En Afrique comme dans les petites églises, une grande partie des recettes tombe en espèces. Le bordereau de comptage applique le principe des 4 yeux : deux personnes comptent la caisse indépendamment, l'écart est tracé, et rien n'entre en comptabilité tant que le montant n'est pas validé.
Note: Sanctumel n'enregistre que le mouvement. L'argent reste physique jusqu'à son dépôt sur le compte de l'église - aucune détention de fonds.
Créer un bordereau
- Ouvrez Finance → Comptage des espèces.
- Cliquez sur Nouveau bordereau (date + libellé, ex. « Quête culte du dimanche »).
Les deux comptages
Deux compteurs saisissent indépendamment leur total, chacun dans sa case. Ce doivent être deux personnes différentes : si le même nom est saisi dans les deux cases, le comptage est refusé. Un double comptage dont une seule personne fournit les deux chiffres n'est pas un contrôle, c'est une formalité.
- Le compteur 1 entre son nom et le total compté.
- Le compteur 2 fait de même, sans voir imposer le chiffre de l'autre.
Dès que les deux ont compté, l'écart de caisse s'affiche :
- Concordant (vert) si les deux totaux correspondent ;
- Écart : X (rouge) sinon.
Astuce: un écart n'est pas forcément une erreur de comptage - c'est un signal. Recomptez ensemble avant de valider.
Les deux QR de comptage
C'est ici que le contrôle à quatre yeux devient réel. Tant que les deux montants se saisissent sur le même écran, tenu par la même personne, rien n'empêche de regarder le premier chiffre avant de taper le second - et un comptage qui se sait observé n'est plus un comptage indépendant.
Sur un bordereau en attente, cliquez sur Afficher les QR de comptage. Deux QR apparaissent, un par compteur, chacun portant le logo de votre église.
- Posez l'écran sur la table de comptage.
- Chaque compteur scanne le sien avec son propre téléphone.
- Il saisit son nom, son montant, et le détail des coupures s'il le souhaite.
Deux appareils, deux personnes, deux horodatages séparés.
Important: la page du compteur ne montre jamais le montant de l'autre. Elle donne son nom - pour qu'on ne croie pas reprendre sa case - mais pas son chiffre. Le lui montrer transformerait le second comptage en recopie, et le double comptage en simple formalité.
Aucun compte n'est nécessaire : les compteurs sont des bénévoles, et leur demander de créer un compte pour dix minutes de comptage garantirait que le contrôle ne soit jamais fait. Un contrôle interne ne tient que s'il est plus simple à respecter qu'à contourner.
Chaque QR meurt à son usage. Dès qu'un compteur a envoyé son montant, son QR disparaît de l'écran et laisse un « Comptage reçu » : vous voyez d'un coup d'œil qui reste. Les deux expirent aussi au bout de douze heures - un QR de quête photographié le dimanche ne doit pas rester utilisable le jeudi.
Astuce: vous pouvez toujours saisir les deux montants à la main depuis l'écran, par exemple si un compteur n'a pas de téléphone. Le QR ne remplace rien, il rend simplement le contrôle vérifiable.
Qui fait quoi
La séparation des tâches est la raison d'être du bordereau : celui qui compte n'est pas celui qui arrête le montant.
| Geste | Qui peut le faire |
|---|---|
| Créer un bordereau, saisir un comptage | Toute personne autorisée à saisir en finance (diacre, trésorier, pasteur, administrateur) |
| Valider (créer l'écriture) | Uniquement qui a le droit de valider en finance (trésorier, pasteur, administrateur) |
| Annuler un bordereau, enregistrer le dépôt | Uniquement qui a le droit de modifier en finance |
| Consulter | Toute personne ayant accès à la finance |
Note: un diacre continue donc de compter la quête comme avant. Ce qu'il ne peut plus faire, c'est arrêter lui-même le montant qu'il vient de compter.
Valider et déposer
- Valider : figez le montant retenu. Cela crée automatiquement l'écriture au grand livre (offrande en espèces).
- Marquer déposé : enregistrez la date et la référence du dépôt en banque.
Le dépôt permet de réconcilier l'argent physique avec le compte : vous savez ce qui a été compté, validé, puis effectivement déposé.
Chaque étape est horodatée : l'heure du premier comptage, celle du second, et celle de la validation. C'est la chronologie que demandera un contrôle.
Important: la validation est irréversible. Elle crée l'écriture au grand livre ; une fois passée, le bordereau ne peut plus être annulé et une erreur se corrige par une écriture de correction, pas par une suppression. Vérifiez le montant retenu avant de valider.