El libro mayor
Todos los movimientos de una cuenta con su saldo progresivo: cómo investigar una cifra que sorprende y encontrar el día exacto en que una cuenta se desvió.
El libro mayor despliega todos los movimientos de una cuenta, en orden del tiempo, con el saldo tras cada uno de ellos. Es la herramienta de investigación de la contabilidad.
El balance le dice que la cuenta «Mantenimiento» pesa 4.200. El mayor le dice de qué están hechos esos 4.200, y en qué momento exacto se acumularon.
Abrirlo
- Abra Finanzas, luego Informes, sección Contabilidad, pestaña Libro mayor.
- Elija el período en la parte superior de la página.
- Seleccione la cuenta a consultar en la lista.
Una cuenta a la vez, deliberadamente. Un mayor que mostrara todas las cuentas de golpe sería solo un diario ordenado de otra manera, y usted perdería precisamente lo que le da valor: la continuidad de un único saldo.
El saldo progresivo, y por qué lo cambia todo
Cada línea lleva el saldo de la cuenta después de ese movimiento. Es la columna más útil de la pantalla, y la que una hoja de cálculo nunca ofrece.
| Fecha | Concepto | Debe | Haber | Saldo progresivo |
|---|---|---|---|---|
| 03/03 | Saldo anterior | 1.240,00 | ||
| 07/03 | Factura de electricidad | 310,00 | 1.550,00 | |
| 12/03 | Reparación del tejado | 2.400,00 | 3.950,00 | |
| 28/03 | Abono de proveedor | 250,00 | 3.700,00 |
Una simple lista le habría mostrado las mismas cuatro líneas. El saldo progresivo le muestra además el 12 de marzo: el día en que esa cuenta se desvió, y por tanto la línea sobre la que preguntar.
Consejo: cuando una cuenta le sorprenda, no lea los importes uno a uno. Recorra solo la columna del saldo progresivo hasta ver el escalón. Señala la línea a examinar en un segundo.
Investigar una cifra, paso a paso
Es el gesto que hará su contable, y que usted puede hacer antes.
- El balance detecta. Un saldo le parece demasiado alto, o cae del lado equivocado.
- El mayor explica. Abra esa cuenta en el período y busque el escalón.
- La línea remite a la operación. El concepto y la fecha le devuelven al registro de origen en Finanzas.
- Usted decide. Si la operación es correcta pero está mal clasificada, reimpútela: el asiento la seguirá solo. Si no debería existir, anúlela: se creará una contrapartida.
Nota: reimputar una operación desplaza la línea de resultado de su asiento, y solo esa. La línea de tesorería no se mueve, porque era correcta: el dinero sí entró en el banco, simplemente estaba guardado bajo el ingreso equivocado.
Las tres cuentas que abrir antes de una asamblea
Si solo consulta tres antes de presentar cifras, elija estas.
La cuenta de banco. Su saldo de cierre debe corresponder a su extracto. Si difiere, la conciliación bancaria le dirá por qué.
La cuenta de caja. Una caja no puede ser negativa: nadie saca de un cajón un dinero que no está. Un saldo acreedor señala un gasto registrado antes que su ingreso, o un ingreso olvidado.
La cuenta «Otros ingresos». Es el cajón de sastre. Si crece, no es que haya muchos otros ingresos: es que hay categorías sin cuenta y sus ingresos se vierten ahí. Abra entonces la pestaña Plan contable.
Los errores frecuentes
- Consultar una cuenta en un período demasiado corto. El mayor parte del saldo de inicio de período. Si busca de dónde viene un saldo antiguo, amplíe el período, si no el saldo anterior absorbe precisamente lo que busca.
- Confundir el concepto del asiento con el de la operación. El concepto del asiento viene de la cuenta; es normal que sea genérico. La descripción que usted escribió está en la operación, en Finanzas.
- Buscar a un miembro en el libro mayor. No está, y es intencionado: la contabilidad trabaja sobre cuentas, no sobre personas. Para encontrar quién dio, use el seguimiento de diezmos o de donativos.
Imprimirlo
El botón Imprimir produce el mayor de la cuenta mostrada, con el membrete de su iglesia, con el nombre de la cuenta, el período, la fecha de edición y el autor en todas las páginas.
Es la pieza que un contable anota. Imprímale las cuentas que pide en lugar del diario entero: buscará menos, y le facturará menos.