O controlo de coerência
As doze reconciliações que um gabinete faz antes de assinar: o que cada uma compara, o que significa um desvio, e onde ir resolvê-lo.
Este módulo mantém cinco registos para um só dinheiro: os registos de operações, o diário, o imobilizado, os empréstimos e os fundos. Cada um tem razão sobre os seus próprios dados, e é precisamente por isso que podem divergir em silêncio.
O controlo de coerência faz as reconciliações que um gabinete de contabilidade faz antes de assinar. Não corrige nada: constata, quantifica o desvio e aponta o ecrã onde o resolver.
Abri-lo
- Abra Finanças, depois Relatórios, secção Contabilidade, separador Coerência.
- Escolha o exercício.
- Três contadores resumem o estado: a verde, a vigiar, desvios constatados.
Os controlos em falha sobem em primeiro lugar. Clique em Ver o detalhe para ler o esperado, o constatado e os lançamentos em causa, e em Ir resolver para abrir diretamente o ecrã certo.
Dica: passe este controlo antes de encerrar um mês, e não depois. Uma vez o período bloqueado e o relatório enviado ao conselho, corrigir exige uma reabertura motivada.
Os doze controlos
O diário aguenta-se
| Controlo | O que compara | O que significa um desvio |
|---|---|---|
| O diário equilibra-se | Total dos débitos e total dos créditos, todos os exercícios juntos | Há um lançamento partido. Nada do que dele deriva é fiável. |
| Cada lançamento se equilibra | O débito e o crédito de cada lançamento isolado | O total pode bater certo enquanto dois lançamentos se compensam. Este controlo apanha o que o anterior deixa passar. |
| Cada registo tem o seu lançamento | O número de operações e o número de lançamentos derivados | Há operações que não aparecem nem no razão, nem no resultado, nem no património. Lance Recuperar no diário. |
| Imputações sem conta | As categorias usadas e as contas do plano de contas | Essas receitas ou despesas vão para a conta «Outros». O relatório por categoria está certo, o razão está grosseiro. Resolva-o no plano de contas. |
Os livros respondem-se
| Controlo | O que compara | O que significa um desvio |
|---|---|---|
| A categoria e a conta apontam para o mesmo sítio | A categoria de cada registo e a conta do seu lançamento | O relatório por categoria e o razão mostram duas verdades, e nenhum dos dois o pode revelar sozinho. É o que acontece quando uma categoria muda de conta depois. |
| O resultado explica a variação do património | O resultado do exercício e a evolução do património líquido | Um dos dois estados está errado, salvo se o desvio corresponder a uma retoma do existente feita durante o ano. |
| Saldo por origem e contas financeiras | Os saldos de tesouraria do módulo Finanças e as contas de classe 5 | O seu painel e o seu balancete anunciam duas tesourarias diferentes. |
Os bens e as dívidas estão no balanço
| Controlo | O que compara | O que significa um desvio |
|---|---|---|
| Registo do imobilizado e conta de ativo | O valor de aquisição do registo e o saldo da conta de imobilizado | Há bens no registo sem terem entrado no balanço. Abra a sua ficha e diga por que porta entram. |
| Amortizações passadas e conta de amortizações | O acumulado das amortizações e o saldo da conta de amortizações | Uma amortização não foi passada, ou um abate de bem não saldou a sua amortização. |
| Capital em dívida e conta de empréstimos | O plano de pagamentos dos empréstimos e o saldo da conta de dívidas financeiras | Enquanto um empréstimo não estiver no passivo, as prestações debitam uma conta nunca creditada e o balanço mostra um crédito em vez de uma dívida. |
O inventário e a contabilidade encontram-se
| Controlo | O que compara | O que significa um desvio |
|---|---|---|
| Compras de material e fichas de inventário | As despesas de material e as fichas do módulo Inventário | Material comprado que não está inventariado, ou uma ficha sem despesa correspondente. |
| Preço da despesa e preço do inventário | O montante pago e o valor inscrito na ficha | Os dois módulos anunciam dois preços para o mesmo bem. |
Três veredictos, não dois
A verde. Os dois registos concordam.
A vigiar. Existe um desvio mas tem uma explicação legítima possível. Olhe para ele, não entre em pânico.
Desvio constatado. Os dois registos contradizem-se. O montante do desvio é mostrado, e o detalhe nomeia os lançamentos em causa.
Nota: um bem ou um empréstimo ainda não entrado no balanço não é apresentado como uma incoerência. Não é um erro, é um trabalho que falta fazer, e o ecrã di-lo nesses termos. Fazer parecer culpado um tesoureiro que simplesmente não acabou empurra-o a esconder em vez de acabar.
O que o controlo não faz
Não corrige nada, e é deliberado. Uma correção automática em contabilidade escolhe um dos dois registos e impõe o seu número ao outro. Acertaria metade das vezes, sem nunca dizer qual metade.
Também não julga o fundo. Um dízimo classificado como oferta passa todos os controlos: os dois registos concordam, apenas concordam num erro. É o relatório por categoria e o seu conhecimento da igreja que apanham isso.
Os erros frequentes
- Lançar o controlo depois do encerramento. A ordem útil é: reconciliar o banco, passar as amortizações, lançar o controlo, corrigir, e depois encerrar.
- Ignorar um «a vigiar» durante meses. Acaba por se tornar um desvio constatado, com muitos mais lançamentos a desemaranhar.
- Corrigir um desvio com um lançamento de regularização. O controlo fica a verde sem que a causa esteja resolvida, e no mês seguinte o desvio volta com um duplicado à mistura.