A reconciliação bancária
Confrontar o seu extrato bancário com as suas operações: importar um CAMT.053 ou um CSV, perceber as operações em trânsito, reconciliar uma linha e saber o que fazer quando nada corresponde.
Sem reconciliação, a sua contabilidade é uma declaração: diz o que você registou. Com ela, torna-se uma prova: cada linha do seu extrato é confrontada com uma operação, e o que não corresponde é nomeado em vez de desaparecer.
É a diferença entre contas que um conselho tem de acreditar sob palavra e contas que ele pode verificar.
Criar uma conta bancária
- Abra Finanças, depois Banco.
- Clique em Adicionar uma conta: basta uma designação («Conta à ordem Belfius», «Caixa do domingo»).
Nota: nunca lhe pedimos o seu IBAN. O Sanctumel não guarda o seu dinheiro e não acede ao seu banco: é você que exporta e importa os seus extratos. É uma garantia, não uma lacuna.
Importar um extrato
A importação faz-se em três tempos: dizemos o que é aceite, mostramos-lhe o que o ficheiro contém, e depois guardamos.
- Clique em Importar um extrato.
- Leia os formatos aceites.
- Largue o seu ficheiro, ou clique para o escolher.
- Verifique a pré-visualização: período, saldo de encerramento, linhas a importar, duplicados ignorados, primeiras linhas.
- Confirme.
Nada é guardado antes da sua confirmação. A pré-visualização é produzida pelo mesmo código que a importação: os mesmos erros, os mesmos números. O que vê é o que será escrito.
Dica: o primeiro número a verificar na pré-visualização é o saldo de encerramento. Deve corresponder exatamente ao seu extrato em papel ou online. Se diferir, não exportou o período certo, e mais vale sabê-lo antes de escrever 300 linhas.
Os dois formatos, e porque não se equivalem
O CAMT.053 é a norma europeia. Leva uma referência única por operação e um saldo certificado pelo seu banco. É o formato a privilegiar: o saldo que anuncia é uma prova, não uma dedução.
O CSV desenrasca quando o seu banco não expõe o CAMT. As colunas são reconhecidas pelo nome, em qualquer ordem: uma coluna de data, e ou um montante com sinal, ou duas colunas de débito e crédito. Quase nunca leva os saldos, por isso deduzimo-los a partir do último saldo conhecido.
O ecrã diz-lhe qual dos dois importou, porque o valor probatório não é o mesmo.
Nota: o formato belga CODA não é suportado. É de largura fixa com variantes próprias de cada banco; implementá-lo a meias produziria extratos silenciosamente falsos. Todos os bancos belgas exportam também em CAMT.053: peça-o ao seu, existe.
Nota: reimportar duas vezes o mesmo extrato, ou dois extratos que se sobrepõem, não acrescenta nenhuma linha duplicada. O sistema reconhece as operações já conhecidas e diz-lhe quantas ignorou.
A igualdade que o ecrã verifica
| Saldo do seu extrato | 12 690,00 |
| − recebimentos registados, ainda não creditados | − 300,00 |
| + pagamentos registados, ainda não debitados | + 200,00 |
| = saldo contabilístico esperado | 12 590,00 |
As duas linhas do meio são as operações em trânsito: um cheque entregue na sexta-feira, uma transferência enviada a 31. Não são erros. Explicam a diferença entre o seu extrato e as suas contas, e o ecrã apresenta-as como tal.
O que resta depois delas, esse sim, é uma verdadeira anomalia: uma linha de extrato sem operação é dinheiro que se moveu sem que ninguém o registasse.
Dica: uma diferença que persiste ao cêntimo durante vários meses é quase sempre uma comissão bancária nunca registada. Procure primeiro um montante pequeno e regular antes de refazer tudo.
Reconciliar uma linha
Clique em Reconciliar à frente de uma linha inexplicada. O sistema propõe as operações que poderiam corresponder, ordenadas por pontuação, com a razão de cada uma: montante próximo, mesmo dia, referência encontrada, contraparte reconhecida.
Atenção: a pontuação nunca aplica nada sozinha. É você que valida. Uma reconciliação falsa mas automática é muito pior do que uma lenta: dá a sensação de que as suas contas estão provadas quando acabam de ser maquilhadas.
O montante é uma condição necessária, nunca suficiente: dois dízimos de 50 no mesmo domingo existem. São a data e o descritivo que os distinguem, e é você que decide.
Quando nenhuma operação corresponde
É o caso mais frequente, e não tem nada de anormal: significa simplesmente que a linha do extrato ainda não tem o seu equivalente nos seus registos. Três causas, por ordem de frequência.
1. A operação nunca foi registada. Uma comissão bancária, um débito direto, uma transferência recebida de que ninguém foi avisado. É o caso mais comum.
O gesto: vá a Finanças, registe a operação em falta com a data e o montante do extrato, e volte para reconciliar.
2. A operação existe, mas com um montante ou uma data demasiado afastados. Um dízimo registado a 50 quando a transferência era de 50,50, ou datado de domingo quando o banco o passou na terça. O sistema não a propõe porque não adivinha.
O gesto: corrija a operação em Finanças para que reflita a realidade bancária, e volte.
3. A linha não deve ser reconciliada de todo. Uma transferência interna entre duas das suas contas, uma regularização do banco, uma linha que pertence a um exercício já encerrado.
O gesto: clique em Pôr de lado.
O que faz exatamente «Pôr de lado»
Pôr de lado uma linha retira-a da contagem das linhas por explicar, sem a apagar e sem criar qualquer lançamento contabilístico.
- A linha continua visível no extrato importado.
- Já não é contada como anomalia.
- Pode reintegrá-la a qualquer momento.
Atenção: pôr de lado não é «arquivar sem seguimento». Só ponha uma linha de lado se puder dizer porque não tem contrapartida. Uma linha posta de lado por cansaço é dinheiro que se moveu e que já ninguém procurará.
Os erros frequentes
- Importar um extrato e ficar por aí. A importação não reconcilia nada: traz a matéria. A reconciliação é o gesto que se segue.
- Pôr de lado em massa para baixar o contador a zero. O contador é um indicador, não um objetivo. Um zero obtido assim mente.
- Reconciliar apenas pelo critério do montante. É assim que se atribui o dízimo de um membro a outro, e o recibo fiscal de fim de ano revela-o publicamente.
- Esperar por dezembro para reconciliar tudo. Uma linha inexplicada encontra-se em dois minutos no próprio mês, e em duas horas onze meses depois.
Dica: reconcilie uma vez por mês, mesmo antes de encerrar o mês. É a ordem natural: prova-se, depois congela-se.
Imprimi-la
O estado de reconciliação bancária imprime-se a partir de Finanças, Banco. Leva o mesmo timbre que os outros impressos contabilísticos, e diz no rodapé se cada linha do extrato corresponde a uma operação.
Essa menção imprime-se mesmo quando está tudo bem. É ela que dá valor ao documento perante um fiscal.