Reageren op aanvragen
Een afspraakaanvraag bevestigen, een vraag stellen of weigeren, en de uitwisseling volgen tot de ontmoeting.
Wanneer iemand een tijdstip reserveert, komt zijn aanvraag in je afsprakenlijst terecht met de status In afwachting. Jij beslist dan wat er volgt: bevestigen, om een verduidelijking vragen, of weigeren. Elk antwoord wordt aan de persoon meegedeeld, en de uitwisseling blijft zichtbaar in de fiche.
Aanvragen in afwachting herkennen
- Onbehandelde aanvragen dragen de status In afwachting en worden gegroepeerd onder het overeenkomstige tabblad.
- Een teller geeft aan hoeveel aanvragen wachten, ook in de kop van de pagina.
- De tabbladen In afwachting, Vraag, Bevestigd, Geweigerd, Voltooid en Alle filteren op status.
- De zoekbalk vindt een aanvraag op naam, e-mail, telefoon of onderwerp.
Reageren op een aanvraag
- Klik bij een aanvraag In afwachting op Reageren.
- De fiche herhaalt wie de aanvraag deed, het onderwerp, het bericht en het gewenste moment.
- Kies een actie: Bevestigen, Vraag of Weigeren.
- Voeg een bericht voor de persoon toe en bevestig.
De drie acties
| Actie | Effect | Bericht |
|---|---|---|
| Bevestigen | Legt de afgesproken datum en tijd vast | Optioneel |
| Vraag | Vraagt om een verduidelijking vóór de beslissing | Verplicht |
| Weigeren | Wijst de aanvraag af | Optioneel |
Tip: bij het bevestigen kun je de afgesproken datum en tijd aanpassen. Handig als het gevraagde moment niet helemaal past maar een nabijgelegen tijdstip wel werkt.
Overleggen vóór het bevestigen
De actie Vraag is er voor wanneer er informatie ontbreekt. Je vraag gaat naar de persoon, die kan antwoorden: zijn antwoord komt terug in de fiche en een label Nieuw wijst op een ongelezen bericht. Daarna kun je met volle kennis bevestigen of weigeren.
Opmerking: de pastorale gesprekken zijn gevoelig. De inhoud van een aanvraag en je antwoord zijn enkel zichtbaar voor de bevoegde personen.
De status van de afspraken opvolgen
Zodra ze behandeld is, verandert de afspraak van status en van kleur: oranje in afwachting, groen bevestigd, rood geweigerd. Een bevestigde afspraak toont de afgesproken datum en tijd, wat je agenda in één oogopslag leesbaar houdt.