Cada operación que registras en Finanzas se clasifica y luego se anota automáticamente en tu contabilidad, sin doble registro. Ya venga el importe de una donación en línea o de una entrada manual, se suma al mismo libro y actualiza tus totales en tiempo real. Así funcionan las categorías y el seguimiento por categoría.
Entender ingresos y gastos
Toda operación es primero un ingreso o un gasto. Al crear una operación eliges primero esta naturaleza y luego un tipo predefinido adecuado:
| Naturaleza | Tipos disponibles |
|---|---|
| Ingreso | Diezmo, Ofrenda, Donación, Misión, Contribución, Otro ingreso |
| Gasto | Gasto general, Alquiler, Mantenimiento, Construcción, Otro gasto |
Nota: estos tipos básicos están pensados para la vida de una iglesia. Siempre están disponibles, así que no hay nada que configurar para empezar.
Añadir una categoría contable
Además del tipo, puedes vincular cada operación a una categoría contable más precisa (por ejemplo «Sonido», «Diaconía», «Electricidad»). Es un campo opcional, pero hace tus informes mucho más claros.
- Abre Finanzas.
- Crea una operación con Nueva operación.
- Tras elegir la naturaleza y el tipo, selecciona una categoría de la lista.
- La lista se adapta: categorías de ingresos para un ingreso, categorías de gastos para un gasto.
Consejo: una categoría de gasto también puede servir de base para un presupuesto. Así controlas lo previsto y lo consumido en el mismo lugar.
El motor contable único
Sanctumel se basa en un motor contable único: en cuanto una operación se valida, se registra una sola vez y se refleja en todas partes.
- Una donación en línea cobrada mediante Sanctumel Pay llega al libro automáticamente, marcada como procedente de Pay.
- Una entrada manual (efectivo, transferencia, cheque) se suma al mismo libro, marcada como manual.
- Los totales (ingresos, gastos, saldo) se recalculan al instante.
Atención: las entradas de dinero están protegidas. No se eliminan libremente: su anulación exige una justificación por escrito y queda registrada en el historial. Es una garantía de rigor, no una traba.
Seguir la actividad por categoría
El panel de Finanzas muestra tarjetas resumen (ingresos, gastos, saldo, diezmos, ofrendas, donaciones). Haz clic en una tarjeta para abrir el detalle del tipo correspondiente.
- Haz clic en una tarjeta, por ejemplo Diezmos o Gastos.
- Se abre la lista de operaciones de ese tipo, cada una con su categoría.
- Usa la búsqueda para filtrar por miembro, descripción, categoría o referencia.
- El total de la selección aparece abajo.
Cada operación de la tabla principal también muestra su categoría, para que veas de un vistazo a dónde va el dinero.
El plan de categorías tipo
No tiene que inventar sus categorías: Sanctumel incluye un plan de categorías tipo de iglesia, preciso y listo para usar, en el idioma de su iglesia.
- Iglesia nueva: las categorías tipo se crean automáticamente en la primera visita (diezmo, ofrenda, donativos, acción de gracias, misiones, alquiler y gastos, mantenimiento, transporte, ayuda social, comisiones bancarias...).
- Iglesia existente: en Nueva operación, haga clic en Categorías tipo de iglesia para adoptarlas con un clic. Nada se duplica: las categorías que ya tiene se conservan tal cual.
- Sigue siendo libre de añadir, renombrar o eliminar sus propias categorías en cualquier momento.
Nota: los cobros en línea se categorizan automáticamente en origen: una venta de la tienda llega a «Ventas de tienda», una entrada de evento a «Entradas de eventos», un diezmo en línea a «Diezmo». Sin cajón de sastre «Otros».
Canales de venta y retiradas
El dinero de la Tienda, las Entradas, las ventas de Libros y de Cursos se sigue canal por canal:
- Abra Finanzas, luego Informes, pestaña Canales de venta.
- Cada canal muestra el bruto, las comisiones y el neto del período, más el neto acumulado, lo ya retirado y el disponible.
- Haga clic en Retirar para registrar con un clic la reversión del dinero del canal (a la caja central, a un responsable, a un proyecto). El importe viene pre-rellenado con el disponible.
La retirada crea un asiento de salida «Reversión...» con la fecha del día: los ingresos del canal quedan intactos, la salida queda trazada y todos los informes (categorías, período, fondos) siguen siendo correctos.
Una categoría decide la cuenta
Una categoría no es una simple etiqueta de clasificación. Es lo que decide la cuenta contable en la que se registrará la operación, y por tanto la línea donde aparecerá en todos sus libros.
Es el plan contable el que tiende ese puente entre su lenguaje («Sonido», «Diaconía») y los números de su contable. Se configura una vez, al principio. Véase el plan contable.
Consejo: antes de crear una categoría nueva, pregúntese si algún día querrá ver esa línea sola en un informe. Si la respuesta es no, una categoría existente basta. Multiplicar las categorías vuelve ilegible el informe por categoría sin aportar nada.
En qué se convierte su registro
En cuanto se valida la operación, nace tras usted un asiento por partida doble: la categoría da la cuenta de resultado, el medio de pago da la cuenta de tesorería.
| Lo que usted registra | El asiento derivado |
|---|---|
| Diezmo, 100, efectivo | Debe 571 Caja 100 · Haber 7300 Diezmos 100 |
| Alquiler, 850, transferencia | Debe 6100 Alquiler 850 · Haber 550 Banco 850 |
Usted nunca registra un debe ni un haber. Véase el libro diario para leer estos asientos, verificar la salud del libro y entender cómo se corrige un error.
Nota: si cambia la categoría de una operación ya registrada, el asiento la sigue solo: su línea de resultado cambia de cuenta, y la tesorería no se mueve, porque era correcta.