Chaque opération que vous saisissez dans Finance est classée puis inscrite automatiquement dans votre comptabilité, sans double saisie. Que le montant vienne d'un don en ligne ou d'une entrée manuelle, il rejoint le même registre et alimente vos totaux en temps réel. Voici comment fonctionnent les catégories et le suivi par catégorie.
Comprendre entrées et sorties
Toute opération est d'abord une entrée (recette) ou une sortie (dépense). Au moment de créer une opération, vous choisissez d'abord cette nature, puis un type prédéfini adapté :
| Nature | Types disponibles |
|---|---|
| Entrée (recette) | Dîme, Offrande, Don, Mission, Cotisation, Autre recette |
| Sortie (dépense) | Dépense générale, Loyer, Entretien, Construction, Autre dépense |
Note: ces types de base sont pensés pour la vie d'une église. Ils sont toujours disponibles, vous n'avez rien à configurer pour commencer.
Ajouter une catégorie comptable
En plus du type, vous pouvez rattacher chaque opération à une catégorie comptable plus fine (par exemple « Sono », « Diaconie », « Électricité »). C'est un champ optionnel, mais il rend vos rapports beaucoup plus lisibles.
- Ouvrez Finance.
- Créez une opération avec Nouvelle opération.
- Après avoir choisi la nature et le type, sélectionnez une catégorie dans la liste.
- La liste s'adapte : catégories de recettes pour une entrée, catégories de dépenses pour une sortie.
Astuce: une catégorie de dépense peut aussi servir de base à un budget. Vous suivez ainsi le prévu et le consommé au même endroit.
Le moteur comptable unique
Sanctumel repose sur un moteur comptable unique : dès qu'une opération est validée, elle est enregistrée une seule fois et se répercute partout.
- Un don en ligne encaissé via Sanctumel Pay arrive automatiquement dans le registre, marqué comme provenant de Pay.
- Une saisie manuelle (espèces, virement, chèque) rejoint le même registre, marquée comme manuelle.
- Les totaux (recettes, dépenses, solde) se recalculent en direct.
Attention: les entrées d'argent sont protégées. On ne les supprime pas librement : leur annulation exige une justification écrite et reste tracée dans le journal. C'est une garantie de rigueur, pas une contrainte.
Suivre l'activité par catégorie
Le tableau de bord Finance affiche des cartes de synthèse (recettes, dépenses, solde, dîmes, offrandes, dons). Cliquez sur une carte pour ouvrir le détail du type correspondant.
- Cliquez sur une carte, par exemple Dîmes ou Dépenses.
- La liste des opérations de ce type s'ouvre, avec la catégorie de chacune.
- Utilisez la recherche pour filtrer par membre, description, catégorie ou référence.
- Le total de la sélection s'affiche en bas.
Chaque opération du tableau principal montre aussi sa catégorie, ce qui vous permet de repérer d'un coup d'œil où va l'argent.
Les catégories types d'église
Vous n'avez pas à inventer vos catégories : Sanctumel fournit un jeu de catégories types d'église, précis et prêt à l'emploi, dans la langue de votre église.
- Nouvelle église : les catégories types sont créées automatiquement à la première visite (dîme, offrande, dons, action de grâce, missions, loyer & charges, entretien, transport, aide sociale, frais bancaires...).
- Église existante : dans Nouvelle opération, cliquez sur Catégories types d'église pour les adopter en un clic. Rien n'est jamais dupliqué : les catégories que vous avez déjà sont conservées telles quelles.
- Vous restez libre d'ajouter, renommer ou supprimer vos propres catégories à tout moment.
Note: les encaissements en ligne sont catégorisés automatiquement à la source : une vente de la boutique arrive en « Ventes boutique », un billet d'événement en « Billets événements », une dîme en ligne en « Dîme ». Aucun fourre-tout « Autres ».
Canaux de vente et décaissement
L'argent de la Boutique, de la Billetterie, des ventes de Livres et de Parcours est suivi canal par canal :
- Ouvrez Finance, puis Rapports, onglet Canaux de vente.
- Chaque canal affiche le brut, les frais et le net de la période, plus le net cumulé, le déjà décaissé et le disponible.
- Cliquez sur Décaisser pour enregistrer en un clic le reversement de l'argent du canal (à la caisse centrale, à un responsable, à un projet). Le montant est pré-rempli avec le disponible.
Le décaissement crée une écriture de sortie « Reversement... » datée du jour : les recettes du canal restent intactes, la sortie est tracée, et tous les rapports (catégories, période, fonds) restent justes.
Une catégorie décide du compte
Une catégorie n'est pas une simple étiquette de classement. C'est elle qui décide du compte comptable sur lequel l'opération sera écrite, et donc de la ligne où elle apparaîtra dans tous vos livres.
C'est le plan comptable qui fait ce pont entre votre langage (« Sono », « Diaconie ») et les numéros de votre comptable. Il se règle une fois, au début. Voir le plan comptable.
Astuce: avant de créer une nouvelle catégorie, demandez-vous si vous voudrez un jour voir cette ligne seule dans un rapport. Si la réponse est non, une catégorie existante suffit. Multiplier les catégories rend le rapport par catégorie illisible sans rien apporter.
Ce que devient votre saisie
Dès que l'opération est validée, une écriture en partie double naît derrière vous : la catégorie donne le compte de résultat, le moyen de paiement donne le compte de trésorerie.
| Votre saisie | L'écriture dérivée |
|---|---|
| Dîme, 100 €, espèces | Débit 571 Caisse 100 · Crédit 7300 Dîmes 100 |
| Loyer, 850 €, virement | Débit 6100 Loyer 850 · Crédit 550 Banque 850 |
Vous ne saisissez jamais de débit ni de crédit. Voir le livre journal pour lire ces écritures, vérifier la santé du livre et comprendre comment se corrige une erreur.
Note: si vous changez la catégorie d'une opération déjà enregistrée, l'écriture suit toute seule : sa ligne de résultat change de compte, et la trésorerie ne bouge pas, parce qu'elle était juste.