La conciliación bancaria
Confrontar su extracto bancario con sus operaciones: importar un CAMT.053 o un CSV, entender las operaciones en circulación, conciliar una línea y saber qué hacer cuando nada corresponde.
Sin conciliación, su contabilidad es una declaración: dice lo que usted ha registrado. Con ella, se convierte en una prueba: cada línea de su extracto se confronta con una operación, y lo que no corresponde se nombra en vez de desaparecer.
Es la diferencia entre unas cuentas que un consejo debe creer bajo palabra y unas cuentas que puede verificar.
Crear una cuenta bancaria
- Abra Finanzas, luego Banco.
- Haga clic en Añadir una cuenta: basta una denominación («Cuenta corriente Belfius», «Caja del domingo»).
Nota: nunca le pedimos su IBAN. Sanctumel no guarda su dinero y no accede a su banco: es usted quien exporta e importa sus extractos. Es una garantía, no una carencia.
Importar un extracto
La importación se hace en tres tiempos: decimos qué se acepta, le mostramos lo que contiene el archivo, y después guardamos.
- Haga clic en Importar un extracto.
- Lea los formatos aceptados.
- Suelte su archivo, o haga clic para elegirlo.
- Verifique la vista previa: período, saldo de cierre, líneas por importar, duplicados ignorados, primeras líneas.
- Confirme.
No se guarda nada antes de su confirmación. La vista previa la produce el mismo código que la importación: los mismos errores, las mismas cifras. Lo que ve es lo que se escribirá.
Consejo: la primera cifra a verificar en la vista previa es el saldo de cierre. Debe corresponder exactamente a su extracto en papel o en línea. Si difiere, no ha exportado el período correcto, y más vale saberlo antes de escribir 300 líneas.
Los dos formatos, y por qué no son equivalentes
El CAMT.053 es la norma europea. Lleva una referencia única por operación y un saldo certificado por su banco. Es el formato a preferir: el saldo que anuncia es una prueba, no una deducción.
El CSV saca del apuro cuando su banco no expone el CAMT. Las columnas se reconocen por su nombre, en cualquier orden: una columna de fecha, y o bien un importe con signo, o bien dos columnas de debe y haber. Casi nunca lleva los saldos, así que los deducimos a partir del último saldo conocido.
La pantalla le dice cuál de los dos ha importado, porque el valor probatorio no es el mismo.
Nota: el formato belga CODA no está soportado. Es de anchura fija con variantes propias de cada banco; implementarlo a medias produciría extractos silenciosamente falsos. Todos los bancos belgas exportan también en CAMT.053: pídaselo al suyo, existe.
Nota: reimportar dos veces el mismo extracto, o dos extractos que se solapan, no añade ninguna línea duplicada. El sistema reconoce las operaciones ya conocidas y le dice cuántas ha ignorado.
La igualdad que verifica la pantalla
| Saldo de su extracto | 12.690,00 |
| − cobros registrados, aún no abonados | − 300,00 |
| + pagos registrados, aún no cargados | + 200,00 |
| = saldo contable esperado | 12.590,00 |
Las dos líneas del medio son las operaciones en circulación: un cheque entregado el viernes, una transferencia enviada el 31. No son errores. Explican la diferencia entre su extracto y sus cuentas, y la pantalla las presenta como tales.
Lo que queda después de ellas, en cambio, sí es una anomalía real: una línea de extracto sin operación es dinero que se ha movido sin que nadie lo registre.
Consejo: una diferencia que persiste al céntimo durante varios meses es casi siempre una comisión bancaria nunca registrada. Busque primero un importe pequeño y regular antes de rehacerlo todo.
Conciliar una línea
Haga clic en Conciliar frente a una línea inexplicada. El sistema propone las operaciones que podrían corresponder, ordenadas por puntuación, con la razón de cada una: importe próximo, mismo día, referencia encontrada, contraparte reconocida.
Atención: la puntuación nunca aplica nada por sí sola. Es usted quien valida. Una conciliación falsa pero automática es mucho peor que una lenta: da la sensación de que sus cuentas están probadas cuando acaban de ser maquilladas.
El importe es una condición necesaria, nunca suficiente: dos diezmos de 50 el mismo domingo existen. Son la fecha y el concepto los que los distinguen, y es usted quien decide.
Cuando ninguna operación corresponde
Es el caso más frecuente, y no tiene nada de anormal: significa simplemente que la línea del extracto todavía no tiene su equivalente en sus registros. Tres causas, por orden de frecuencia.
1. La operación nunca se registró. Una comisión bancaria, un recibo domiciliado, una transferencia recibida de la que nadie fue avisado. Es el caso más común.
El gesto: vaya a Finanzas, registre la operación que falta con la fecha y el importe del extracto, y vuelva a conciliar.
2. La operación existe, pero con un importe o una fecha demasiado alejados. Un diezmo registrado a 50 cuando la transferencia era de 50,50, o fechado el domingo cuando el banco lo pasó el martes. El sistema no la propone porque no adivina.
El gesto: corrija la operación en Finanzas para que refleje la realidad bancaria, y vuelva.
3. La línea no debe conciliarse en absoluto. Una transferencia interna entre dos de sus cuentas, una regularización del banco, una línea que pertenece a un ejercicio ya cerrado.
El gesto: haga clic en Descartar.
Qué hace exactamente «Descartar»
Descartar una línea la saca del recuento de líneas por explicar, sin eliminarla y sin crear ningún asiento contable.
- La línea sigue visible en el extracto importado.
- Ya no se cuenta como anomalía.
- Puede reintegrarla en cualquier momento.
Atención: descartar no es «archivar sin más». Descarte una línea solo si puede decir por qué no tiene contrapartida. Una línea descartada por cansancio es dinero que se ha movido y que ya nadie buscará.
Los errores frecuentes
- Importar un extracto y quedarse ahí. La importación no concilia nada: aporta la materia. La conciliación es el gesto que viene después.
- Descartar en masa para bajar el contador a cero. El contador es un indicador, no un objetivo. Un cero obtenido así miente.
- Conciliar por el solo criterio del importe. Así es como se atribuye el diezmo de un miembro a otro, y el certificado fiscal de fin de año lo revela públicamente.
- Esperar a diciembre para conciliarlo todo. Una línea inexplicada se encuentra en dos minutos en el mismo mes, y en dos horas once meses después.
Consejo: concilie una vez al mes, justo antes de cerrar el mes. Es el orden natural: se prueba, y luego se congela.
Imprimirla
El estado de conciliación bancaria se imprime desde Finanzas, Banco. Lleva el mismo membrete que los demás impresos contables, y dice al pie de página si cada línea del extracto corresponde a una operación.
Esa mención se imprime incluso cuando todo va bien. Es la que da su valor al documento ante un controlador.