Rollen, toegang en organigram
Benoem de leiders van een afdeling, geef planningtoegang en zie het organigram zichzelf bijwerken.
Wanneer u een afdeling organiseert, volgen nu drie dingen automatisch: de functie van elke persoon, hun systeemtoegang (als u dat wilt) en hun plaats in het organigram. Niets hoeft nog twee keer te worden ingevoerd.
De rollen binnen een afdeling
Wanneer u een lid toevoegt, kiest u zijn rol in het team:
- Leider - leidt het team en staat, eenmaal benoemd, automatisch boven zijn leden in het organigram.
- Adjunct - ondersteunt de leider.
- Secretaris - verzorgt de opvolging van het team.
- Lid - dient in het team.
Elk lidmaatschap maakt automatisch een functie aan die aan de afdeling is gekoppeld («Leider Onthaal», «Lid Onthaal»…), in de taal van uw kerk. Er hoeft vooraf niets te worden ingesteld.
Planningtoegang geven
Wanneer u een lid toevoegt, staat het vakje «Geef planningtoegang (bekijken, accepteren, weigeren)» standaard aangevinkt. Het geeft de persoon precies de toegang die hij nodig heeft, op basis van zijn rol:
- Leider, Adjunct, Secretaris krijgen Afdelingshoofd-toegang: zij beheren de planningen en rapporten van hun team.
- Lid krijgt Deelnemer-toegang: het ziet alleen zijn eigen planning en accepteert of weigert zijn toewijzingen. Niets anders - geen toegang tot de ledenlijst of de rest van de kerk.
Als het vakje is aangevinkt en de persoon een e-mailadres heeft, wordt een uitnodiging verstuurd: die verschijnt als «in behandeling» onder Instellingen → Gebruikers. De persoon stelt zijn wachtwoord in en bereikt zijn ruimte.
Opmerking: een lid dat al een rol heeft (penningmeester, secretaris…) behoudt zijn toegang - de planning staat al voor hem open, er wordt niets toegevoegd.
Het lid reageert op zijn planning
Eenmaal ingelogd opent het lid Diensten → Mijn planning. Daar ziet het zijn komende toewijzingen en kan het voor elke:
- Zijn beschikbaarheid bevestigen.
- Weigeren.
- Een vervanger of een andere datum voorstellen.
De coördinator ziet de reacties in realtime en regelt de wissels met één klik.
Het organigram werkt zichzelf bij
Een leider benoemen volstaat: in het Organigram (menu Leden) verschijnt elk afdelingslid onder zijn leider, in de kleur van de afdeling. Geen lijnen om met de hand te trekken.
Op de pagina Functies worden de functies per afdeling gegroepeerd zodat de lijst leesbaar blijft, zelfs met veel teams.
Het organigram afdrukken
De knop Afdrukken levert een verzorgd document: één tak (afdeling / leider) per pagina, geschaald om leesbaar te blijven ongeacht de grootte van uw kerk, met koptekst (logo, kerknaam) en genummerde voettekst.
Wanneer een leider verandert
- Een nieuwe leider benoemen degradeert de vorige tot lid: hij behoudt zijn planningtoegang (Deelnemer) maar beheert het team niet meer.
- Een leider verwijderen uit de afdeling neemt zijn Afdelingshoofd-toegang weg als hij geen enkel team meer leidt.
Tip: toegang is omkeerbaar. U kunt toegang altijd opnieuw verlenen of intrekken via Instellingen → Gebruikers.