Las cotizaciones le permiten seguir las aportaciones periódicas de sus miembros, campaña por campaña: diezmo mensual, un proyecto de construcción, un compromiso anual. Cada campaña muestra el importe recaudado, el avance hacia el objetivo y, miembro por miembro, quién ha aportado y quién va atrasado. Así se utiliza.
Crear una campaña
- Abra Finanzas y luego Cotizaciones.
- Haga clic en Nueva campaña.
- Indique el nombre (por ejemplo, «Cotización mensual 2026») y, si lo desea, una descripción.
- Añada un objetivo total o un objetivo mensual, elija la moneda y la fecha de inicio.
- Elija un color para reconocer la campaña de un vistazo.
- Marque Recibo fiscal si los pagos dan derecho a un certificado y guarde.
Nota: el objetivo es opcional. Sin objetivo, la campaña permanece abierta y solo muestra el total recaudado, sin barra de avance.
Registrar un pago
Para las cotizaciones recibidas en efectivo, por transferencia o por cheque, regístrelas manualmente:
- Abra la campaña correspondiente y haga clic en Registrar un pago.
- Elija el miembro, indique el importe y la fecha.
- Seleccione el método de pago: efectivo, transferencia, cheque u otro.
- Añada una nota si hace falta y guarde.
Consejo: utilice Guardar y nuevo para registrar varios pagos seguidos sin cerrar la ventana, por ejemplo tras una colecta. El miembro y el importe se reinician y la fecha se mantiene.
Ver quién está al día o atrasado
Haga clic en una campaña: se abre su página de detalle (ya no es una ventana emergente). Allí encontrará:
| Elemento | Qué le muestra |
|---|---|
| Tarjetas de síntesis | Total recaudado, número de contribuyentes, de pagos y de suscritos |
| Categorías y suscripciones | Quién se comprometió a qué importe, y el recobro por categoría |
| Deudas y atrasos | La situación de cada miembro: prometido, esperado, pagado, deuda |
| Clasificación | Los miembros, del mayor al menor contribuyente |
| Tabla mes por miembro | Una celda por mes y por miembro, con el importe imputado a ese mes |
La tabla mensual sigue la misma lógica que el extracto individual: un pago de 100 sobre una cuota de 20/mes llena 5 celdas de 20, del mes más antiguo al más reciente - nunca un bloque global en el mes del pago. Los colores lo dicen todo de un vistazo: verde = pagado, naranja = parcial, rojo = pendiente, gris = pausa, azul = anticipo.
Corregir un pago
Cada celda de la tabla mensual que lleva un importe es clicable: abre los pagos individuales del miembro para ese mes. Ahí se corrigen los errores de registro, al nivel del asiento preciso - nunca sobre una suma agregada. Dos gestos, para dos tipos de error:
- Cambiar el mes al que corresponde: el pago es correcto, solo cuenta para el mes equivocado. El asiento se modifica en el sitio, con traza en el registro de auditoría - nada se anula, el dinero no se movió.
- Corregir el importe: la suma registrada es errónea. El asiento original se anula y sigue visible, tachado, con el motivo que usted escribe (mínimo 10 caracteres); un asiento corregido vinculado lo sustituye. Es la regla contable: un importe nunca se retoca en silencio.
En ambos casos, el reparto mes a mes, las deudas, los totales y el informe por tramo se recalculan de inmediato.
Nota: estos gestos requieren el permiso de modificación en finanzas. Un lector ve los pagos, no los botones.
Recordar con un enlace de pago
Puede invitar a los miembros a cotizar en línea mediante un enlace de pago personal, enviado por correo:
- En el detalle de la campaña, haga clic en Enviar el enlace.
- Pestaña Un miembro: elija a la persona y envíele su enlace.
- Pestaña Suscriptores: añada a los miembros que se han comprometido (con un importe prometido opcional) y envíe el enlace a todo el grupo con un solo clic.
Atención: un miembro sin dirección de correo no puede recibir un enlace. La lista de suscriptores señala estos casos para que los gestione de otra forma (un pago registrado manualmente).
Enviar recordatorios automáticamente
Una campaña puede enviar su enlace de pago por sí sola, a intervalos regulares:
- Al crear o editar la campaña, active el envío automático.
- Elija la frecuencia (mensual o semanal) y el día de envío.
Una vez activado, cada suscriptor recibe su enlace el día previsto, sin que usted tenga que hacer nada más.
Imprimir el informe
Desde el detalle de una campaña, el botón Informe genera un documento con el membrete de su iglesia: total recaudado, avance y detalle por miembro. Ideal para una asamblea o un consejo.
Deudas y puesta al día (imputación automática)
Cuando una campaña tiene un importe mensual (promesa del miembro u objetivo mensual), Sanctumel calcula automáticamente la situación de cada uno: importe prometido × meses transcurridos − total pagado, todos los canales juntos (efectivo, transferencia, en línea).
- Pagar menos: pagar 10 € de una cuota de 20 € deja una deuda de 10 € - visible en la sección «Deudas y atrasos» del detalle de campaña.
- Pagar más: pagar 100 € con 20 €/mes salda el atraso y cubre los meses siguientes (5 meses en total). Los pagos se imputan siempre del mes más antiguo al más reciente.
- Varios canales, mismo mes: 10 € en efectivo + 10 € en línea para el mismo mes completan ese mes de forma natural - solo cuenta la suma.
- En su enlace personal, el miembro ve su situación («Atraso: 3 meses - 60 €») con botones «Pagar 1 mes» y «Ponerse al día», y una vista previa de lo que cubre el importe introducido.
- Al registrar un pago manual, el tesorero indica el mes correspondiente (informativo: el saldo se calcula siempre sobre la suma).
Categorías y suscripciones
Algunas iglesias organizan la cuota por categorías: unos dan 100 €, otros 50 €, otros 10 €. Sanctumel lo gestiona con categorías:
- Crear las categorías en el detalle de la campaña (ej. «Constructor 100 €», «Apoyo 50 €», «Miembro 10 €»). Un importe libre siempre es posible.
- Inscribir a los miembros: cada miembro se suscribe a una categoría (o un importe libre) desde un mes de inicio - incluso en el pasado para retomar un seguimiento existente.
- Cambiar de categoría: el nuevo importe se aplica desde el mes de efecto elegido. El pasado nunca se reescribe: la deuda de marzo se calcula siempre con el importe prometido en marzo.
- Pausa y baja: una suscripción en pausa no debe nada durante la pausa; una suscripción detenida no debe nada en adelante, pero su deuda pasada sigue visible.
- Informe por categoría: suscritos, esperado, recaudado, deuda y tasa de recaudación por categoría - directamente en el detalle de campaña.
- Estado individual: para cada miembro, una cuadrícula mes a mes (pagado / parcial / debido / pausa / adelanto) con impresión PDF con membrete de la iglesia.
- Estado por email: envíe a cada miembro su estado en PDF (botón del estado individual, o envío agrupado «a todos» / «solo con deuda»). Si el miembro tiene deuda y Sanctumel Pay está activo, el email incluye un botón «Saldar mi cuota pendiente» (importe pre-rellenado) y el PDF un código QR de pago - enlace personal de un solo uso. Cada envío se registra en Miembros, Comunicaciones.