Uma contabilidade que se pode reescrever não prova nada. A governação é o que transforma os seus livros num registo: períodos encerrados, relatórios enviados, e um rasto de tudo o que foi reaberto.
É a flexibilidade de uma associação com o rigor de um registo: você mantém o direito de corrigir, a assembleia mantém o direito de saber.
A lista de controlo antes de fechar
Um contabilista nunca fecha a frio. Antes de parar o mês, o ecrã passa seis verificações e mostra o seu resultado sob o seletor de mês:
- Os treze controlos de coerência do exercício passam.
- Cada operação do mês tem o seu lançamento no diário.
- Nada espera uma dupla validação.
- O banco do mês está reconciliado.
- Cada saída do mês tem o seu comprovativo.
- Nenhuma prestação de empréstimo tem data futura.
Nota: estes pontos avisam, não bloqueiam. Uma igreja cujo banco só envia o extrato no dia 10 do mês seguinte deve poder fechar sabendo-o, não ser impedida. Cada ponto em falha mostra o seu número e o ecrã onde o resolver.
Encerrar um mês com um clique
Em Finanças, Contabilidade, separador Governação, escolha o mês terminado e clique em Encerrar + enviar o relatório.
- O mês fica congelado: nenhum lançamento, correção ou anulação datada nesse mês.
- O relatório PDF de encerramento é gerado no servidor: receitas líquidas, saídas, resultado, tesouraria por origem e receitas por categoria, na língua da igreja.
- O relatório segue automaticamente por email para o pastor e para os responsáveis financeiros, e o envio fica registado.
Depois do envio, o ecrã mostra a lista de destinatários que receberam realmente o email. Um relatório que se julga enviado e um relatório recebido não são a mesma coisa.
Dica: a ordem que evita reaberturas é sempre a mesma. Reconcilie o banco, passe a amortização se for dezembro, lance o controlo de coerência, corrija o que ele assinalar, e depois encerre.
O relatório é um documento oficial: leva a menção «Emitido por» com o nome de quem efetua o encerramento, e um QR de verificação. Qualquer pessoa que o leia pode confirmar a sua autenticidade, sem ver o conteúdo. Ver verificação por QR.
Nota: o emissor é o tesoureiro ou o administrador que encerra, não o pastor. A assinatura do papel timbrado é a do pastor, que aqui é destinatário do relatório. Confundir os dois faria alguém assinar um documento que não produziu.
Encerrar um mês congela também todos os meses anteriores: o bloqueio cobre «até». Cada mês já encerrado continua acessível: selecione-o e clique em Reenviar o relatório para o regenerar e reenviar por email, sem tocar no bloqueio.
Encerrar o exercício anual
Uma vez terminado o ano, o separador Governação permite-lhe encerrar o exercício e publicar as demonstrações financeiras anuais, a peça que apresenta à assembleia geral.
Escolha o exercício: o Sanctumel mostra primeiro os números (receitas, despesas, resultado) com a referência do exercício anterior. Você olha antes de assinar. Depois Encerrar o exercício congela os livros a 31 de dezembro, gera o documento e envia-o aos responsáveis.
O relatório anual segue a estrutura esperada de demonstrações financeiras associativas:
- Identificação: a sua igreja, o exercício, a moeda, a data de elaboração e o emissor.
- Resultado do exercício com comparativo: receitas, despesas e resultado, face ao exercício anterior e à variação em percentagem. Um número sozinho não se lê, compara-se.
- Contabilidade por projeto: para cada campanha, saldo de abertura, entradas, saídas, saldo de encerramento, distinguindo o dinheiro afeto do dinheiro livre. Um donativo marcado «construção» não é tesouraria disponível, e a assembleia deve vê-lo.
- Repartição mensal: os doze meses, incluindo os que não têm movimento. Um mês vazio é uma informação, não um buraco.
- Receitas por categoria.
- Notas: o método retido, o número de lançamentos abrangidos, os lançamentos anulados excluídos dos totais, e os períodos reabertos após a publicação com o seu motivo.
- Certificação: «Emitido por», uma linha de aprovação pelo órgão de gestão, e o QR de verificação.
Tal como no mensal, Reenviar regenera e reexpede as demonstrações de um exercício já encerrado, e Ver o PDF abre exatamente a mesma peça que a enviada por email.
Nota: encerrar um exercício só avança o bloqueio até 31 de dezembro desse ano. Se a sua igreja já encerrou meses do ano seguinte, esse bloqueio mais recente é conservado: encerrar 2025 não reabre janeiro de 2026.
Dica: antes de encerrar o exercício, passe a amortização do ano. Uma vez o exercício congelado, passá-la exigirá uma reabertura, e aparecerá como tal nas suas demonstrações.
Reabrir um período
É possível, mas já não é um simples clique. Recuar ou levantar o bloqueio reabre meses já encerrados, e por vezes já enviados ao conselho.
O Sanctumel mostra-lhe portanto primeiro o que está prestes a reabrir: a lista dos períodos em causa, o seu resultado publicado, a data do seu encerramento e o número de destinatários que receberam o relatório. Um relatório «nunca enviado» e um relatório «enviado a 4 destinatários» não comprometem o mesmo.
Depois tem de escrever um motivo de pelo menos 10 caracteres. Esse motivo não é uma formalidade:
- fica ligado ao período;
- aparece no registo de auditoria sob uma ação distinta, e não sob uma banal atualização de definições;
- reaparece nas demonstrações financeiras anuais.
Por outras palavras, um período publicado e depois reaberto já não pode passar despercebido.
Atenção: escreva um motivo que um terceiro perceba daqui a dois anos. «Correção» não diz nada. «Fatura de eletricidade de novembro recebida em fevereiro, não provisionada» diz tudo.
Publicar as contas da igreja
Uma igreja pode publicar as suas contas fechadas numa página pública, consultável sem conta.
Em Finanças, Contabilidade, separador Governação, cartão Página de transparência pública: clique em Publicar as contas. O ecrã dá-lhe o link para copiar.
O que a página mostra:
- Cada período fechado, com os seus totais congelados no momento do fecho.
- O acumulado por exercício.
- Um período reaberto desde então continua exibido como tal: a história não se reescreve perante a assembleia.
O que nunca mostra: o rascunho em curso, o detalhe dos lançamentos, nenhum nome de doador.
Atenção: a publicação é uma escolha explícita. Enquanto não a ativar, a página responde «contas não publicadas», mesmo que os seus fechos existam. Pode despublicar a qualquer momento.
Quem pode fazer o quê
O separador Governação só aparece às pessoas com a permissão correspondente. O encerramento, a reabertura e o encerramento anual são atos de governação, não gestos de registo.
Dica: numa igreja pequena onde uma só pessoa faz as contas, dê ainda assim a permissão a uma segunda. Um encerramento bloqueado por uma ausência é um motivo frequente de contas em atraso.
Os erros frequentes
- Encerrar antes de ter reconciliado o banco. O relatório sai, depois aparece uma linha inexplicada, e é preciso reabrir.
- Encerrar vários meses de uma vez no fim do ano. Como o bloqueio cobre «até», funciona, mas perde o rasto mensal e envia ao conselho relatórios que ele deveria ter recebido a seu tempo.
- Reabrir sem avisar o conselho. O motivo reaparecerá nas demonstrações anuais. É sempre melhor anunciá-lo do que deixar que seja descoberto.
- Nunca encerrar. Os seus livros continuam a ser um rascunho indefinidamente, e nada impede inserir um lançamento antedatado.