Cada operação que regista em Finanças é classificada e depois lançada automaticamente na sua contabilidade, sem duplo registo. Quer o valor venha de uma doação online ou de um lançamento manual, junta-se ao mesmo livro e atualiza os seus totais em tempo real. Veja como funcionam as categorias e o acompanhamento por categoria.
Entender entradas e saídas
Toda operação é primeiro uma entrada (receita) ou uma saída (despesa). Ao criar uma operação, escolhe primeiro esta natureza e depois um tipo predefinido adequado:
| Natureza | Tipos disponíveis |
|---|---|
| Entrada (receita) | Dízimo, Oferta, Doação, Missão, Contribuição, Outra receita |
| Saída (despesa) | Despesa geral, Renda, Manutenção, Construção, Outra despesa |
Nota: estes tipos de base foram pensados para a vida de uma igreja. Estão sempre disponíveis, por isso não há nada para configurar antes de começar.
Adicionar uma categoria contábil
Além do tipo, pode associar cada operação a uma categoria contábil mais precisa (por exemplo «Som», «Diaconia», «Eletricidade»). É um campo opcional, mas torna os seus relatórios muito mais claros.
- Abra Finanças.
- Crie uma operação com Nova operação.
- Depois de escolher a natureza e o tipo, selecione uma categoria na lista.
- A lista adapta-se: categorias de receita para uma entrada, categorias de despesa para uma saída.
Dica: uma categoria de despesa também pode servir de base a um orçamento. Assim acompanha o previsto e o consumido no mesmo sítio.
O motor contábil único
O Sanctumel assenta num motor contábil único: assim que uma operação é validada, é registada uma única vez e reflete-se em todo o lado.
- Uma doação online recebida através do Sanctumel Pay chega ao livro automaticamente, marcada como proveniente do Pay.
- Um lançamento manual (dinheiro, transferência, cheque) junta-se ao mesmo livro, marcado como manual.
- Os totais (receitas, despesas, saldo) recalculam-se ao vivo.
Atenção: as entradas de dinheiro estão protegidas. Não se apagam livremente: a sua anulação exige uma justificação por escrito e fica registada no histórico. É uma garantia de rigor, não um obstáculo.
Acompanhar a atividade por categoria
O painel de Finanças mostra cartões de síntese (receitas, despesas, saldo, dízimos, ofertas, doações). Clique num cartão para abrir o detalhe do tipo correspondente.
- Clique num cartão, por exemplo Dízimos ou Despesas.
- Abre-se a lista de operações desse tipo, cada uma com a sua categoria.
- Use a pesquisa para filtrar por membro, descrição, categoria ou referência.
- O total da seleção aparece em baixo.
Cada operação da tabela principal mostra também a sua categoria, para ver de relance para onde vai o dinheiro.
O plano de categorias tipo
Não precisa de inventar as suas categorias: o Sanctumel fornece um plano de categorias tipo de igreja, preciso e pronto a usar, no idioma da sua igreja.
- Igreja nova: as categorias tipo são criadas automaticamente na primeira visita (dízimo, oferta, donativos, ação de graças, missões, renda e encargos, manutenção, transporte, ajuda social, despesas bancárias...).
- Igreja existente: em Nova operação, clique em Categorias tipo de igreja para as adotar com um clique. Nada é duplicado: as categorias que já tem são mantidas tal como estão.
- Continua livre de adicionar, renomear ou eliminar as suas próprias categorias a qualquer momento.
Nota: os pagamentos online são categorizados automaticamente na origem: uma venda da loja entra em «Vendas da loja», um bilhete de evento em «Bilhetes de eventos», um dízimo online em «Dízimo». Nada de «Outros» opaco.
Canais de venda e reversões
O dinheiro da Loja, da Bilhética, das vendas de Livros e de Cursos é acompanhado canal a canal:
- Abra Finanças, depois Relatórios, separador Canais de venda.
- Cada canal mostra o bruto, as taxas e o líquido do período, mais o líquido acumulado, o já revertido e o disponível.
- Clique em Reverter para registar com um clique a transferência do dinheiro do canal (para a caixa central, um responsável, um projeto). O montante vem pré-preenchido com o disponível.
A reversão cria um lançamento de saída «Reversão...» com a data do dia: as receitas do canal ficam intactas, a saída fica registada e todos os relatórios (categorias, período, fundos) continuam corretos.
Uma categoria decide a conta
Uma categoria não é uma simples etiqueta de arrumação. É ela que decide a conta contabilística onde a operação será lançada, e portanto a linha onde aparecerá em todos os seus livros.
É o plano de contas que faz essa ponte entre a sua linguagem («Som», «Diaconia») e os números do seu contabilista. Configura-se uma vez, no início. Ver o plano de contas.
Dica: antes de criar uma categoria nova, pergunte-se se um dia vai querer ver essa linha sozinha num relatório. Se a resposta for não, uma categoria existente chega. Multiplicar categorias torna o relatório por categoria ilegível sem trazer nada.
No que se torna o seu registo
Assim que a operação é validada, nasce atrás de si um lançamento por partidas dobradas: a categoria dá a conta de resultado, o meio de pagamento dá a conta de tesouraria.
| O que regista | O lançamento derivado |
|---|---|
| Dízimo, 100, numerário | Débito 571 Caixa 100 · Crédito 7300 Dízimos 100 |
| Renda, 850, transferência | Débito 6100 Renda 850 · Crédito 550 Banco 850 |
Nunca regista um débito nem um crédito. Ver o livro diário para ler estes lançamentos, verificar a saúde do livro e perceber como se corrige um erro.
Nota: se mudar a categoria de uma operação já registada, o lançamento segue sozinho: a sua linha de resultado muda de conta, e a tesouraria não se mexe, porque estava certa.