Gobernanza: cierres y bloqueos
Cerrar un mes con un clic, cerrar el ejercicio anual, publicar estados financieros normalizados, y reabrir un período con un motivo que queda unido a las cuentas.
Una contabilidad que se puede reescribir no prueba nada. La gobernanza es lo que convierte sus libros en un registro: períodos cerrados, informes enviados, y una huella de todo lo que se ha reabierto.
Es la flexibilidad de una asociación con el rigor de un registro: usted conserva el derecho a corregir, la asamblea conserva el derecho a saberlo.
Cerrar un mes con un clic
En Finanzas, Informes, sección Contabilidad, pestaña Gobernanza, elija el mes terminado y haga clic en Cerrar + enviar el informe.
- El mes queda congelado: ningún asiento, corrección o anulación fechada en ese mes.
- El informe PDF de cierre se genera en el servidor: ingresos netos, salidas, resultado, tesorería por origen e ingresos por categoría, en la lengua de la iglesia.
- El informe sale automáticamente por correo al pastor y a los responsables de finanzas, y el envío queda registrado.
Tras el envío, la pantalla muestra la lista de destinatarios que han recibido realmente el correo. Un informe que se cree enviado y un informe recibido no son lo mismo.
Consejo: el orden que evita las reaperturas es siempre el mismo. Concilie el banco, dote la amortización si es diciembre, lance el control de coherencia, corrija lo que señale, y después cierre.
El informe es un documento oficial: lleva la mención «Emitido por» con el nombre de quien efectúa el cierre, y un QR de verificación. Cualquiera que lo escanee puede confirmar su autenticidad, sin ver su contenido. Véase verificación por QR.
Nota: el emisor es el tesorero o el administrador que cierra, no el pastor. La firma del membrete es la del pastor, que aquí es destinatario del informe. Confundirlos haría firmar a alguien un documento que no ha producido.
Cerrar un mes congela también todos los meses anteriores: el bloqueo cubre «hasta». Cada mes ya cerrado sigue accesible: selecciónelo y haga clic en Reenviar el informe para regenerarlo y reenviarlo por correo, sin tocar el bloqueo.
Cerrar el ejercicio anual
Una vez terminado el año, la pestaña Gobernanza le permite cerrar el ejercicio y publicar los estados financieros anuales, la pieza que presenta a la asamblea general.
Elija el ejercicio: Sanctumel muestra primero las cifras (ingresos, gastos, resultado) con el recordatorio del ejercicio anterior. Usted mira antes de firmar. Después Cerrar el ejercicio congela los libros a 31 de diciembre, genera el documento y lo envía a los responsables.
El informe anual sigue la estructura esperada de unos estados financieros asociativos:
- Identificación: su iglesia, el ejercicio, la divisa, la fecha de elaboración y el emisor.
- Resultado del ejercicio con comparativo: ingresos, gastos y resultado, frente al ejercicio anterior y la variación en porcentaje. Una cifra sola no se lee, se compara.
- Contabilidad por proyecto: para cada campaña, saldo de apertura, entradas, salidas, saldo de cierre, distinguiendo el dinero afectado del dinero libre. Un donativo marcado «construcción» no es tesorería disponible, y la asamblea debe verlo.
- Desglose mensual: los doce meses, incluidos los que no tienen movimiento. Un mes vacío es una información, no un hueco.
- Ingresos por categoría.
- Notas: el método retenido, el número de asientos cubiertos, los asientos anulados excluidos de los totales, y los períodos reabiertos tras la publicación con su motivo.
- Certificación: «Emitido por», una línea de aprobación por el órgano de gestión, y el QR de verificación.
Igual que en el mensual, Reenviar regenera y reexpide los estados de un ejercicio ya cerrado, y Ver el PDF abre exactamente la misma pieza que la enviada por correo.
Nota: cerrar un ejercicio solo adelanta el bloqueo hasta el 31 de diciembre de ese año. Si su iglesia ya ha cerrado meses del año siguiente, ese bloqueo más reciente se conserva: cerrar 2025 no reabre enero de 2026.
Consejo: antes de cerrar el ejercicio, dote la amortización del año. Una vez congelado el ejercicio, dotarla exigirá una reapertura, y aparecerá como tal en sus estados.
Reabrir un período
Es posible, pero ya no es un simple clic. Retroceder o levantar el bloqueo reabre meses ya cerrados, y a veces ya enviados al consejo.
Sanctumel le muestra por tanto primero lo que está a punto de reabrir: la lista de períodos afectados, su resultado publicado, la fecha de su cierre y el número de destinatarios que recibieron el informe. Un informe «nunca enviado» y un informe «enviado a 4 destinatarios» no comprometen lo mismo.
Después tiene que escribir un motivo de al menos 10 caracteres. Ese motivo no es una formalidad:
- queda unido al período;
- aparece en el registro de auditoría bajo una acción distinta, y no bajo una banal actualización de ajustes;
- reaparece en los estados financieros anuales.
Dicho de otro modo, un período publicado y luego reabierto ya no puede pasar desapercibido.
Atención: escriba un motivo que un tercero entienda dentro de dos años. «Corrección» no dice nada. «Factura de electricidad de noviembre recibida en febrero, no provisionada» lo dice todo.
Quién puede hacer qué
La pestaña Gobernanza solo aparece a las personas con el permiso correspondiente. El cierre, la reapertura y el cierre anual son actos de gobernanza, no gestos de captura.
Consejo: en una iglesia pequeña donde una sola persona lleva las cuentas, dé igualmente el permiso a una segunda. Un cierre bloqueado por una ausencia es un motivo frecuente de cuentas atrasadas.
Los errores frecuentes
- Cerrar antes de haber conciliado el banco. El informe sale, luego aparece una línea inexplicada, y hay que reabrir.
- Cerrar varios meses de golpe a fin de año. Como el bloqueo cubre «hasta», funciona, pero pierde la huella mensual y envía al consejo informes que debería haber recibido sobre la marcha.
- Reabrir sin avisar al consejo. El motivo reaparecerá en los estados anuales. Siempre es mejor anunciarlo que dejar que se descubra.
- No cerrar nunca. Sus libros siguen siendo un borrador indefinidamente, y nada impide insertar un asiento antedatado.