Les cotisations vous permettent de suivre les contributions régulières de vos membres, campagne par campagne : dîme mensuelle, projet de construction, engagement annuel. Chaque campagne affiche le montant collecté, la progression vers l'objectif et, membre par membre, qui a versé et qui est en retard. Voici comment vous en servir.
Créer une campagne
- Ouvrez Finance, puis Cotisations.
- Cliquez sur Nouvelle campagne.
- Renseignez le nom (par exemple « Cotisation mensuelle 2026 ») et, si vous le souhaitez, une description.
- Ajoutez un objectif total et/ou un objectif mensuel, choisissez la devise et la date de début.
- Choisissez une couleur pour identifier la campagne d'un coup d'oeil.
- Cochez Reçu fiscal si les versements ouvrent droit à une attestation, puis validez.
Note: l'objectif est facultatif. Sans objectif, la campagne reste ouverte et affiche simplement le total collecté, sans barre de progression.
Enregistrer un versement
Pour les cotisations reçues en liquide, par virement ou par chèque, saisissez-les à la main :
- Ouvrez la campagne concernée, puis cliquez sur Enregistrer un versement.
- Choisissez le membre, saisissez le montant et la date.
- Sélectionnez le mode de paiement : espèces, virement, chèque ou autre.
- Ajoutez une note si nécessaire, puis enregistrez.
Astuce: utilisez Enregistrer et nouveau pour enchaîner plusieurs versements sans fermer la fenêtre, par exemple après une collecte. Le membre et le montant se réinitialisent, la date reste la même.
Voir qui est à jour ou en retard
Cliquez sur une campagne : sa page de détail s'ouvre (ce n'est plus une fenêtre). Vous y trouvez :
| Élément | Ce qu'il vous montre |
|---|---|
| Cartes de synthèse | Total collecté, nombre de contributeurs, de versements et d'abonnés |
| Paliers et souscriptions | Qui s'est engagé à quel montant, et le recouvrement par palier |
| Dettes & retards | La situation de chaque membre : promis, attendu, payé, dette |
| Classement | Les membres, du plus grand au plus petit contributeur |
| Tableau mois par membre | Une case par mois et par membre, remplie avec le montant imputé à ce mois |
Le tableau mensuel suit la même logique que le relevé individuel : un versement de 100 € sur une cotisation de 20 €/mois remplit 5 cases de 20 €, du mois le plus ancien au plus récent - jamais un bloc global dans le mois du paiement. Les couleurs disent tout d'un coup d'œil : vert = payé, orange = partiel, rouge = dû, gris = pause, bleu = avance.
Corriger un paiement
Chaque case du tableau mensuel qui porte un montant est cliquable : elle ouvre les paiements individuels du membre pour ce mois. C'est là que se corrigent les erreurs de saisie, au niveau de l'écriture précise - jamais sur une somme agrégée. Deux gestes, pour deux natures d'erreur :
- Changer le mois concerné : le paiement est bon, il compte simplement pour le mauvais mois. L'écriture est modifiée en place, avec une trace au journal d'audit - rien n'est annulé, l'argent n'a pas bougé.
- Corriger le montant : la somme saisie est fausse. L'écriture d'origine est annulée et reste visible, barrée, avec le motif que vous saisissez (10 caractères minimum) ; une écriture corrigée liée la remplace. C'est la règle comptable : un montant ne se retouche jamais en silence.
Dans les deux cas, la répartition mois par mois, les dettes, les totaux et le rapport par palier se recalculent immédiatement.
Note : ces gestes demandent le droit de modification en finance. Un lecteur voit les paiements, pas les boutons.
Relancer par lien de paiement
Vous pouvez inviter les membres à cotiser en ligne via un lien de paiement personnel, envoyé par email :
- Dans le détail de la campagne, cliquez sur Envoyer le lien.
- Onglet Un membre : choisissez la personne et envoyez-lui son lien.
- Onglet Abonnés : ajoutez les membres qui se sont engagés (avec un montant promis facultatif), puis envoyez le lien à tout le groupe d'un seul clic.
Attention: un membre sans adresse email ne peut pas recevoir de lien. La liste des abonnés signale ces cas afin que vous les traitiez autrement (versement enregistré à la main).
Envoyer automatiquement les rappels
Une campagne peut envoyer son lien de paiement toute seule, à intervalle régulier :
- À la création ou à la modification de la campagne, activez l'envoi automatique.
- Choisissez la fréquence (mensuelle ou hebdomadaire) et le jour d'envoi.
Une fois activé, chaque abonné reçoit son lien au jour prévu, sans intervention de votre part.
Imprimer le rapport
Depuis le détail d'une campagne, le bouton Rapport génère un document sur papier à en-tête de votre église : total collecté, progression et détail par membre. Idéal pour une assemblée ou un conseil.
Dettes et rattrapage (imputation automatique)
Quand une campagne a un montant mensuel (promesse du membre ou objectif mensuel), Sanctumel calcule automatiquement la situation de chacun : montant promis × mois écoulés − total payé, tous canaux confondus (espèces, virement, en ligne).
- Payer moins : payer 10 € sur une cotisation de 20 € laisse une dette de 10 € - visible dans la section « Dettes & retards » du détail de campagne.
- Payer plus : payer 100 € sur du 20 €/mois couvre le retard puis les mois suivants (5 mois au total). Les paiements s'imputent toujours du mois le plus ancien au plus récent.
- Plusieurs canaux, même mois : 10 € en espèces + 10 € en ligne pour le même mois complètent ce mois naturellement - seule la somme compte.
- Sur son lien personnel, le membre voit sa situation (« Retard : 3 mois - 60 € ») avec des boutons « Payer 1 mois » et « Rattraper tout », et un aperçu de ce que couvre le montant saisi.
- À la saisie manuelle d'un paiement, le trésorier indique le mois concerné (informatif : le solde reste calculé sur la somme).
Paliers et souscriptions
Certaines églises organisent la cotisation par catégories : certains donnent 100 €, d'autres 50 €, d'autres 10 €. Sanctumel gère cela avec des paliers :
- Créer les paliers dans le détail de la campagne (ex. « Bâtisseur 100 € », « Soutien 50 € », « Membre 10 € »). Un montant libre reste toujours possible.
- Inscrire les membres : chaque membre souscrit à un palier (ou un montant libre) à partir d'un mois de départ - y compris dans le passé pour reprendre un suivi existant.
- Changer de palier : le nouveau montant s'applique à partir du mois d'effet choisi. Le passé n'est jamais réécrit : la dette de mars se calcule toujours avec le montant promis en mars.
- Pause et arrêt : une souscription en pause ne doit rien pendant la pause ; une souscription arrêtée ne doit plus rien pour l'avenir, mais sa dette passée reste visible.
- Rapport par palier : souscrits, attendu, collecté, dette et taux de recouvrement par catégorie - directement dans le détail de campagne.
- Relevé individuel : pour chaque membre, une grille mois par mois (payé / partiel / dû / pause / avance) avec impression PDF à l'en-tête de l'église.
- Relevé par email : envoyez à chaque membre son relevé PDF (bouton du relevé individuel, ou envoi groupé « à tous » / « en dette seulement »). Si le membre a une dette et que Sanctumel Pay est actif, l'email contient un bouton « Régler ma cotisation restante » (montant pré-rempli) et le PDF un QR code de règlement - lien personnel à usage unique. Chaque envoi est journalisé dans Membres, Communications.