda el diario |
|---|---|---|
| La operación es correcta, solo está mal clasificada | Reimputar (cambiar la categoría) | La línea de resultado del asiento cambia de cuenta. La tesorería no se mueve: era correcta. |
| La operación no debería existir, o su importe es falso | Anular | Se crea un asiento inverso. Ambos quedan en el diario. |
Reimputar no crea contrapartida, porque no ha ocurrido nada nuevo: el dinero sí se movió, simplemente estaba guardado en el sitio equivocado. Anular sí la crea, porque se ha desmentido un hecho.
Atención: nunca corrija un importe falso con un segundo registro «de recuperación». Su tesorería cuadrará, pero su diario contará dos operaciones donde solo hubo una, y su conciliación bancaria nunca volverá a encontrarse.
El bloqueo del ejercicio sostiene el diario
Es el bloqueo de la pestaña Gobernanza el que impide insertar un asiento en un mes ya cerrado, y por tanto el que garantiza que su libro siga siendo cronológico.
Un diario sin bloqueo sigue siendo un borrador: nada impide deslizar en él un asiento con fecha del mes pasado, después de que el informe de ese mes haya salido hacia el consejo.
Consejo: cierre cada mes en cuanto termine, incluso los meses tranquilos. Es un clic, y es lo que convierte su diario en un registro.
Los errores frecuentes
- Crear el plan contable tarde y no lanzar Recuperar. El diario queda parcial, y todo lo que deriva de él también.
- Ignorar el contador «Sin asiento». No se reabsorbe solo cuando la causa es una categoría sin cuenta: hay que abrir la pestaña Plan contable, no el botón Recuperar.
- Leer el diario para encontrar un saldo. No es su función. Para un saldo, vaya al balance; para la historia de una cuenta, al libro mayor.