O razão
Todos os movimentos de uma conta com o seu saldo progressivo: como investigar um número que surpreende e encontrar o dia exato em que uma conta virou.
O razão desenrola todos os movimentos de uma conta, por ordem do tempo, com o saldo depois de cada um deles. É a ferramenta de investigação da contabilidade.
O balancete diz-lhe que a conta «Manutenção» pesa 4 200. O razão diz-lhe de que são feitos esses 4 200, e em que momento exato se acumularam.
Abri-lo
- Abra Finanças, depois Relatórios, secção Contabilidade, separador Razão.
- Escolha o período no topo da página.
- Selecione a conta a consultar na lista.
Uma conta de cada vez, deliberadamente. Um razão que mostrasse todas as contas de uma vez seria apenas um diário ordenado de outra forma, e perderia precisamente o que lhe dá valor: a continuidade de um único saldo.
O saldo progressivo, e porque muda tudo
Cada linha leva o saldo da conta depois desse movimento. É a coluna mais útil do ecrã, e a que uma folha de cálculo nunca fornece.
| Data | Descritivo | Débito | Crédito | Saldo progressivo |
|---|---|---|---|---|
| 03/03 | Transporte | 1 240,00 | ||
| 07/03 | Fatura de eletricidade | 310,00 | 1 550,00 | |
| 12/03 | Reparação do telhado | 2 400,00 | 3 950,00 | |
| 28/03 | Nota de crédito do fornecedor | 250,00 | 3 700,00 |
Uma simples lista teria mostrado as mesmas quatro linhas. O saldo progressivo mostra-lhe além disso o dia 12 de março: o dia em que esta conta virou, e portanto a linha sobre a qual perguntar.
Dica: quando uma conta o surpreender, não leia os montantes um a um. Percorra apenas a coluna do saldo progressivo até ver o degrau. Aponta a linha a examinar num segundo.
Investigar um número, passo a passo
É o gesto que o seu contabilista fará, e que você pode fazer antes dele.
- O balancete deteta. Um saldo parece-lhe demasiado alto, ou cai do lado errado.
- O razão explica. Abra essa conta no período e procure o degrau.
- A linha remete para a operação. O descritivo e a data levam-no de volta ao registo de origem em Finanças.
- Você decide. Se a operação está certa mas mal classificada, reimpute-a: o lançamento segue sozinho. Se não devia existir, anule-a: será criado um estorno.
Nota: reimputar uma operação desloca a linha de resultado do seu lançamento, e apenas essa. A linha de tesouraria não se mexe, porque estava certa: o dinheiro entrou mesmo no banco, estava apenas arrumado sob a receita errada.
As três contas a abrir antes de uma assembleia
Se só consultar três antes de apresentar números, escolha estas.
A conta de banco. O seu saldo de fecho deve corresponder ao seu extrato. Se diferir, a reconciliação bancária dir-lhe-á porquê.
A conta de caixa. Uma caixa não pode ser negativa: ninguém tira de uma gaveta um dinheiro que lá não está. Um saldo credor assinala uma despesa registada antes da sua receita, ou uma receita esquecida.
A conta «Outros rendimentos». É o saco de tudo. Se cresce, não é que haja muitos outros rendimentos: é que há categorias sem conta, e as suas receitas despejam-se ali. Abra então o separador Plano de contas.
Os erros frequentes
- Consultar uma conta num período demasiado curto. O razão parte do transporte de início de período. Se procura de onde vem um saldo antigo, alargue o período, senão o transporte absorve precisamente o que procura.
- Confundir o descritivo do lançamento com o da operação. O descritivo do lançamento vem da conta; é normal que seja genérico. A descrição que escreveu está na operação, em Finanças.
- Procurar um membro no razão. Não está lá, e é intencional: a contabilidade trabalha sobre contas, não sobre pessoas. Para saber quem deu, use o acompanhamento dos dízimos ou dos donativos.
Imprimi-lo
O botão Imprimir produz o razão da conta mostrada, com o timbre da sua igreja, com o nome da conta, o período, a data de emissão e o autor em todas as páginas.
É a peça que um contabilista anota. Imprima-lhe as contas que pede em vez do diário inteiro: procurará menos, e faturará menos.