In Sanctumel bepaalt een rol wat iemand kan zien en doen: de penningmeester heeft toegang tot de financiën, de secretaris tot de leden en afspraken, de beheerder tot alles. Deze gids laat zien hoe u de rollen van uw kerk beheert en hoe u ze aan de juiste personen toekent.
Opmerking: u hebt de rol Beheerder (Kerkbeheerder) nodig om rollen te beheren en toegang te verlenen. Een gewone gebruiker ziet deze schermen niet.
Rollen en rechten begrijpen
Een rol is een verzameling rechten. Elk recht staat een precieze actie toe (bekijken, aanmaken, wijzigen, verwijderen) op een module (Leden, Financiën, School...). Iemand een rol geven verleent in één keer alle rechten die de rol bevat.
Sanctumel bevat kant-en-klare systeemrollen. Ze zijn gemarkeerd met een hangslot: u kunt ze toekennen, maar niet wijzigen of verwijderen.
| Rol | Wat ze zien en doen |
|---|---|
| Kerkbeheerder | Alles, inclusief facturatie en toegangsbeheer |
| Voorganger | Alle modules: leden, bezoekers, financiën, alle predikingen, school, eredienst. Administratie (rollen, facturatie) blijft bij de beheerder |
| Prediker | Alleen prediking: schrijft en beheert zijn eigen predikingen. Alleen de voorganger en de beheerder zien die van iedereen |
| Penningmeester | Volledige financiën, afdelingsrapporten (offers), attesten. Geen toegang tot het ledenregister |
| Secretaris | Leden en bezoekers (register), afspraken, documenten, evenementen, berichten, galerij, bibliotheek, winkel |
| Diaken | Leden en bezoekers alleen-lezen (onthaal, pastorale zorg), collectes invoeren (zonder wijzigen of valideren), inventaris |
| Aanbiddingsleider | Het hele aanbiddingsuniversum: liederen, diensten, programma's, projectie, radio, evenementen. Geen register: een minimale kiezer om het koor samen te stellen |
| Afdelingshoofd | Zijn afdeling: rapporten en teamplanning |
| Begeleider | Zondagsschool en planning van begeleiders |
| Leraar | School en bibliotheek |
| Deelnemer | Alleen zijn eigen planning (bekijken, aanvaarden, weigeren) |
| Alleen lezen | Alleen de inhoud (diensten, predikingen, programma's, berichten). Nooit de leden, de financiën of de school |
Gevoelige gegevens zijn standaard beschermd
Het ledenregister, de bezoekers en de financiën zijn gevoelige gegevens (AVG). Standaard heeft slechts een handvol rollen er toegang toe:
- Leden: beheerder, voorganger en secretaris (de diaken raadpleegt zonder te wijzigen).
- Bezoekers: beheerder, voorganger, secretaris en diaken (het onthaalteam).
- Financiën: beheerder, voorganger en penningmeester (de diaken voert collectes in, zonder wijzigen of valideren).
De andere rollen (aanbidding, begeleider, leraar, penningmeester, afdelingshoofd) beschikken over een minimale personenkiezer: om een koor samen te stellen, een team te plannen of een gift toe te wijzen, kiezen ze een naam uit een lijst (naam, foto, functie) - zonder ooit de volledige fiches te openen (contactgegevens, adres, familie, notities).
Werkt uw kerk anders, dan zit u niet vast: maak een rol op maat met precies de gewenste rechten en ken die als aanvulling toe. Rechten tellen op.
Een aangepaste rol aanmaken
Als de systeemrollen niet volstaan, maak dan uw eigen rol.
- Open Instellingen en dan het tabblad Rollen.
- Klik rechtsboven op Nieuwe rol.
- Geef de rol een naam (bijvoorbeeld JEUGDLEIDER) en een optionele beschrijving.
- Loop de lijst met modules door en klap elke module uit om de gewenste rechten aan te vinken. Vink het vakje van een hele module aan om alles in één keer in te schakelen.
- Klik op Rol aanmaken.
Tip: de teller bij elke module (bijvoorbeeld 3/5) geeft aan hoeveel rechten zijn aangevinkt. Zo ziet u snel wat de rol toestaat voordat u opslaat.
Een rol wijzigen of verwijderen
Klik in de rollenlijst op Details om de rechten van een rol uit te klappen en precies te zien wat die rol toestaat, module per module.
Bij een rol die u zelf hebt aangemaakt, verschijnen twee knoppen: het potlood om de rechten of de beschrijving aan te passen, en de prullenbak om de rol te verwijderen. Systeemrollen blijven alleen-lezen.
Waarschuwing: een rol wijzigen heeft onmiddellijk gevolgen voor iedereen aan wie die rol is toegekend. Controleer wie de rol gebruikt voordat u rechten weghaalt.
Een rol aan een persoon toekennen
Toekennen gebeurt niet op de ledenfiche, maar in het toegangsbeheer.
- Open Instellingen en dan het tabblad Gebruikers.
- Zoek de persoon in de lijst.
- Klik op Toegang beheren.
- Vink de rol of rollen aan die u wilt verlenen; vink af wat u wilt intrekken.
- Klik op Opslaan.
Een persoon kan meerdere rollen tegelijk hebben: de rechten zijn dan de som van al die rollen. De wijziging is meteen van kracht.
Opmerking: om iemand toegang te geven, moet die persoon eerst een gebruikersaccount in uw kerk hebben. Een ledenfiche alleen volstaat niet om aan te melden.