Os relatórios financeiros dão-lhe uma visão clara das entradas e saídas da sua igreja, no período que escolher. Pode detalhar por categoria, seguir a evolução mês a mês e produzir um documento PDF limpo, com o timbre da sua igreja, pronto a apresentar à assembleia.
Nota: todos os relatórios respeitam a moeda e a língua oficial da sua igreja. O PDF retoma automaticamente o logótipo e os contactos da sua organização.
Duas páginas, dois públicos
As finanças têm duas portas vizinhas, e saber qual abrir poupa-lhe muito tempo: Relatórios para as análises, Contabilidade para a escrituração. Um botão passa de uma à outra num clique.
Análises responde às perguntas do conselho e da assembleia: de onde vem o dinheiro, para onde vai, como evolui.
Contabilidade é um submódulo de pleno direito (Finanças, depois Contabilidade): os livros, os estados, os registos, os controlos e as configurações que os governam. É o que o seu contabilista pede, e do que falam em detalhe as páginas dedicadas mais abaixo.
Escolher o período
No topo da página fixa o período analisado para a maioria dos relatórios:
- Indique uma data de início e uma data de fim.
- Ou use os atalhos de período para ir mais depressa.
| Atalho | Período coberto |
|---|---|
| Este mês | Do dia 1 do mês em curso até hoje |
| O mês passado | O mês de calendário anterior |
| Este ano | De 1 de janeiro até hoje |
| O ano passado | O ano civil anterior |
Dica: para um relatório a apresentar à assembleia, escolha um período limpo (um trimestre, um ano civil). Lê-se melhor do que um intervalo a cavalo entre dois meses, e permite a comparação com o período equivalente.
O relatório por categoria
O separador Por categoria reparte toda a atividade do período pelas suas categorias: dízimos, ofertas, donativos afetos, e também as despesas. Cada linha indica o tipo (receita ou despesa), o montante total, o número de transações, o número de doadores e o montante médio. Uma linha de total fecha a tabela.
É o relatório ideal para responder a «de onde vem o dinheiro e para onde vai?» num dado período.
A síntese por período
O separador Por período dá uma visão de conjunto em números: o total, o número de transações, o número de doadores e o montante médio por transação. Por baixo, a evolução mensal mostra o montante de cada mês com uma barra visual, para detetar de relance os meses fortes e os fracos.
Dica: cruze os dois separadores. A síntese por período para a tendência global, o detalhe por categoria para perceber o que a sustenta.
A saúde financeira em cinco números
Uma demonstração de resultados diz o que aconteceu; não diz se a igreja é sólida. Pode mostrar-se um excedente e estar em perigo, porque tudo assenta em três doadores. Pode mostrar-se um défice e estar bem, porque se recorreu voluntariamente a uma reserva constituída.
O separador Saúde responde à pergunta que o conselho faz realmente:
| Indicador | A pergunta feita |
|---|---|
| Meses de reserva | Quanto tempo aguentamos sem novas receitas? |
| Dependência dos dez primeiros doadores | O que acontece se uma família se mudar? |
| Parte dos encargos incompressíveis | Que margem temos perante um imprevisto? |
| Tendência das receitas | Para onde vamos, em doze meses? |
| Endividamento | O que devemos, face ao que possuímos |
Nenhuma nota global sobre 100. Agregar cinco dimensões esconde exatamente o que é preciso ver: uma igreja com «72 em 100» não sabe o que corrigir. Cada indicador tem o seu veredicto, o seu limiar exibido e a frase que diz o que fazer.
Nota: «Dados insuficientes» é um veredicto legítimo. Uma igreja de cinco meses não tem tendência anual, e inventá-la seria pior do que dizer que não se sabe.
As outras análises
- Canais de venda: o bruto, as comissões e o líquido da loja, da bilheteira e das vendas, com a reversão num clique.
- Top doadores: a generosidade por pessoa no período.
- Ano após ano: o mesmo período comparado com o exercício anterior.
- Recibo fiscal anual: a geração dos recibos de fim de ano. Ver recibos fiscais anuais.
Exportar em PDF para a assembleia
Cada relatório tem um botão Imprimir o relatório. Abre uma versão paginada, com o timbre da sua igreja (logótipo, nome, contactos, data de geração), que pode imprimir ou guardar em PDF.
- Defina o período pretendido.
- Abra o separador do relatório desejado.
- Clique em Imprimir o relatório.
- Na janela que se abre, escolha imprimir ou guardar em PDF.
Atenção: o PDF reflete o período e o separador mostrados no momento da impressão. Verifique as suas datas antes de lançar o relatório.
Os livros contabilísticos: que página abrir
O módulo Contabilidade organiza as suas vistas em cinco grupos: livros, demonstrações, registos, controlos e definições. Cada uma responde a uma pergunta precisa, e cada uma tem a sua página de documentação.
| A sua pergunta | A vista | A página |
|---|---|---|
| Que números de conta usa a minha igreja? | Plano de contas | O plano de contas |
| O que aconteceu, por ordem do tempo? | Diário | O livro diário |
| Onde está cada conta? | Balancete | O balancete |
| De que é feito este saldo? | Razão | O razão |
| O que recebemos e gastámos? | Resultado | A demonstração de resultados |
| O que possuímos, o que devemos? | Património | O estado do património |
| Os nossos bens duradouros estão em dia? | Imobilizado | Imobilizado e amortizações |
| Como estão as nossas dívidas? | Empréstimos | Os empréstimos |
| Os meus registos concordam entre si? | Coerência | O controlo de coerência |
| Como congelo e publico um período? | Governação | Governação: encerramentos e bloqueios |
A reconciliação bancária vive noutro sítio, em Finanças, Banco. Ver a reconciliação bancária.
Dica: a ordem de leitura que funciona é a da construção contabilística. O diário regista, o balancete resume, o razão explica, o resultado e o património concluem. Cada peça explica a anterior.
Os oito impressos para o seu contabilista
Um contabilista não trabalha num ecrã: trabalha em peças que anota, arruma e arquiva. Cada vista do módulo Contabilidade tem um botão Imprimir, tal como o estado de reconciliação em Banco.
| Documento | Onde o encontrar |
|---|---|
| Livro diário | Contabilidade, vista Diário |
| Balancete | Contabilidade, vista Balancete |
| Razão de uma conta | Contabilidade, vista Razão |
| Demonstração de resultados | Contabilidade, vista Resultado |
| Estado do património | Contabilidade, vista Património |
| Imobilizado e amortizações | Contabilidade, vista Imobilizado |
| Plano de pagamentos de empréstimo | Contabilidade, vista Empréstimos |
| Estado de reconciliação bancária | Finanças, Banco |
O PDF abre-se num novo separador: imprime-o de imediato ou guarda-o. Lembre-se de autorizar as janelas emergentes se nada abrir.
O que cada página leva
Cada impresso recorda quatro coisas em todas as suas páginas: o nome da sua igreja, o período coberto, a data de emissão e o nome de quem o produziu. Sem elas, uma tabela é apenas uma captura de ecrã: não diz de onde vem, nem de quando, nem sobre o que incide.
Os documentos são emitidos na língua oficial da sua igreja, não na da pessoa autenticada. Um documento oficial pertence à organização que o emite.
Nota: os montantes são alinhados à direita e um zero imprime-se como uma casa vazia. É a convenção contabilística: permite verificar uma coluna a olho, o que um contabilista faz antes de tudo o resto.
O veredicto impresso com o documento
O balancete leva no rodapé a menção equilibrado ou desequilibrado. A demonstração de resultados indica se o resultado concorda com a variação do património. O estado de reconciliação diz se cada linha do extrato corresponde a uma operação.
Estas menções imprimem-se mesmo quando está tudo bem. Um controlo que é preciso procurar não é lido, e um documento que cala as suas reservas não compromete ninguém.
O que exige a sua atenção
A página Finanças abre com um bloco que reúne tudo o que espera um gesto: plano de contas não criado, categorias sem conta, operações sem lançamento, linhas bancárias por reconciliar, amortização não passada, lançamentos à espera de validação.
Cada linha leva diretamente ao sítio onde se resolve. O mais bloqueante vem primeiro: criar um plano de contas em falta resolve mecanicamente parte da lista.
Nota: quando não há nada, o bloco di-lo numa linha em vez de desaparecer. Você deve poder constatar que nada o espera, senão continuará a verificar módulo a módulo.