O livro diário
O registo cronológico de todos os seus lançamentos por partidas dobradas: como se preenche sozinho, os três controlos de saúde, e porque um lançamento nunca se reescreve.
O livro diário é o registo cronológico da sua contabilidade: cada operação figura nele por partidas dobradas, um débito e um crédito que se equilibram. É a peça que faz a sua igreja passar de um caderno de receitas a uma contabilidade.
É também o único livro de que todos os outros derivam. O balancete, o razão, a demonstração de resultados e o estado do património são apenas maneiras diferentes de reler esse mesmo diário.
Você nunca regista um lançamento
É o ponto que mais tranquiliza os tesoureiros, e merece ser dito já: você não escreve débitos nem créditos. Regista «oferta, 240, numerário» como sempre, e o lançamento nasce atrás de si, a partir da sua categoria e do seu meio de pagamento.
| O que regista | O lançamento derivado |
|---|---|
| Dízimo, 100, numerário | Débito 571 Caixa 100 · Crédito 7300 Dízimos 100 |
| Renda, 850, transferência | Débito 6100 Renda 850 · Crédito 550 Banco 850 |
| Donativo online, 50 | Débito 550 Banco 50 · Crédito 7400 Donativos 50 |
A regra é sempre a mesma: a categoria dá a conta de resultado, o meio de pagamento dá a conta de tesouraria. Se um dos dois estiver mal indicado, o lançamento também está.
Nota: é por isso que escolher a categoria conta mais do que parece. Não é uma etiqueta de arrumação, é o que decide a conta.
Ler o diário
- Abra Finanças, depois Relatórios, secção Contabilidade, separador Diário.
- Escolha o período no topo da página.
- O primeiro bloco diz se o livro está saudável. Três controlos devem valer zero.
O livro é mostrado por fatias. Quando há mais linhas do que a fatia mostrada, o ecrã diz-lhe quantas faltam: um corte silencioso deixaria crer que o livro acaba ali.
Os três controlos, e porque contam
Desequilibrados. Um lançamento cujo débito não vale o crédito falseia tudo o que vem a seguir. Este número deve ficar em zero, sem exceção e sem tolerância.
Falhas de numeração. A lei exige um livro diário numerado sem interrupção. Um número em falta é um defeito de forma que lhe pode ser oposto numa fiscalização, mesmo que todos os seus números estejam certos.
Sem lançamento. Operações registadas que ainda não têm lançamento. Não aparecem nem no razão, nem no resultado, nem no património: o seu painel de Finanças conta-as, os seus livros contabilísticos ignoram-nas. É a divergência mais frequente, e a mais perturbadora quando se descobre tarde.
Nota: se acabou de criar o seu plano de contas, as suas operações anteriores ainda não têm lançamento. O botão Recuperar lança-as todas, por ordem cronológica. Pode voltar a lançá-lo as vezes que quiser: não duplica nada.
Um lançamento nunca se reescreve
Corrigir ou anular uma operação não reescreve o seu lançamento. O sistema cria o lançamento inverso, com a data de hoje, que aponta para o original. Ambos ficam visíveis, o estorno leva um ícone, e o original aparece riscado.
É deliberado, e é o que torna a sua contabilidade oponível: qualquer pessoa pode refazer o caminho e perceber o que se passou. Um lançamento que se pudesse retocar não provaria nada.
Os dois níveis de correção
Nem todas as correções são iguais, e confundir as duas produz uma história falsa ou uma história ilegível.
| O que quer fazer | O gesto | Em que fica o diário |
|---|---|---|
| A operação está certa, apenas está mal classificada | Reimputar (mudar a categoria) | A linha de resultado do lançamento muda de conta. A tesouraria não se mexe: estava certa. |
| A operação não devia existir, ou o seu montante está errado | Anular | É criado um lançamento inverso. Ambos ficam no diário. |
Reimputar não cria estorno, porque nada de novo aconteceu: o dinheiro moveu-se mesmo, estava apenas arrumado no sítio errado. Anular cria um, porque um facto foi desmentido.
Atenção: nunca corrija um montante errado com um segundo registo «de recuperação». A sua tesouraria vai bater certo, mas o seu diário contará duas operações onde só houve uma, e a sua reconciliação bancária nunca mais se encontrará.
O bloqueio do exercício sustenta o diário
É o bloqueio do separador Governação que impede inserir um lançamento num mês já encerrado, e portanto o que garante que o seu livro se mantém cronológico.
Um diário sem bloqueio continua a ser um rascunho: nada impede lá enfiar um lançamento datado do mês passado, depois de o relatório desse mês ter seguido para o conselho.
Dica: encerre cada mês assim que termina, mesmo os meses calmos. É um clique, e é o que transforma o seu diário num registo.
Os erros frequentes
- Criar o plano de contas tarde e não lançar Recuperar. O diário fica parcial, e tudo o que dele deriva também.
- Ignorar o contador «Sem lançamento». Não se resolve sozinho quando a causa é uma categoria sem conta: é o separador Plano de contas que é preciso abrir, não o botão Recuperar.
- Ler o diário para encontrar um saldo. Não é essa a sua função. Para um saldo, vá ao balancete; para a história de uma conta, ao razão.