El plan contable
El puente entre sus categorías y los números de cuenta: elegir un referencial, vincular sus categorías y mantener el control de la numeración.
Una categoría es su lenguaje: «Sonido», «Diaconía», «Electricidad». Un contable, en cambio, trabaja con números. El plan contable tiende el puente entre ambos, y es él quien decide la numeración de todos sus libros.
Se configura una vez, al principio, y casi nunca vuelve a tocarlo.
Por qué hay que crearlo
Sin plan contable su iglesia tiene contabilidad, pero es muda para un tercero. Todos sus ingresos van a un solo número y todos sus gastos a otro: el alquiler, la electricidad, los honorarios y las misiones llegan al mismo sitio.
Su contable no recibe un libro mayor, recibe dos masas. Tendrá que reconstruir a mano lo que usted ya sabía, y se lo facturará.
Nota: usted nunca verá un número de cuenta al registrar una operación. Elige una categoría, como antes. El plan contable es un ajuste, no una obligación de captura.
Crearlo con un clic
- Abra Finanzas, luego Informes, sección Contabilidad, pestaña Plan contable.
- Compruebe el referencial propuesto. Se deduce del país de su iglesia.
- Haga clic en Crear el plan contable. Se crean las cuentas y sus categorías quedan vinculadas en el mismo gesto.
- Mire la casilla Sin cuenta: esas categorías irán a la cuenta «Otros» mientras no les elija una cuenta.
| País | Referencial propuesto |
|---|---|
| Bélgica | PCMN |
| Francia | PCG |
| África occidental y central | SYSCOHADA |
| Otros países | Genérico |
Puede elegir otro: una iglesia belga cuyo contable trabaja con el PCG es libre de retener el PCG.
Leer un número de cuenta
La primera cifra lo dice todo. Es lo único que hay que recordar para leer un balance de sumas y saldos sin ser contable.
| Clase | Qué contiene | Ejemplo |
|---|---|---|
| 1 | Fondos propios y deudas a largo plazo | 170 Préstamos |
| 2 | Inmovilizado (lo que la iglesia posee de forma duradera) | 221 Edificios |
| 4 | Créditos y deudas corrientes | 440 Proveedores |
| 5 | Tesorería | 550 Banco, 571 Caja |
| 6 | Gastos (lo que le empobrece) | 6100 Alquiler |
| 7 | Ingresos (lo que le enriquece) | 7300 Diezmos |
Dos cifras zanjan una pregunta frecuente: 6 y 7 van a la cuenta de resultados, todo lo demás va al estado del patrimonio. Una cuenta de clase 2 nunca es un gasto, aunque el dinero saliera el día de la compra.
Consejo: cuando una cifra le sorprenda en un informe, mire primero la clase de la cuenta. Nueve de cada diez veces la anomalía es una categoría vinculada a la clase equivocada, no un error de captura.
Lo que este plan es, y lo que no es
El plan entregado es un modelo de partida. Las clases son correctas, pero los números de subcuentas hay que validarlos con su contable: cada despacho tiene sus costumbres, y dos contables del mismo país no numeran siempre igual.
Por eso cada número sigue siendo modificable. Abra la sección El plan contable, haga clic en Modificar frente a una cuenta, cambie su número o su denominación. Sus categorías siguen vinculadas: siguen a la cuenta, no al número.
Atención: una cuenta nunca se elimina, se desactiva. Hay operaciones pasadas que remiten a ella, y borrarla haría ilegible su historial. Además, una cuenta todavía usada por una categoría se niega a desactivarse mientras no la reasigne.
El error más frecuente
Crear el plan contable después de haber registrado varios meses de operaciones, y luego extrañarse de que el diario esté vacío.
Es normal: los asientos se derivan en el momento del registro, a partir de la cuenta de la categoría. Las operaciones anteriores no la tenían. El botón Recuperar de la pestaña Diario las registra todas, en orden cronológico, sin duplicar nada.
Consejo: si empieza con Sanctumel, cree el plan contable antes de su primera operación. Cinco minutos al principio le ahorran una recuperación y una verificación.
Lo que cambia en sus exportaciones
- FEC (Francia) sale por partida doble, dos líneas equilibradas por operación, como exige el formato.
- PCMN (Bélgica), SYSCOHADA y el Diario genérico llevan el número real de cada categoría, con su denominación.
- Una iglesia que aún no haya creado su plan conserva exactamente el comportamiento anterior: nada se rompe, el archivo sigue siendo simplemente tosco.