Os empréstimos
Uma prestação não é um gasto: separar o capital dos juros, registar um empréstimo já em curso, seguir o plano de pagamentos e o capital em dívida.
Quando a sua igreja paga 850 por mês ao banco, isso não é uma despesa de 850. São duas coisas distintas:
- o capital reembolsado, que não o empobrece: transforma tesouraria em redução de dívida;
- os juros, que são o único gasto verdadeiro.
Registar tudo como despesa inflaciona o seu resultado e deixa a sua dívida congelada no balanço como se nunca tivesse pago um cêntimo. É o erro mais espalhado nas contas de igreja, e o mais fácil de evitar.
Registar um empréstimo
- Abra Finanças, depois Relatórios, secção Contabilidade, separador Empréstimos.
- Clique em Adicionar um empréstimo: designação, mutuante, capital, taxa anual, prazo, data da primeira prestação.
- Responda a «O dinheiro entra agora nas suas caixas?».
- Escolha a caixa em causa.
- O ecrã calcula a prestação e diz-lhe o que o empréstimo custará em juros durante todo o prazo.
O ponto 5 é o número que um conselho quer conhecer antes de assinar, e que ninguém calcula de cabeça. Um empréstimo de 60 000 a 3,4 % a 15 anos não custa 3,4 %: custa perto de 17 000 em juros.
Nota: se o seu contrato indicar uma prestação diferente do nosso cálculo, registe a dele. É essa que faz fé: a nossa fórmula e o arredondamento do banco nem sempre caem no mesmo cêntimo, e é o extrato bancário que será confrontado com as suas contas.
O dinheiro entra agora?
Esta pergunta evita um duplo registo muito dispendioso.
| A sua resposta | O que o sistema lança |
|---|---|
| Sim, recebemo-lo agora | A dívida nasce e a sua tesouraria aumenta no mesmo montante, na data de início. |
| Não, este empréstimo já está em curso | Só a dívida se junta ao balanço, na data da sua retoma. Indica então o capital em dívida no dia da retoma, e não o capital emprestado. |
Atenção: para um empréstimo já em curso, inventar uma entrada de tesouraria hoje inflacionaria o exercício em curso com um rendimento que nunca existiu. O número a registar é o do extrato do seu mutuante: uma parte do capital já está paga.
A caixa em causa
É a caixa que recebe o dinheiro e de onde sairão os reembolsos. É ela que evita o segundo duplo registo: cada prestação produz a sua saída de tesouraria sozinha.
Nunca tem portanto de registar a saída de 850 além da prestação. Fazê-lo contá-la-ia duas vezes.
Registar uma prestação
Todos os meses, clique em Registar a prestação. O sistema passa o lançamento certo, com a repartição adequada.
Para uma prestação de 850 da qual 190 são juros:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 170 Empréstimos | 660,00 | |
| 6500 Gastos de juros | 190,00 | |
| 550 Banco | 850,00 |
A dívida desce 660, 190 passam a gasto, e 850 saem do banco. No mês seguinte a repartição terá mudado ligeiramente: num empréstimo clássico paga-se muito juro no início e muito capital no fim.
Atenção: este lançamento fica selado no diário desde o registo. Não há botão apagar nem anular, e retomá-lo exige um estorno. Verifique o montante antes de validar.
Quando o montante pago difere do previsto
Acontece, e não é um erro: amortização antecipada, taxa revista, arredondamento de fim de empréstimo. Registe o montante realmente pago. O ecrã assinala-lhe o desvio face à prestação prevista e regista-o tal e qual.
Um plano de pagamentos que recusasse a realidade obrigaria a mentir nas contas para se manter coerente consigo próprio.
O plano de pagamentos
Clique em Ver o plano para desenrolar todas as prestações, cada uma com a sua parte de juros, a sua parte de capital e o saldo em dívida. As prestações já registadas estão assinaladas.
Três números resumem o estado do empréstimo no topo da ficha:
- Capital em dívida: o que ainda deve.
- Juros já pagos: o custo real do empréstimo até hoje.
- Prestações pagas: onde está no calendário.
Atenção: o capital em dívida mostrado não se deduz nem do capital emprestado nem do número de meses decorridos. Vem unicamente das prestações que registou realmente. Se esquecer algumas, o seu balanço mostrará uma dívida maior do que a realidade.
Dica: registe a prestação no dia em que o débito passa, não no fim do mês «para fazer tudo de uma vez». É a única forma de a reconciliação bancária encontrar a linha no dia certo.
Quando não há taxa anunciada
Alguns empréstimos (um adiantamento de um membro, um empréstimo entre igrejas) não anunciam taxa, apenas um capital, um prazo e uma prestação. Esses três números revelam uma.
O sistema deduz e mostra-lha. Sem essa dedução, o plano saldaria o capital antes do fim e as últimas prestações ficariam inexplicadas.
Nota: se os três números não pagarem o empréstimo, o ecrã di-lo e nomeia o montante em falta. É quase sempre um prazo mal anotado.
Os erros frequentes
- Registar a prestação como uma despesa ordinária em Finanças. Será contada duas vezes, e a dívida não se mexerá.
- Registar o capital emprestado para um empréstimo já em curso. A sua dívida ficará sobreavaliada em tudo o que já foi pago.
- Esquecer prestações e depois recuperá-las em bloco. O capital em dívida fica certo no fim, mas o estado do património estava errado em cada data intermédia, incluindo as já apresentadas ao conselho.
- Não registar o empréstimo de todo. O controlo de coerência assinala então que as prestações debitam uma conta nunca creditada, e que o balanço mostra um crédito em vez de uma dívida.