Imobilizado e amortizações
Registar um bem duradouro, escolher a sua duração, passar a amortização anual, e dizer por que porta o bem entra no balanço: pago, oferecido ou herdado de antes.
Um bem duradouro (um edifício, um sistema de som, uma viatura) perde valor com o tempo. Se não reconhecer esse desgaste, a linha «Imobilizado» do seu estado do património fica eternamente no seu preço de compra, e a sua igreja julga possuir o que já consumiu.
A amortização é a maneira contabilística de dizer: este bem serve-nos vários anos, deve pesar sobre vários anos.
Gasto ou imobilizado?
É a primeira pergunta, e resolve-se com dois critérios simples.
| O bem… | Então |
|---|---|
| Serve mais de um ano e custa acima do limiar da sua igreja | Imobilizado, a amortizar |
| Consome-se no ano (consumíveis, manutenção) | Gasto do exercício |
| Serve muito tempo mas custa pouco (uma cadeira, um microfone suplente) | Gasto do exercício |
Imobilizar um bem de 60 não traz nada e obriga-o a segui-lo durante cinco anos. Passar um edifício a gasto, pelo contrário, arruína duas contas de uma vez: a do ano da compra, e todas as seguintes que parecerão lisonjeiras.
Registar um bem
- Abra Finanças, depois Relatórios, secção Contabilidade, separador Imobilizado.
- Clique em Adicionar um imobilizado: designação, categoria, data de aquisição, valor, vida útil.
- Antes de validar, o ecrã diz-lhe o que esse bem pesará todos os anos sobre o seu resultado.
- Responda à pergunta «Como entra este bem no balanço?» (ver abaixo).
O ponto 3 é a informação que realmente conta: um projetor de 3 000 a 3 anos são 1 000 de gasto anual. É esse número que um conselho deve conhecer antes de comprar, não o preço.
Nota: a duração proposta por categoria (33 anos para um edifício, 3 anos para material informático) é um uso corrente, não uma regra. O seu contabilista pode reter outra conforme o uso real do bem. É por isso que o campo continua livre.
Por que porta o bem entra no balanço
Um mesmo bem pode chegar de quatro maneiras diferentes, e o lançamento não é o mesmo. O sistema faz portanto a pergunta em vez de adivinhar.
| A sua resposta | O que o sistema lança |
|---|---|
| Pagámo-lo aqui | A compra tinha sido registada como despesa. O montante passa de gasto a ativo: a tesouraria não se mexe, só a imputação muda. |
| Já o tínhamos | O bem é anterior à sua retoma. A sua contrapartida é o património de partida, nunca uma despesa deste ano. |
| Foi-nos oferecido | Um donativo em espécie: o bem entra no ativo sem que um euro saia da caixa, e a generosidade recebida aparece na demonstração de resultados. |
| Não lançar nada por agora | O bem junta-se sozinho ao registo. O balanço continuará a ignorá-lo, e o controlo de coerência lembrar-lho-á. |
Atenção: «Já o tínhamos» pressupõe que a sua retoma do existente esteja declarada. Se ainda não estiver, faça-a primeiro a partir do separador Património, senão o lançamento não tem contrapartida onde se apoiar.
O que o ecrã lhe mostra
- Valor de aquisição: o que pagou. Nunca se mexe, é uma informação a conservar.
- Amortizações acumuladas: o que já foi reconhecido como desgastado.
- Valor líquido: a diferença. É o que o seu parque vale realmente hoje, e é esse número que aparece no património.
Um bem comprado durante o ano só é amortizado a partir do seu mês de compra. Um sistema de som comprado em outubro só conta três meses no primeiro ano: contar um ano inteiro inflacionaria o gasto e falsearia a comparação com o exercício seguinte.
Passar a amortização anual
No fim do exercício, clique em Passar a amortização. Um lançamento datado de 31 de dezembro vai para o diário, o seu resultado do ano desce nessa medida, e o valor líquido do seu parque também.
Atenção: enquanto a amortização não for passada, o seu estado do património ignora o desgaste do ano e o seu resultado está sobreavaliado. O ecrã mostra o montante pendente a laranja por essa razão, e o controlo de coerência também o assinala.
O lançamento fica selado desde o registo: desfazê-lo exige um estorno. Passe portanto a amortização depois de verificar que todos os bens do ano estão no registo.
A ligação com o inventário
O módulo Inventário conhece o seu material; a contabilidade conhece o seu imobilizado. Os dois podem divergir em silêncio, cada um com razão sobre os seus próprios dados.
O ecrã assinala-lhe portanto os materiais do inventário acima do limiar que não figuram em nenhum imobilizado, e propõe imobilizá-los com um clique. O preço de compra e a data vêm do inventário e não são reintroduzidos: reintroduzi-los seria a ocasião de os contradizer.
A duração de amortização, essa, é-lhe pedida. Nenhum campo do inventário a contém: é uma decisão, e adivinhá-la produziria um balanço falso com ar de correto.
Nota: os materiais abaixo do limiar não são esquecidos. O ecrã diz-lhe quantos são e lembra que são um gasto do exercício, não um bem a amortizar.
Abater um bem do registo
Quando um bem é vendido, oferecido ou sucateado, clique em Abater. O sistema salda as contas: o imobilizado sai do ativo, a sua amortização acumulada desaparece com ele, e o que ainda não estava amortizado torna-se um gasto do exercício.
Nota: se vendeu o bem, registe o recebimento como uma receita ordinária. O abate não o contabiliza: lançá-lo nos dois sítios contá-lo-ia duas vezes.
Os erros frequentes
- Imobilizar sem nunca passar a amortização. O balanço cresce todos os anos e nunca volta a descer.
- Registar o valor atual estimado em vez do preço pago. O preço de compra é um facto verificável; uma estimativa não é, e tornará todas as suas amortizações discutíveis.
- Imobilizar um bem já passado a gasto sem escolher «Pagámo-lo aqui». O montante seria contado duas vezes: uma como despesa, outra como ativo.
- Esquecer de abater um bem sucateado. O seu ativo leva então um material que já não existe, e ninguém dá por isso antes de um inventário físico.