Governação: encerramentos e bloqueios
Encerrar um mês com um clique, encerrar o exercício anual, publicar demonstrações financeiras normalizadas, e reabrir um período com um motivo que fica ligado às contas.
Uma contabilidade que se pode reescrever não prova nada. A governação é o que transforma os seus livros num registo: períodos encerrados, relatórios enviados, e um rasto de tudo o que foi reaberto.
É a flexibilidade de uma associação com o rigor de um registo: você mantém o direito de corrigir, a assembleia mantém o direito de saber.
Encerrar um mês com um clique
Em Finanças, Relatórios, secção Contabilidade, separador Governação, escolha o mês terminado e clique em Encerrar + enviar o relatório.
- O mês fica congelado: nenhum lançamento, correção ou anulação datada nesse mês.
- O relatório PDF de encerramento é gerado no servidor: receitas líquidas, saídas, resultado, tesouraria por origem e receitas por categoria, na língua da igreja.
- O relatório segue automaticamente por email para o pastor e para os responsáveis financeiros, e o envio fica registado.
Depois do envio, o ecrã mostra a lista de destinatários que receberam realmente o email. Um relatório que se julga enviado e um relatório recebido não são a mesma coisa.
Dica: a ordem que evita reaberturas é sempre a mesma. Reconcilie o banco, passe a amortização se for dezembro, lance o controlo de coerência, corrija o que ele assinalar, e depois encerre.
O relatório é um documento oficial: leva a menção «Emitido por» com o nome de quem efetua o encerramento, e um QR de verificação. Qualquer pessoa que o leia pode confirmar a sua autenticidade, sem ver o conteúdo. Ver verificação por QR.
Nota: o emissor é o tesoureiro ou o administrador que encerra, não o pastor. A assinatura do papel timbrado é a do pastor, que aqui é destinatário do relatório. Confundir os dois faria alguém assinar um documento que não produziu.
Encerrar um mês congela também todos os meses anteriores: o bloqueio cobre «até». Cada mês já encerrado continua acessível: selecione-o e clique em Reenviar o relatório para o regenerar e reenviar por email, sem tocar no bloqueio.
Encerrar o exercício anual
Uma vez terminado o ano, o separador Governação permite-lhe encerrar o exercício e publicar as demonstrações financeiras anuais, a peça que apresenta à assembleia geral.
Escolha o exercício: o Sanctumel mostra primeiro os números (receitas, despesas, resultado) com a referência do exercício anterior. Você olha antes de assinar. Depois Encerrar o exercício congela os livros a 31 de dezembro, gera o documento e envia-o aos responsáveis.
O relatório anual segue a estrutura esperada de demonstrações financeiras associativas:
- Identificação: a sua igreja, o exercício, a moeda, a data de elaboração e o emissor.
- Resultado do exercício com comparativo: receitas, despesas e resultado, face ao exercício anterior e à variação em percentagem. Um número sozinho não se lê, compara-se.
- Contabilidade por projeto: para cada campanha, saldo de abertura, entradas, saídas, saldo de encerramento, distinguindo o dinheiro afeto do dinheiro livre. Um donativo marcado «construção» não é tesouraria disponível, e a assembleia deve vê-lo.
- Repartição mensal: os doze meses, incluindo os que não têm movimento. Um mês vazio é uma informação, não um buraco.
- Receitas por categoria.
- Notas: o método retido, o número de lançamentos abrangidos, os lançamentos anulados excluídos dos totais, e os períodos reabertos após a publicação com o seu motivo.
- Certificação: «Emitido por», uma linha de aprovação pelo órgão de gestão, e o QR de verificação.
Tal como no mensal, Reenviar regenera e reexpede as demonstrações de um exercício já encerrado, e Ver o PDF abre exatamente a mesma peça que a enviada por email.
Nota: encerrar um exercício só avança o bloqueio até 31 de dezembro desse ano. Se a sua igreja já encerrou meses do ano seguinte, esse bloqueio mais recente é conservado: encerrar 2025 não reabre janeiro de 2026.
Dica: antes de encerrar o exercício, passe a amortização do ano. Uma vez o exercício congelado, passá-la exigirá uma reabertura, e aparecerá como tal nas suas demonstrações.
Reabrir um período
É possível, mas já não é um simples clique. Recuar ou levantar o bloqueio reabre meses já encerrados, e por vezes já enviados ao conselho.
O Sanctumel mostra-lhe portanto primeiro o que está prestes a reabrir: a lista dos períodos em causa, o seu resultado publicado, a data do seu encerramento e o número de destinatários que receberam o relatório. Um relatório «nunca enviado» e um relatório «enviado a 4 destinatários» não comprometem o mesmo.
Depois tem de escrever um motivo de pelo menos 10 caracteres. Esse motivo não é uma formalidade:
- fica ligado ao período;
- aparece no registo de auditoria sob uma ação distinta, e não sob uma banal atualização de definições;
- reaparece nas demonstrações financeiras anuais.
Por outras palavras, um período publicado e depois reaberto já não pode passar despercebido.
Atenção: escreva um motivo que um terceiro perceba daqui a dois anos. «Correção» não diz nada. «Fatura de eletricidade de novembro recebida em fevereiro, não provisionada» diz tudo.
Quem pode fazer o quê
O separador Governação só aparece às pessoas com a permissão correspondente. O encerramento, a reabertura e o encerramento anual são atos de governação, não gestos de registo.
Dica: numa igreja pequena onde uma só pessoa faz as contas, dê ainda assim a permissão a uma segunda. Um encerramento bloqueado por uma ausência é um motivo frequente de contas em atraso.
Os erros frequentes
- Encerrar antes de ter reconciliado o banco. O relatório sai, depois aparece uma linha inexplicada, e é preciso reabrir.
- Encerrar vários meses de uma vez no fim do ano. Como o bloqueio cobre «até», funciona, mas perde o rasto mensal e envia ao conselho relatórios que ele deveria ter recebido a seu tempo.
- Reabrir sem avisar o conselho. O motivo reaparecerá nas demonstrações anuais. É sempre melhor anunciá-lo do que deixar que seja descoberto.
- Nunca encerrar. Os seus livros continuam a ser um rascunho indefinidamente, e nada impede inserir um lançamento antedatado.