Em África e nas igrejas pequenas, grande parte das receitas chega em numerário. A folha de contagem aplica o princípio dos quatro olhos: duas pessoas contam o dinheiro de forma independente, a diferença é registada e nada entra na contabilidade até o valor ser validado.
Nota: A Sanctumel só regista o movimento. O dinheiro fica físico até ser depositado na conta da igreja - sem detenção de fundos.
Criar uma folha
- Abra Finanças → Contagem de numerário.
- Clique em Nova folha (data + rótulo, ex. «Coleta do culto de domingo»).
As duas contagens
Dois contadores introduzem de forma independente o seu total, cada um na sua casa. Têm de ser duas pessoas diferentes: se o mesmo nome for introduzido nas duas casas, a contagem é recusada. Uma dupla contagem em que uma só pessoa fornece os dois números não é um controlo, é uma formalidade.
- O contador 1 introduz o seu nome e o valor contado.
- O contador 2 faz o mesmo, sem lhe ser imposto o número do outro.
Assim que ambos contam, aparece a diferença de caixa:
- Concordante (verde) se os dois totais coincidem;
- Diferença: X (vermelho) caso contrário.
Dica: uma diferença não é forçosamente um erro de contagem - é um sinal. Recontem juntos antes de validar.
Os dois QR de contagem
É aqui que o controlo a quatro olhos se torna real. Enquanto os dois montantes forem introduzidos no mesmo ecrã, seguro pela mesma pessoa, nada impede de olhar para o primeiro número antes de escrever o segundo - e uma contagem que se sabe observada já não é uma contagem independente.
Numa folha pendente, clique em Mostrar os QR de contagem. Aparecem dois QR, um por contador, cada um com o logótipo da sua igreja.
- Coloque o ecrã na mesa de contagem.
- Cada contador digitaliza o seu com o seu próprio telemóvel.
- Introduz o seu nome, o seu montante e o detalhe das notas se quiser.
Dois aparelhos, duas pessoas, dois carimbos de hora separados.
Important: a página do contador nunca mostra o montante do outro. Dá o seu nome - para que ninguém pense estar a ocupar a sua casa - mas não o seu número. Mostrá-lo transformaria a segunda contagem numa cópia, e a dupla contagem numa formalidade.
Não é necessária qualquer conta: os contadores são voluntários, e pedir-lhes que criem uma para dez minutos de contagem garantiria que o controlo nunca fosse feito. Um controlo interno só se aguenta se for mais fácil de respeitar do que de contornar.
Cada QR morre com o seu uso. Assim que um contador envia o seu montante, o seu QR desaparece e deixa um «Contagem recebida»: vê de relance quem falta. Ambos expiram também ao fim de doze horas - um QR de coleta fotografado ao domingo não deve continuar a servir na quinta-feira.
Astuce: pode sempre introduzir os dois montantes à mão a partir do ecrã, por exemplo se um contador não tiver telemóvel. O QR não substitui nada; apenas torna o controlo verificável.
Quem faz o quê
A separação de funções é a razão de ser da folha: quem conta não é quem fixa o valor.
| Ação | Quem pode fazê-lo |
|---|---|
| Criar uma folha, introduzir uma contagem | Qualquer pessoa autorizada a registar em finanças (diácono, tesoureiro, pastor, administrador) |
| Validar (criar o lançamento) | Apenas quem tem direito a validar em finanças (tesoureiro, pastor, administrador) |
| Anular uma folha, registar o depósito | Apenas quem tem direito a modificar em finanças |
| Consultar | Qualquer pessoa com acesso às finanças |
Note: um diácono continua a contar a oferta como antes. O que já não pode fazer é fixar ele próprio o valor que acabou de contar.
Validar e depositar
- Validar: fixe o valor retido. Isto cria automaticamente o lançamento no livro-razão (oferta em numerário).
- Marcar depositado: registe a data e a referência do depósito bancário.
O depósito permite reconciliar o numerário físico com a conta: sabe o que foi contado, validado e depois efetivamente depositado.
Cada etapa fica com data e hora: a da primeira contagem, a da segunda e a da validação. É a cronologia que uma auditoria vai pedir.
Important: a validação é irreversível. Cria o lançamento no livro-razão; depois disso, a folha já não pode ser anulada e um erro corrige-se com um lançamento de correção, não com uma eliminação. Verifique o valor retido antes de validar.