O plano de contas
A ponte entre as suas categorias e os números de conta: escolher um referencial, ligar as suas categorias e manter o controlo da numeração.
Uma categoria é a sua linguagem: «Som», «Diaconia», «Eletricidade». Um contabilista trabalha com números. O plano de contas faz a ponte entre os dois, e é ele que decide a numeração de todos os seus livros.
Configura-se uma vez, no início, e quase nunca mais lá volta.
Porque é preciso criá-lo
Sem plano de contas a sua igreja tem contabilidade, mas ela é muda para um terceiro. Todas as suas receitas vão para um único número e todas as suas despesas para outro: a renda, a eletricidade, os honorários e as missões chegam ao mesmo sítio.
O seu contabilista não recebe um razão, recebe duas massas. Terá de reconstruir à mão o que você já sabia, e vai faturá-lo.
Nota: nunca verá um número de conta ao registar uma operação. Escolhe uma categoria, como antes. O plano de contas é uma configuração, não uma exigência de registo.
Criá-lo com um clique
- Abra Finanças, depois Relatórios, secção Contabilidade, separador Plano de contas.
- Verifique o referencial proposto. É deduzido do país da sua igreja.
- Clique em Criar o plano de contas. As contas são criadas e as suas categorias ficam ligadas no mesmo gesto.
- Olhe para a caixa Sem conta: essas categorias irão para a conta «Outros» enquanto não lhes escolher uma conta.
| País | Referencial proposto |
|---|---|
| Bélgica | PCMN |
| França | PCG |
| África ocidental e central | SYSCOHADA |
| Outros países | Genérico |
Pode escolher outro: uma igreja belga cujo contabilista trabalha com o PCG é livre de reter o PCG.
Ler um número de conta
O primeiro algarismo carrega todo o sentido. É a única coisa a reter para ler um balancete sem ser contabilista.
| Classe | O que contém | Exemplo |
|---|---|---|
| 1 | Capitais próprios e dívidas de longo prazo | 170 Empréstimos |
| 2 | Imobilizado (o que a igreja possui de forma duradoura) | 221 Edifícios |
| 4 | Créditos e dívidas correntes | 440 Fornecedores |
| 5 | Tesouraria | 550 Banco, 571 Caixa |
| 6 | Gastos (o que o empobrece) | 6100 Renda |
| 7 | Rendimentos (o que o enriquece) | 7300 Dízimos |
Dois algarismos resolvem uma dúvida frequente: 6 e 7 vão para a demonstração de resultados, todo o resto vai para o estado do património. Uma conta de classe 2 nunca é uma despesa, mesmo que o dinheiro tenha saído no dia da compra.
Dica: quando um número o surpreender num relatório, olhe primeiro para a classe da conta. Nove em cada dez vezes a anomalia é uma categoria ligada à classe errada, não um erro de registo.
O que este plano é, e o que não é
O plano fornecido é um modelo de partida. As classes estão certas, mas os números das subcontas devem ser validados com o seu contabilista: cada gabinete tem os seus hábitos, e dois contabilistas do mesmo país nem sempre numeram da mesma forma.
Por isso cada número continua modificável. Abra a secção O plano de contas, clique em Modificar à frente de uma conta, mude o seu número ou a sua designação. As suas categorias continuam ligadas: seguem a conta, não o número.
Atenção: uma conta nunca se apaga, desativa-se. Há operações passadas que remetem para ela, e apagá-la tornaria o seu histórico ilegível. Além disso, uma conta ainda usada por uma categoria recusa desativar-se enquanto não a reafetar.
O erro mais frequente
Criar o plano de contas depois de ter registado vários meses de operações, e depois estranhar que o diário esteja vazio.
É normal: os lançamentos derivam no momento do registo, a partir da conta da categoria. As operações anteriores não a tinham. O botão Recuperar do separador Diário lança-as todas, por ordem cronológica, sem duplicar nada.
Dica: se começa com o Sanctumel, crie o plano de contas antes da sua primeira operação. Cinco minutos no início poupam-lhe uma recuperação e uma verificação.
O que muda nas suas exportações
- FEC (França) sai em partidas dobradas, duas linhas equilibradas por operação, como o formato exige.
- PCMN (Bélgica), SYSCOHADA e o Diário genérico levam o número real de cada categoria, com a sua designação.
- Uma igreja que ainda não criou o seu plano mantém exatamente o comportamento anterior: nada quebra, o ficheiro fica apenas grosseiro.