Een bezoekersfiche heeft geen zin als niemand erop terugkomt. Het onthaaltraject organiseert uw bezoekers in duidelijke stappen en houdt van elk contact een spoor bij: wie contact opnam, wanneer en hoe.
De drie statussen
Elke bezoeker doorloopt een eenvoudig traject:
| Status | Betekenis | Verwachte actie |
|---|---|---|
| Nieuw | Heeft zich net geregistreerd | Contact opnemen |
| Gecontacteerd | Er heeft een eerste contact plaatsgevonden | De opvolging voortzetten |
| Omgezet | Lid van de kerk geworden | Voltooid |
Bovenaan de pagina tonen tellers het aantal bezoekers in elke status. Een omgezette bezoeker valt uit de bezoekerstelling: hij wordt voortaan meegeteld bij uw leden.
Filteren met de pipeline
Met de filters boven de lijst richt u zich precies op wie u wilt zien:
- Actief: de Nieuwe en de Gecontacteerde samen. Dit is het standaardfilter, uw opvolgwachtrij.
- Nieuw: degenen die nog geen enkel contact hebben gehad.
- Gecontacteerd: degenen met wie het contact is begonnen.
- Alle: de volledige lijst.
- Omgezet: degenen die lid zijn geworden.
Tip: begin elke week met het filter Nieuw. Dit zijn de bezoekers bij wie het eerste contact het grote verschil maakt.
Een bezoekersfiche openen
De lijst wordt weergegeven in kaarten. Klik op een kaart om de volledige fiche van de bezoeker te openen: zijn contactgegevens, de manier waarop hij is gekomen, zijn notities en vooral zijn onthaaltraject.
Een contact vastleggen of een bericht sturen
Vanaf de fiche opent de knop Contact vastleggen een venster waarin u een reeds gevoerd contact noteert: het kanaal (oproep, persoonlijk, WhatsApp, e-mail, sms), door wie, een notitie en de datum. Met twee andere knoppen kunt u rechtstreeks schrijven:
- E-mail: het bericht vertrekt in naam van uw kerk, in haar taal.
- WhatsApp: een rechtstreeks bericht, wanneer de WhatsApp-integratie is ingeschakeld voor uw kerk.
Elke verzending wordt automatisch vastgelegd. Bij het eerste contact gaat de bezoeker vanzelf over naar de status Gecontacteerd.
Let op: de WhatsApp-knop blijft grijs en gemarkeerd als 'niet beschikbaar' zolang de WhatsApp-integratie niet is ingeschakeld voor uw kerk. E-mail daarentegen werkt vanaf het begin.
Het onthaaltraject
Onder de contactgegevens somt het traject alle interacties op in volgorde, van de meest recente tot de oudste: '18 mei · Oproep · vastgelegd door voorganger Elia · reageerde positief'. U weet eindelijk wie contact heeft opgenomen met deze bezoeker, wanneer en op welke manier - gedaan met 'iemand zal er zich wel over ontfermen'. De belangrijke mijlpalen (eerste bezoek, omzetting naar lid) staan er ook in.
Omzetten naar lid
De knop Omzetten naar lid verandert de bezoekersfiche in een ledenfiche. Zijn informatie en heel zijn traject worden bewaard, en zijn toetredingsdatum neemt de datum van vandaag van de omzetting. Vanaf de ledenfiche herinnert een banner 'Onthaald als bezoeker' aan zijn eerste bezoek en wie hem had uitgenodigd.
Let op: de omzetting is mogelijk vanaf de status Nieuw en vanaf Gecontacteerd. U bent niet verplicht om via de stap Gecontacteerd te gaan als de bezoeker zich snel engageert.
Een bezoeker zoeken
Het zoekveld vindt een bezoeker op voornaam, naam, e-mail of telefoon. Het zoeken werkt op het geheel van uw bezoekers, zelfs wanneer ze talrijk zijn.
De lijst exporteren naar PDF
De knop PDF genereert een net document met het briefhoofd van uw kerk: de volledige lijst van bezoekers, de tellers per status en de afdrukdatum. Ideaal voor een vergadering van het onthaalteam of een offline opvolgmoment.