Répondre aux demandes
Confirmer, poser une question ou décliner une demande de rendez-vous, et suivre l'échange jusqu'à la rencontre.
Quand une personne réserve un créneau, sa demande arrive dans votre liste de rendez-vous au statut En attente. Vous décidez alors de la suite : la confirmer, demander une précision, ou la décliner. Chaque réponse est communiquée à la personne, et l'échange reste visible dans la fiche.
Repérer les demandes en attente
- Les demandes non traitées portent le statut En attente et sont regroupées dans l'onglet correspondant.
- Un compteur signale le nombre de demandes à traiter, y compris dans l'en-tête de la page.
- Les onglets En attente, Question, Confirmés, Déclinés, Terminés et Tous permettent de filtrer selon l'état.
- La barre de recherche retrouve une demande par nom, e-mail, téléphone ou objet.
Répondre à une demande
- Sur une demande En attente, cliquez sur Répondre.
- La fiche rappelle le demandeur, son objet, son message et le moment souhaité.
- Choisissez une action : Confirmer, Question ou Décliner.
- Ajoutez un message pour la personne, puis validez.
Les trois actions
| Action | Effet | Message |
|---|---|---|
| Confirmer | Fixe la date et l'heure retenues | Facultatif |
| Question | Demande une précision avant de trancher | Obligatoire |
| Décliner | Refuse la demande | Facultatif |
Astuce: au moment de confirmer, vous pouvez ajuster la date et l'heure retenues. Pratique si le moment demandé ne convient pas tout à fait mais qu'un créneau proche fonctionne.
Échanger avant de confirmer
L'action Question sert quand il manque une information. Votre question part à la personne, qui peut répondre : sa réponse revient dans la fiche et une pastille Nouveau signale un message non lu. Vous pouvez ensuite confirmer ou décliner en connaissance de cause.
Note: les échanges pastoraux sont sensibles. Le contenu d'une demande et votre réponse ne sont visibles que des personnes autorisées.
Suivre l'état des rendez-vous
Une fois traité, le rendez-vous change de statut et de couleur : jaune en attente, vert confirmé, rouge décliné. Un rendez-vous confirmé affiche la date et l'heure retenues, ce qui garde votre agenda lisible d'un coup d'oeil.