En África y en las iglesias pequeñas, gran parte de los ingresos llega en efectivo. La hoja de conteo aplica el principio de cuatro ojos: dos personas cuentan el efectivo de forma independiente, se registra la diferencia y nada entra en la contabilidad hasta validar el importe.
Nota: Sanctumel solo registra el movimiento. El dinero permanece físico hasta su depósito en la cuenta de la iglesia - sin retención de fondos.
Crear una hoja
- Abra Finanzas → Conteo de efectivo.
- Haga clic en Nueva hoja (fecha + etiqueta, p. ej. «Colecta del culto dominical»).
Los dos conteos
Dos contadores introducen de forma independiente su total, cada uno en su casilla. Deben ser dos personas distintas: si se introduce el mismo nombre en ambas casillas, el conteo se rechaza. Un doble conteo en el que una sola persona aporta las dos cifras no es un control, es una formalidad.
- El contador 1 introduce su nombre y el importe contado.
- El contador 2 hace lo mismo, sin que se le imponga la cifra del otro.
En cuanto ambos han contado, aparece la diferencia de caja:
- Concuerda (verde) si los dos totales coinciden;
- Diferencia: X (rojo) en caso contrario.
Consejo: una diferencia no es forzosamente un error de conteo - es una señal. Recuenten juntos antes de validar.
Los dos QR de recuento
Aquí es donde el control a cuatro ojos se vuelve real. Mientras los dos importes se introduzcan en la misma pantalla, sostenida por la misma persona, nada impide mirar la primera cifra antes de teclear la segunda - y un recuento que se sabe observado ya no es un recuento independiente.
En una hoja pendiente, pulse Mostrar los QR de recuento. Aparecen dos QR, uno por contador, cada uno con el logotipo de su iglesia.
- Coloque la pantalla en la mesa de recuento.
- Cada contador escanea el suyo con su propio teléfono.
- Introduce su nombre, su importe y el detalle de los billetes si lo desea.
Dos dispositivos, dos personas, dos marcas de hora separadas.
Important: la página del contador nunca muestra el importe del otro. Da su nombre - para que nadie crea que está ocupando su casilla - pero no su cifra. Mostrarla convertiría el segundo recuento en una copia, y el doble recuento en un trámite.
No hace falta ninguna cuenta: los contadores son voluntarios, y pedirles que creen una para diez minutos de recuento garantizaría que el control no se haga nunca. Un control interno solo se sostiene si es más fácil de respetar que de eludir.
Cada QR muere con su uso. En cuanto un contador envía su importe, su QR desaparece y deja un «Recuento recibido»: usted ve de un vistazo quién falta. Ambos caducan además a las doce horas - un QR de colecta fotografiado el domingo no debe seguir sirviendo el jueves.
Astuce: siempre puede introducir los dos importes a mano desde la pantalla, por ejemplo si un contador no tiene teléfono. El QR no sustituye nada; simplemente hace verificable el control.
Quién hace qué
La separación de funciones es la razón de ser de la hoja: quien cuenta no es quien fija el importe.
| Acción | Quién puede hacerlo |
|---|---|
| Crear una hoja, introducir un conteo | Toda persona autorizada a registrar en finanzas (diácono, tesorero, pastor, administrador) |
| Validar (crear el asiento) | Solo quien tiene derecho a validar en finanzas (tesorero, pastor, administrador) |
| Anular una hoja, registrar el depósito | Solo quien tiene derecho a modificar en finanzas |
| Consultar | Toda persona con acceso a finanzas |
Note: un diácono sigue contando la ofrenda como antes. Lo que ya no puede hacer es fijar él mismo el importe que acaba de contar.
Validar y depositar
- Validar: fije el importe retenido. Esto crea automáticamente el asiento en el libro mayor (ofrenda en efectivo).
- Marcar depositado: registre la fecha y la referencia del depósito bancario.
El depósito permite conciliar el efectivo físico con la cuenta: sabe qué se contó, validó y luego se depositó realmente.
Cada paso queda con marca de hora: la del primer conteo, la del segundo y la de la validación. Es la cronología que pedirá una auditoría.
Important: la validación es irreversible. Crea el asiento en el libro mayor; una vez hecha, la hoja ya no puede anularse y un error se corrige con un asiento de corrección, no con un borrado. Compruebe el importe retenido antes de validar.