El estado del patrimonio
Lo que la iglesia posee, lo que debe y la diferencia. Distinguir el dinero prometido a un proyecto del que el consejo puede gastar, y recuperar lo existente sin contarlo dos veces.
Todos los demás informes dicen lo que usted ha hecho. El estado del patrimonio dice dónde está: lo que la iglesia posee, lo que debe y lo que queda.
Es la pieza que la ley belga reclama a una pequeña asociación sin ánimo de lucro, y es la que un consejo debería mirar primero antes de cualquier compromiso.
Abrirlo
- Abra Finanzas, luego Informes, sección Contabilidad, pestaña Patrimonio.
- La fecha de fin de período sirve de fecha de cierre: el estado se da a ese día.
Aparecen tres bloques: los haberes, las deudas y el patrimonio neto que es su diferencia.
Qué contiene cada bloque
| Bloque | Rúbricas |
|---|---|
| Haberes | Inmovilizado, créditos, liquidez, otros haberes |
| Deudas | Deudas financieras (préstamos), deudas con proveedores, otras deudas |
| Patrimonio neto | La diferencia, dividida en fondos afectados y fondos libres |
Nota: dos diferencias con el balance de una sociedad. Los fondos propios no figuran como una deuda con socios: una asociación no tiene accionistas a los que devolver nada. Y el patrimonio neto se divide después en fondos afectados y fondos libres, lo que un balance de sociedad no hace.
Fondos afectados y fondos libres
Una iglesia que tiene 40.000 de los cuales 32.000 están prometidos a la construcción no tiene 40.000 disponibles. El estado separa por tanto:
- los fondos afectados: prometidos a un proyecto, no libremente utilizables;
- los fondos libres: aquello de lo que el consejo dispone realmente.
Es una exigencia de las normas internacionales del sector asociativo, y es sobre todo lo que evita que un consejo decida de buena fe sobre una cifra que cree disponible.
Consejo: cuando un consejo pregunta «¿tenemos medios para…?», la única cifra que responde es la de los fondos libres. Ni el saldo bancario, ni el patrimonio neto.
El dinero afectado viene de sus campañas: un donativo marcado «construcción» alimenta el fondo afectado de esa campaña. Véase presupuestos y dinero afectado.
Se controla contra la cuenta de resultados
La cuenta de resultados y el estado del patrimonio forman una pareja: la primera dice cómo ha llegado ahí, el segundo dónde está.
Una banda confronta ambos al pie de la cuenta de resultados. La variación de su patrimonio neto en el período debe explicarse por el resultado, más sus eventuales movimientos de fondos propios.
Si ambos divergen sin explicación, uno de los dos es falso. Véase la cuenta de resultados.
La recuperación de lo existente, sin la cual el patrimonio es falso
Mientras no la haya hecho, el estado solo refleja lo que ha pasado por Sanctumel. Una iglesia que tenía 12.000 en el banco al llegar parecería tener cero. Una banda se lo dice mientras la pregunta no se haya planteado.
- Pestaña Patrimonio.
- Haga clic en Recuperar lo existente.
- Indique la fecha de recuperación, y después lo que poseía y lo que debía.
- El sistema pasa un asiento de apertura y lleva la diferencia al Fondo de la asociación: ese es su patrimonio neto de partida.
Declara, línea por línea: banco, caja, mobile money, créditos, inmovilizado, y en deudas los préstamos y las deudas con proveedores.
Se puede completar
Una iglesia descubre un préstamo en curso en marzo, un edificio olvidado en junio. Reabre el formulario y los añade.
Usted declara siempre el estado real («esto es lo que teníamos») y el sistema solo registra la diferencia con lo ya recuperado. Repetir dos veces la misma declaración no produce nada la segunda vez.
Nota: esto sustituye a la antigua regla del «una sola vez». Prohibir un segundo paso parecía prudente, pero no protegía de nada: convertía una recuperación incompleta en una recuperación definitivamente falsa. Razonar en diferencias hace imposible el doble cómputo por construcción, y no por prohibición.
Tres precisiones que cambian el resultado
El valor de compra, no el valor actual. Para su inmovilizado, indique lo que pagó, y después la amortización acumulada en la línea siguiente. Sin ese segundo número, un edificio pagado hace diez años figura en el balance como si fuera nuevo. El sistema rechaza además una amortización acumulada superior al precio de compra: un bien nunca se amortiza más allá de lo que costó.
La parte ya prometida. Si una parte de ese dinero estaba destinada a un proyecto, dígalo. Sin esa línea, todo el patrimonio recuperado aparece como libremente disponible.
La fecha no puede solaparse con sus asientos. Si sus cuentas ya llevan operaciones anteriores a la fecha elegida, el sistema se niega: recuperar un saldo a esa fecha contaría ese dinero dos veces. La fecha propuesta por defecto es la víspera de su primer movimiento registrado.
Consejo: si su iglesia se fundó con Sanctumel y por tanto no tenía nada antes, responda «No teníamos nada antes». La banda se apaga y usted conserva una fecha a la que vincular más tarde un préstamo o un bien olvidado.
Atención: la recuperación forma parte del ejercicio. Si el período está bloqueado, ya no puede completarse: hay que reabrir primero el período desde la pestaña Gobernanza, con un motivo escrito.
Los errores frecuentes
- Declarar el valor actual de un edificio en lugar de su precio de compra. Su patrimonio se convierte en una estimación y dejará de articularse con sus amortizaciones.
- Olvidar los préstamos en curso. El estado muestra entonces haberes sin las deudas que los financian: el patrimonio neto queda sobrevalorado en esa medida.
- Recuperar lo existente tras haber registrado tres meses de operaciones, con una fecha que las solapa. El sistema se niega, y con razón. Retrase la fecha a la víspera de su primer movimiento.
- Presentar el patrimonio neto como tesorería disponible. Incluye los edificios, el material y los créditos. No es lo que usted puede gastar.
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El botón Imprimir produce el estado del patrimonio con el membrete de su iglesia, con la fecha de cierre, la fecha de edición y el autor en todas las páginas.