Les cotisations vous permettent de suivre les contributions régulières de vos membres, campagne par campagne : dîme mensuelle, projet de construction, engagement annuel. Chaque campagne affiche le montant collecté, la progression vers l'objectif et, membre par membre, qui a versé et qui est en retard. Voici comment vous en servir.
Créer une campagne
- Ouvrez Finance, puis Cotisations.
- Cliquez sur Nouvelle campagne.
- Renseignez le nom (par exemple « Cotisation mensuelle 2026 ») et, si vous le souhaitez, une description.
- Ajoutez un objectif total et/ou un objectif mensuel, choisissez la devise et la date de début.
- Choisissez une couleur pour identifier la campagne d'un coup d'oeil.
- Cochez Reçu fiscal si les versements ouvrent droit à une attestation, puis validez.
Note: l'objectif est facultatif. Sans objectif, la campagne reste ouverte et affiche simplement le total collecté, sans barre de progression.
Enregistrer un versement
Pour les cotisations reçues en liquide, par virement ou par chèque, saisissez-les à la main :
- Ouvrez la campagne concernée, puis cliquez sur Enregistrer un versement.
- Choisissez le membre, saisissez le montant et la date.
- Sélectionnez le mode de paiement : espèces, virement, chèque ou autre.
- Ajoutez une note si nécessaire, puis enregistrez.
Astuce: utilisez Enregistrer et nouveau pour enchaîner plusieurs versements sans fermer la fenêtre, par exemple après une collecte. Le membre et le montant se réinitialisent, la date reste la même.
Voir qui est à jour ou en retard
Cliquez sur une campagne : sa page de détail s'ouvre, avec son en-tête, sa progression, le pouls mensuel et la section des paliers. Plus bas, le tableau montre les membres. Depuis septembre 2026, il s'ouvre un mois à la fois, comme les dîmes : une ligne par membre, et tout de suite l'essentiel.
| Colonne | Ce qu'elle montre |
|---|---|
| Membre | Le nom - cliquez-le pour ouvrir sa fiche |
| Engagement | Le palier et le montant promis par mois (ou « Sans inscription », « Engagement arrêté ») |
| Le mois affiché | Le statut du mois : payé, partiel (« 60 € sur 100 € »), dû, en pause, d'avance |
| Payé | Ce qui couvre ce mois-là |
| Retard | Ce qui reste à rattraper à ce jour, tous mois confondus, et le nombre de mois |
| 12 derniers mois | Une petite frise colorée : l'année d'un coup d'œil |
Se déplacer dans le temps :
- les flèches ‹ › changent de mois ; la page s'ouvre sur le mois en cours (ou sur le dernier mois d'une campagne clôturée) et change toute seule chaque mois ;
- Aller au mois… saute directement à n'importe quel mois, de la première activité de la campagne jusqu'au dernier mois déjà payé d'avance par un membre ;
- rien ne se perd quand le mois tourne : la colonne Retard additionne tous les mois passés. Un mois passé se montre tel qu'il est aujourd'hui : un versement tardif d'octobre rend septembre vert ;
- un mois à venir ne montre que les versements faits d'avance.
Travailler comme dans Excel :
- cliquez une ligne pour la choisir (elle s'entoure d'or et se suit jusqu'au bout), Maj pour choisir une plage, Ctrl (ou Cmd) pour en ajouter ; les flèches montent et descendent, Entrée ouvre la fiche, Échap vide la sélection ;
- filtrez en un clic : Tous · À jour · En retard · En pause · Sans inscription, avec les compteurs ; cherchez un nom ;
- triez par nom, engagement, payé ou retard d'un clic d'en-tête ;
- la sélection peut recevoir son relevé PDF par email en un geste ; Excel exporte le mois (ou la sélection) ;
- le bouton de chaque ligne saisit un paiement pour la personne en retard, ou ouvre sa fiche.
Vous préférez voir les douze mois côte à côte ? Le bouton 12 mois, au-dessus du tableau, affiche le Registre tel que vous le connaissez (cases par mois, colonnes figées, densités, plein écran, quatre flèches pour voyager dans le temps). Les couleurs disent tout d'un coup d'œil : vert = payé, orange = partiel, rouge = dû, gris = pause, bleu = avance.
La fiche d'un membre
Cliquer un nom ouvre sa fiche, dans une fenêtre :
- son historique complet, année par année (flèches ‹ 2025 · 2026 ›), du premier mois de son engagement au dernier mois payé d'avance - pas seulement douze mois. Chaque case dit ce qui est couvert sur ce qui était dû ; un crayon marque les mois où un versement a été saisi ;
- ses versements pour cette campagne, avec pour chacun les mois qu'il couvre. Cliquez une case de l'historique : la liste ne garde que les versements qui couvrent ce mois - on corrige le bon, sans deviner ;
- son relevé (impression ou email), son lien de paiement, et son engagement : l'historique des montants, changer le montant, mettre en pause, reprendre, arrêter.
Corriger un paiement
Depuis la fiche d'un membre, chaque versement porte deux boutons. Deux gestes, pour deux natures d'erreur :
- Changer le mois : le paiement est bon, il est simplement rattaché au mauvais mois. L'écriture est modifiée en place, avec une trace au journal d'audit. Le retard ne change pas : les versements remplissent toujours les mois dus les plus anciens d'abord - la fiche le rappelle, pour qu'on ne déplace pas un versement en croyant éponger un mois précis.
- Corriger le montant : la somme saisie est fausse. Avant de valider, la fiche annonce le retard qui restera (« Retard après correction : 40 € (aujourd'hui 90 €) »). L'écriture d'origine est annulée et reste visible, barrée, avec le motif que vous saisissez (10 caractères minimum) ; une écriture corrigée liée la remplace, avec la même référence et le même libellé.
Un versement payé en ligne ne se corrige pas ici (il vient du prestataire de paiement). Dans le Registre (12 mois), une case qui porte un montant ouvre toujours ses paiements, avec les mêmes deux gestes. Dans les deux cas, la répartition, les retards, les totaux et le rapport par palier se recalculent immédiatement.
Note : ces gestes demandent le droit de modification en finance. Un lecteur voit les paiements, pas les boutons.
Relancer par lien de paiement
Vous pouvez inviter les membres à cotiser en ligne via un lien de paiement personnel, envoyé par email :
- Dans le détail de la campagne, cliquez sur Envoyer le lien.
- Onglet Un membre : choisissez la personne et envoyez-lui son lien.
- Onglet Abonnés : ajoutez les membres qui se sont engagés (avec un montant promis facultatif), puis envoyez le lien à tout le groupe d'un seul clic.
Attention: un membre sans adresse email ne peut pas recevoir de lien. La liste des abonnés signale ces cas afin que vous les traitiez autrement (versement enregistré à la main).
Envoyer automatiquement les rappels
Une campagne peut envoyer son lien de paiement toute seule, à intervalle régulier :
- À la création ou à la modification de la campagne, activez l'envoi automatique.
- Choisissez la fréquence (mensuelle ou hebdomadaire) et le jour d'envoi.
Une fois activé, chaque abonné reçoit son lien au jour prévu, sans intervention de votre part.
Imprimer le rapport
Depuis le détail d'une campagne, le bouton Rapport génère un document sur papier à en-tête de votre église : total collecté, progression et détail par membre. Idéal pour une assemblée ou un conseil.
Dettes et rattrapage (imputation automatique)
Quand une campagne a un montant mensuel (promesse du membre ou objectif mensuel), Sanctumel calcule automatiquement la situation de chacun : montant promis × mois écoulés − total payé, tous canaux confondus (espèces, virement, en ligne).
- Payer moins : payer 10 € sur une cotisation de 20 € laisse une dette de 10 € - visible dans la colonne Retard du tableau et dans la fiche du membre.
- Payer plus : payer 100 € sur du 20 €/mois couvre le retard puis les mois suivants (5 mois au total). Les paiements s'imputent toujours du mois le plus ancien au plus récent.
- Plusieurs canaux, même mois : 10 € en espèces + 10 € en ligne pour le même mois complètent ce mois naturellement - seule la somme compte.
- Sur son lien personnel, le membre voit sa situation (« Retard : 3 mois - 60 € ») avec des boutons « Payer 1 mois » et « Rattraper tout », et un aperçu de ce que couvre le montant saisi.
- À la saisie manuelle d'un paiement, le trésorier indique le mois concerné (informatif : le solde reste calculé sur la somme).
Paliers et souscriptions
Certaines églises organisent la cotisation par catégories : certains donnent 100 €, d'autres 50 €, d'autres 10 €. Sanctumel gère cela avec des paliers :
- Créer les paliers dans le détail de la campagne (ex. « Bâtisseur 100 € », « Soutien 50 € », « Membre 10 € »). Un montant libre reste toujours possible.
- Inscrire les membres : chaque membre souscrit à un palier (ou un montant libre) à partir d'un mois de départ - y compris dans le passé pour reprendre un suivi existant.
- Changer de palier : le nouveau montant s'applique à partir du mois d'effet choisi. Le passé n'est jamais réécrit : la dette de mars se calcule toujours avec le montant promis en mars.
- Pause et arrêt : une souscription en pause ne doit rien pendant la pause ; une souscription arrêtée ne doit plus rien pour l'avenir, mais sa dette passée reste visible.
- Rapport par palier : souscrits, attendu, collecté, dette et taux de recouvrement par catégorie - directement dans le détail de campagne.
- Relevé individuel : pour chaque membre, une grille mois par mois (payé / partiel / dû / pause / avance) avec impression PDF à l'en-tête de l'église.
- Relevé par email : envoyez à chaque membre son relevé PDF (bouton du relevé individuel, ou envoi groupé « à tous » / « en dette seulement »). Si le membre a une dette et que Sanctumel Pay est actif, l'email contient un bouton « Régler ma cotisation restante » (montant pré-rempli) et le PDF un QR code de règlement - lien personnel à usage unique. Chaque envoi est journalisé dans Membres, Communications.